Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι η ανάθεση διαφόρων βημάτων σε μια διαδικασία σε διαφορετικά άτομα. Ο σκοπός πίσω από αυτό είναι να εξαλειφθούν περιπτώσεις στις οποίες κάποιος θα μπορούσε να εμπλακεί σε κλοπή ή άλλες δόλιες δραστηριότητες έχοντας υπερβολικό έλεγχο σε μια διαδικασία. Στην ουσία, οι ακόλουθες τρεις γενικές λειτουργίες σε μια διαδικασία πρέπει να χωρίζονται μεταξύ διαφορετικών ανθρώπων:
Φυσική φύλαξη ενός περιουσιακού στοιχείου
Τήρηση αρχείων για το στοιχείο
Εξουσιοδότηση για απόκτηση ή διάθεση του περιουσιακού στοιχείου
Ακολουθούν πολλά παραδείγματα διαχωρισμού καθηκόντων:
Το άτομο που λαμβάνει αγαθά από προμηθευτές στην αποθήκη δεν μπορεί να υπογράψει επιταγές για να πληρώσει τους προμηθευτές για αυτά τα αγαθά.
Το άτομο που διατηρεί αρχεία απογραφής δεν έχει φυσική κατοχή του αποθέματος.
Το άτομο που πουλά ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο σε τρίτο μέρος δεν μπορεί να καταγράψει την πώληση ή να αναλάβει την πληρωμή από το τρίτο μέρος.
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι ουσιαστικό στοιχείο ενός συστήματος ελέγχου. Οι ελεγκτές θα αναζητήσουν διαχωρισμό καθήκοντος ως μέρος της ανάλυσής τους σχετικά με το σύστημα εσωτερικών ελέγχων μιας οντότητας και θα υποβαθμίσουν την κρίση τους για το σύστημα εάν υπάρχουν αποτυχίες διαχωρισμού. Όταν υπάρχουν αποτυχίες διαχωρισμού, οι ελεγκτές θα υποθέσουν ότι υπάρχει αυξημένος κίνδυνος απάτης και θα προσαρμόσουν ανάλογα τις διαδικασίες τους.
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι πιο δύσκολο να επιτευχθεί σε έναν μικρότερο οργανισμό, όπου υπάρχουν πολύ λίγοι άνθρωποι για να μεταφέρουν αποτελεσματικά τις εργασίες σε διαφορετικά άτομα. Ένα άλλο ζήτημα με τον διαχωρισμό είναι ότι η μετατόπιση εργασιών μεταξύ πάρα πολλών ατόμων καθιστά τη διαδικασία ροή λιγότερο αποτελεσματική. Όταν είναι επιθυμητό ένα υψηλότερο επίπεδο απόδοσης, η συνήθης αντιστάθμιση είναι ο ασθενέστερος έλεγχος επειδή ο διαχωρισμός των δασμών έχει μειωθεί.
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι επίσης γνωστός ως διαχωρισμός των καθηκόντων.
