Η βασική διαφορά μεταξύ ενός προϋπολογισμού και μιας πρόβλεψης είναι ότι ο προϋπολογισμός καθορίζει το σχέδιο για το τι θέλει να επιτύχει μια επιχείρηση, ενώ μια πρόβλεψη δηλώνει τις πραγματικές προσδοκίες της για αποτελέσματα, συνήθως σε πολύ πιο συνοπτική μορφή.
Στην ουσία, ένας προϋπολογισμός είναι μια ποσοτικοποιημένη προσδοκία για αυτό που μια επιχείρηση θέλει να επιτύχει. Τα χαρακτηριστικά του είναι:
Ο προϋπολογισμός είναι μια λεπτομερής αναπαράσταση των μελλοντικών αποτελεσμάτων, της χρηματοοικονομικής θέσης και των ταμειακών ροών που η διοίκηση θέλει να επιτύχει η επιχείρηση για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Ο προϋπολογισμός μπορεί να ενημερώνεται μόνο μία φορά το χρόνο, ανάλογα με το πόσο συχνά η ανώτερη διοίκηση θέλει να αναθεωρήσει τις πληροφορίες.
Ο προϋπολογισμός συγκρίνεται με τα πραγματικά αποτελέσματα για τον προσδιορισμό διαφορών από την αναμενόμενη απόδοση.
Η διοίκηση λαμβάνει διορθωτικά μέτρα για να επαναφέρει τα πραγματικά αποτελέσματα σύμφωνα με τον προϋπολογισμό.
Ο προϋπολογισμός με την πραγματική σύγκριση μπορεί να προκαλέσει αλλαγές στην απόδοση που βασίζεται στην απόδοση που καταβάλλεται στους υπαλλήλους.
Αντίθετα, μια πρόβλεψη είναι μια εκτίμηση του τι πραγματικά θα επιτευχθεί. Τα χαρακτηριστικά του είναι:
Η πρόβλεψη περιορίζεται συνήθως σε σημαντικά στοιχεία γραμμής εσόδων και εξόδων. Συνήθως δεν υπάρχει πρόβλεψη για οικονομική θέση, αν και μπορεί να προβλεφθούν ταμειακές ροές.
Η πρόβλεψη ενημερώνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα, ίσως μηνιαία ή τριμηνιαία.
Η πρόβλεψη μπορεί να χρησιμοποιηθεί για βραχυπρόθεσμα επιχειρησιακά ζητήματα, όπως προσαρμογές στο προσωπικό, επίπεδα αποθέματος και το σχέδιο παραγωγής.
Δεν υπάρχει ανάλυση διακύμανσης που να συγκρίνει την πρόβλεψη με τα πραγματικά αποτελέσματα.
Οι αλλαγές στην πρόβλεψη δεν επηρεάζουν την αποζημίωση βάσει της απόδοσης που καταβάλλεται στους υπαλλήλους.
Έτσι, η βασική διαφορά μεταξύ ενός προϋπολογισμού και μιας πρόβλεψης είναι ότι ο προϋπολογισμός είναι ένα σχέδιο για το πού μια επιχείρηση θέλει να πάει, ενώ μια πρόβλεψη είναι η ένδειξη του πού πηγαίνει πραγματικά.
Ρεαλιστικά, το πιο χρήσιμο από αυτά τα εργαλεία είναι η πρόβλεψη, γιατί δίνει μια βραχυπρόθεσμη αναπαράσταση των πραγματικών συνθηκών στις οποίες μια επιχείρηση βρίσκεται. Οι πληροφορίες σε μια πρόβλεψη μπορούν να χρησιμοποιηθούν για άμεση δράση. Ένας προϋπολογισμός, από την άλλη πλευρά, μπορεί να περιέχει στόχους που απλά δεν είναι εφικτοί ή για τους οποίους οι συνθήκες της αγοράς έχουν αλλάξει τόσο πολύ που δεν είναι συνετό να προσπαθήσουμε να επιτύχουμε. Εάν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ένας προϋπολογισμός, θα πρέπει τουλάχιστον να ενημερώνεται συχνότερα από μία φορά το χρόνο, έτσι ώστε να έχει κάποια σχέση με την τρέχουσα πραγματικότητα της αγοράς. Το τελευταίο σημείο έχει ιδιαίτερη σημασία σε μια ταχέως μεταβαλλόμενη αγορά, όπου οι παραδοχές που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία προϋπολογισμού μπορούν να καταστούν άνευ αντικειμένου μέσα σε λίγους μήνες.
Εν ολίγοις, μια επιχείρηση χρειάζεται πάντα μια πρόβλεψη για να αποκαλύψει την τρέχουσα κατεύθυνση της, ενώ η χρήση ενός προϋπολογισμού δεν είναι πάντα απαραίτητη.
