Το σύστημα παγίων προκαταβολών είναι ένα λογιστικό σύστημα για την πληρωμή και στη συνέχεια την αναπλήρωση μικρών μετρητών. Τα μετρητά μικρής αξίας είναι ένα μικρό αποθεματικό μετρητών που διατηρείται επί τόπου σε μια επιχειρηματική τοποθεσία για παρεπόμενες ανάγκες σε μετρητά. Το σύστημα παγίων προκαταβολών έχει σχεδιαστεί για να παρέχει μια στοιχειώδη μη αυτόματη μέθοδο για την παρακολούθηση των μικρών ταμειακών υπολοίπων και του τρόπου χρήσης των μετρητών. Τα βασικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος παγίδων είναι:
Ένα σταθερό ποσό μετρητών κατανέμεται σε ένα μικρό ταμείο, το οποίο αναφέρεται σε ξεχωριστό λογαριασμό στο γενικό καθολικό.
Όλες οι διανομές μετρητών από το μικρό ταμείο τεκμηριώνονται με αποδείξεις.
Οι αποδείξεις εκταμίευσης μικρών μετρητών χρησιμοποιούνται ως βάση για περιοδικές αναπληρώσεις του μικρού ταμείου.
Οι διακυμάνσεις μεταξύ των αναμενόμενων και των πραγματικών υπολοίπων κεφαλαίου επανεξετάζονται και εξετάζονται τακτικά.
Στην ουσία, τα έξοδα αναγνωρίζονται όταν γίνονται νέες αναπληρώσεις μετρητών στο μικρό ταμείο από τον λογαριασμό ελέγχου της εταιρείας. Όταν τα μετρητά πληρώνονται από τον λογαριασμό επιταγής, η εγγραφή είναι μια χρέωση για τα διάφορα έξοδα για τα οποία οι αποδείξεις παρέχονται από τον μικροκατασκευαστή μετρητών και μια πίστωση στον λογαριασμό μετρητών.
Εκτός αν το ποσό των μετρητών που διατίθενται στο ταμείο μικρών μετρητών τροποποιηθεί σκόπιμα, δεν υπάρχει κανένας λόγος για τον οποίο θα πρέπει να υπάρξει άλλη είσοδος στον λογαριασμό που χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση του μικρού μετρητά, καθώς όλες οι μικροπληρώσεις μετρητών προέρχονται από τον λογαριασμό ελέγχου της εταιρείας.
Το κύριο χαρακτηριστικό αυτού του συστήματος είναι η ανάγκη τεκμηρίωσης όλων των δαπανών. Αυτό είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διατηρηθεί ένα υψηλό επίπεδο ελέγχου των εκταμιεύσεων σε μετρητά.
Το σύστημα παγίων προκαταβολών μειώνεται στη δημοτικότητά του, καθώς πολλές επιχειρήσεις προτιμούν να χρησιμοποιούν πιστωτικές κάρτες εταιρειών για παρεπόμενες αγορές, ή να υποχρεώνουν τους υπαλλήλους να πληρώνουν μετρητά και στη συνέχεια να υποβάλλουν αίτηση για επιστροφή χρημάτων μέσω του συστήματος αποζημίωσης εταιρικών εξόδων. Επίσης, το σύστημα παγίων προκαταβολών μπορεί να προκαλέσει διαρροή μετρητών από μια επιχείρηση, είτε μέσω κλοπής μετρητών είτε επειδή ο μικροκατασκευαστής μετρητών δεν κάνει σωστή δουλειά για την καταγραφή των πληρωμών.
