Τα προπληρωμένα έξοδα είναι δαπάνες που δεν έχουν ακόμη καταναλωθεί και έτσι κεφαλαιοποιούνται για σύντομο χρονικό διάστημα. Η ακόλουθη διαδικασία δείχνει έναν συνεπή τρόπο χρέωσης αυτών των αντικειμένων στα έξοδα.
Αρχική αναγνώριση προπληρωμένων εξόδων
Όταν κωδικοποιείτε τιμολόγια προμηθευτή για είσοδο στο λογιστικό σύστημα, λάβετε γραπτή έγκριση από τον βοηθό ελεγκτή ότι μια χρέωση θα πρέπει να κωδικοποιηθεί ως προπληρωμένη δαπάνη. Διαφορετικά, η προεπιλεγμένη καταχώριση είναι να καταγράφεται μια δαπάνη ως έξοδο.
Επαληθεύστε ότι το στοιχείο που θα κωδικοποιηθεί ως προπληρωμένη δαπάνη είναι ίσο ή μεγαλύτερο από το ελάχιστο όριο κεφαλαιοποίησης της εταιρείας ______ $. Εάν όχι, χρεώστε το για έξοδα στην τρέχουσα περίοδο.
Αντιγράψτε την τεκμηρίωση που σχετίζεται με το είδος και αποθηκεύστε το στο δεσμευτικό προπληρωμένων εξόδων.
Εισαγάγετε το προπληρωμένο στοιχείο στο υπολογιστικό φύλλο απόσβεσης προπληρωμένων εξόδων, σημειώνοντας τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της περιόδου απόσβεσης, καθώς και το ποσό που κεφαλαιοποιείται, το όνομα του προμηθευτή και τον αριθμό τιμολογίου του εγγράφου προέλευσης. Επιτρέπεται μόνο η απόσβεση ευθείας γραμμής. Εάν το στοιχείο δεν πρόκειται να αποσβεστεί ακόμα, σημειώστε τον λόγο στο υπολογιστικό φύλλο.
Μεταγενέστερη απόσβεση προπληρωμένων εξόδων
Επαληθεύστε τους υπολογισμούς απόσβεσης στο υπολογιστικό φύλλο απόσβεσης προπληρωμένων εξόδων.
Πάρτε τη συνολική απόσβεση από το υπολογιστικό φύλλο για την τρέχουσα περίοδο και εισαγάγετέ την στην τυπική καταχώρηση ημερολογίου απόσβεσης.
Ζητήστε από τον βοηθό ελεγκτή να επιβεβαιώσει την καταχώριση.
Δημοσιεύστε την καταχώριση απόσβεσης.
Συμφιλίωση προπληρωμένων εξόδων
Στο τέλος κάθε μήνα, εκτυπώστε τις λεπτομέρειες για τον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων.
Αντιστοιχίστε τα στοιχεία γραμμής στον λογαριασμό με τα στοιχεία υποστήριξης στο υπολογιστικό φύλλο απόσβεσης προπληρωμένων εξόδων.
Εάν τα στοιχεία υποστήριξης δεν ταιριάζουν με το υπόλοιπο του λογαριασμού, προσαρμόστε το υπόλοιπο του λογαριασμού με την έγκριση του βοηθού ελεγκτή.
Σημείωση: Εάν το υπόλοιπο για ένα προπληρωμένο στοιχείο γραμμής πέσει κάτω από ένα καθορισμένο ελάχιστο επίπεδο, όπως 250 $, εξετάστε το ενδεχόμενο να διαγράψετε ολόκληρο το υπόλοιπο, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη να συνεχίσετε να παρακολουθείτε την υπόλοιπη απόσβεση αυτού του στοιχείου.
