Ένα σύστημα κοστολόγησης θέσεων εργασίας περιλαμβάνει τη διαδικασία συγκέντρωσης πληροφοριών σχετικά με το κόστος που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη εργασία παραγωγής ή υπηρεσίας. Αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να απαιτούνται για την υποβολή των πληροφοριών κόστους σε έναν πελάτη βάσει συμβολαίου, όπου τα έξοδα επιστρέφονται. Οι πληροφορίες είναι επίσης χρήσιμες για τον προσδιορισμό της ακρίβειας ενός συστήματος εκτίμησης μιας εταιρείας, το οποίο θα πρέπει να μπορεί να αναφέρει τιμές που επιτρέπουν ένα λογικό κέρδος. Οι πληροφορίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό του εφευρέσιμου κόστους για τα κατασκευασμένα προϊόντα.
Ένα σύστημα κοστολόγησης θέσεων εργασίας πρέπει να συγκεντρώσει τους ακόλουθους τρεις τύπους πληροφοριών:
Άμεσα υλικά . Το σύστημα κοστολόγησης εργασίας πρέπει να είναι σε θέση να παρακολουθεί το κόστος των υλικών που χρησιμοποιούνται ή απορρίπτονται κατά τη διάρκεια της εργασίας. Επομένως, εάν μια επιχείρηση κατασκευάζει μια επί παραγγελία μηχανή, το κόστος του λαμαρίνα που χρησιμοποιείται στην κατασκευή πρέπει να συσσωρευτεί και να χρεωθεί στην εργασία. Το σύστημα μπορεί να συγκεντρώσει αυτό το κόστος μέσω της μη αυτόματης παρακολούθησης των υλικών σε φύλλα κοστολόγησης ή οι πληροφορίες μπορούν να χρεωθούν χρησιμοποιώντας on-line τερματικά στην αποθήκη και στην περιοχή παραγωγής. Συνήθως, τα υλικά είναι κατάλληλα για εργασία στην αποθήκη και χρεώνονται σε μια συγκεκριμένη εργασία εκείνη τη στιγμή. Εάν τυχόν υπόλοιπα υλικά επιστραφούν αργότερα στην αποθήκη, τότε το κόστος τους αφαιρείται από την εργασία και επιστρέφονται στην αποθήκη.
Άμεση εργασία . Το σύστημα κοστολόγησης εργασίας πρέπει να παρακολουθεί το κόστος της εργασίας που χρησιμοποιείται σε μια εργασία. Εάν μια εργασία σχετίζεται με υπηρεσίες, η άμεση εργασία μπορεί να περιλαμβάνει σχεδόν το σύνολο του κόστους εργασίας. Η άμεση εργασία συνήθως αντιστοιχίζεται σε μια εργασία με κάρτα χρόνου (χρησιμοποιώντας ρολόι διάτρησης), φύλλο χρόνου (όπου οι ώρες εργασίας καταγράφονται χειροκίνητα) ή με εφαρμογή δικτύου ρολογιού ώρας σε υπολογιστή. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να καταγραφούν σε ένα έξυπνο τηλέφωνο ή μέσω του Διαδικτύου. Σε όλες τις περιπτώσεις, ο χρήστης πρέπει να προσδιορίσει σωστά την εργασία, έτσι ώστε οι πληροφορίες κόστους να μπορούν να εφαρμοστούν στη σωστή εργασία.
Γενικά . Το σύστημα κοστολόγησης εργασιών εκχωρεί γενικά έξοδα (όπως απόσβεση εξοπλισμού παραγωγής και ενοικίαση κτιρίου) σε μία ή περισσότερες ομάδες κόστους. Στο τέλος κάθε λογιστικής περιόδου, το συνολικό ποσό σε κάθε ομάδα δαπανών κατανέμεται στις διάφορες ανοιχτές θέσεις εργασίας με βάση κάποια μεθοδολογία κατανομής που εφαρμόζεται με συνέπεια.
Στην πράξη, ένα σύστημα κοστολόγησης εργασίας μπορεί να πρέπει να προσαρμοστεί στις απαιτήσεις του πελάτη. Ορισμένοι πελάτες επιτρέπουν να χρεώνονται μόνο ορισμένα κόστη στις εργασίες τους. Αυτό είναι πιο συνηθισμένο σε περιπτώσεις επιστροφής δαπανών όπου ο πελάτης έχει συμφωνήσει συμβατικά να αποζημιώσει μια εταιρεία για όλα τα έξοδα που χρεώνονται σε μια συγκεκριμένη εργασία. Κατά συνέπεια, ένα σύστημα κοστολόγησης θέσεων εργασίας μπορεί να περιέχει μεγάλο αριθμό εξειδικευμένων κανόνων που δεν εφαρμόζονται ευρέως σε όλες τις εργασίες για τις οποίες συγκεντρώνει πληροφορίες.
Μόλις ολοκληρωθεί μια εργασία, πρέπει να οριστεί μια σημαία στο σύστημα κοστολόγησης εργασίας για να κλείσει αυτήν την εργασία. Διαφορετικά, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ότι οι εργαζόμενοι θα συνεχίσουν να χρεώνουν χρόνο σε αυτό και ότι θα συνεχίσει να προσελκύει μια κατανεμημένη γενική επιβάρυνση στο τέλος κάθε διαδοχικού μήνα.
Εφόσον μια εργασία είναι υπό κατασκευή, το συγκεντρωτικό κόστος καταγράφεται ως στοιχείο αποθέματος. Μόλις η εργασία χρεωθεί στον πελάτη (ή διαγραφεί), το κόστος μεταφέρεται στο λογαριασμό πωλήσεων αγαθών. Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι τα έσοδα συνδέονται με έξοδα την ίδια χρονική περίοδο. Οι ελεγκτές μιας εταιρείας ενδέχεται να προσπαθήσουν να επαληθεύσουν πόσο καλά λειτουργεί το σύστημα κοστολόγησης εργασίας, για να δουν αν μπορούν να βασίζονται στην ικανότητά του να συγκεντρώνει κόστη για στοιχεία αποθέματος, καθώς και να χρεώνει κόστη για έξοδα εντός της σωστής περιόδου αναφοράς.
Παράδειγμα κοστολόγησης εργασίας
Η ABC Corporation ξεκινά τη δουλειά 1001. Τον πρώτο μήνα των εργασιών, η εργασία συσσωρεύει 10.000 $ άμεσων υλικών δαπανών, 4.500 $ άμεσων εργατικών δαπανών και διαθέτει 2.000 $ γενικά έξοδα. Έτσι, στο τέλος του μήνα, το σύστημα έχει συγκεντρώσει συνολικά 16.500 $ για την εργασία 1001. Αυτό το κόστος αποθηκεύεται προσωρινά ως στοιχείο αποθέματος. Στη συνέχεια, η ABC ολοκληρώνει τη δουλειά και χρεώνει τον πελάτη. Εκείνη τη στιγμή, τα 16.500 $ μεταφέρονται από το απόθεμα και στο κόστος των πωληθέντων αγαθών.
