Μια αναφορά λήψης χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση του περιεχομένου μιας παράδοσης σε μια επιχείρηση. Η φόρμα συμπληρώνεται από το παραλήπτη του προσωπικού της επιχείρησης που δέχεται τα παραδοθέντα προϊόντα. Οι ακόλουθες πληροφορίες συνήθως περιλαμβάνονται σε μια αναφορά λήψης:
- Ημερομηνία και ώρα παραλαβής της παράδοσης
- Όνομα της ναυτιλιακής εταιρείας που παρέδωσε τα αγαθά
- Όνομα κάθε παραληφθέντος αντικειμένου
- Ποσότητα κάθε αντικειμένου που ελήφθη
- Ο εξουσιοδοτημένος αριθμός παραγγελίας αγοράς, εάν αναφέρεται στην τεκμηρίωση παράδοσης ή στο κουτί
- Κατάσταση των ληφθέντων αντικειμένων. Αυτό μπορεί να είναι μια αρνητική καταχώριση, όπου σημειώνονται μόνο κατεστραμμένα προϊόντα.
Η αναφορά λήψης μπορεί να χρησιμοποιηθεί με διάφορους τρόπους, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
- Επιστρέφει . Εάν ορισμένα αγαθά πρόκειται να επιστραφούν, η αναφορά παραλαβής τεκμηριώνει τον λόγο της επιστροφής, όπως χαλασμένα αγαθά.
- Υποχρεώσεις . Η αναφορά λήψης μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως απόδειξη παραλαβής στη διαδικασία αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων. Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται πιο συχνά για αγορές μεγαλύτερων δολαρίων.
- Δεδουλευμένα . Το λογιστικό προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιήσει παραλαβές αναφορών που ολοκληρώθηκαν κοντά στο τέλος του μήνα για να συγκεντρώσει έξοδα για τιμολόγια προμηθευτή που δεν έχουν φτάσει ακόμη.
Ένα κύριο αντίγραφο κάθε αναφοράς λήψης αποθηκεύεται στο τμήμα λήψης. Αντίγραφα αποστέλλονται σε άλλα τμήματα, όπως απαιτείται από τις διαδικασίες της εταιρείας, όπως το αντίγραφο που αποστέλλεται στο προσωπικό πληρωτέων για την τεκμηρίωση των παραληφθέντων αγαθών.
Από την άποψη του ελέγχου, μπορεί να είναι χρήσιμο να αριθμούνται μοναδικά κάθε αναφορά λήψης. Η ακολουθία των αριθμών μπορεί στη συνέχεια να εξεταστεί για να διαπιστωθεί εάν λείπουν αναφορές λήψης.
