Ο απλούστερος τρόπος για τον εντοπισμό ξεπερασμένου αποθέματος χωρίς σύστημα υπολογιστή είναι να αφήσετε τις ετικέτες μέτρησης φυσικού αποθέματος σε όλα τα στοιχεία αποθέματος μετά την ολοκλήρωση του ετήσιου φυσικού αριθμού. Οι ετικέτες που έχουν κολληθεί σε οποιαδήποτε αντικείμενα χρησιμοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του επόμενου έτους θα απορριφθούν κατά τη χρήση, αφήνοντας μόνο τα παλαιότερα αχρησιμοποίητα αντικείμενα να έχουν ακόμη επισημανθεί έως το τέλος του έτους. Στη συνέχεια, μπορείτε να περιηγηθείτε στην αποθήκη για να δείτε εάν πρέπει να δημιουργηθεί ένα αποθεματικό απαξίωσης. Ωστόσο, οι ετικέτες μπορεί να πέσουν ή να διαγραφούν από τα στοιχεία του αποθέματος, ειδικά αν υπάρχει υψηλό επίπεδο επισκεψιμότητας σε κοντινούς κάδους. Αν και η πρόσθετη εγγραφή θα μειώσει αυτό το ζήτημα, είναι πιθανό ότι κάποια απώλεια ετικετών θα συμβεί με την πάροδο του χρόνου.
Ακόμη και ένα στοιχειώδες σύστημα παρακολούθησης αποθέματος είναι πιθανό να καταγράψει την τελευταία ημερομηνία κατά την οποία ένας συγκεκριμένος αριθμός ανταλλακτικού αφαιρέθηκε από την αποθήκη για παραγωγή ή πώληση. Εάν ναι, είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε έναν συγγραφέα αναφορών για να εξαγάγετε και να ταξινομήσετε αυτές τις πληροφορίες, με αποτέλεσμα μια αναφορά να αναφέρει όλο το απόθεμα, ξεκινώντας από αυτά τα προϊόντα με την παλαιότερη ημερομηνία «τελευταίας χρήσης». Με την ταξινόμηση της αναφοράς με την παλαιότερη ημερομηνία τελευταίας χρήσης που αναφέρεται πρώτη, μπορείτε εύκολα να φτάσετε σε μια λίστα με είδη που απαιτούν περαιτέρω διερεύνηση για πιθανή απαξίωση. Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση δεν παρέχει επαρκή απόδειξη ότι ένα είδος δεν θα χρησιμοποιηθεί ξανά, δεδομένου ότι μπορεί να είναι ένα βασικό συστατικό ενός αντικειμένου που δεν έχει προγραμματιστεί για παραγωγή σε κάποιο χρονικό διάστημα, ή ένα τμήμα υπηρεσίας για το οποίο η ζήτηση είναι χαμηλή.
Μια προηγμένη έκδοση της αναφοράς "τελευταίας χρήσης" συγκρίνει τις συνολικές αναλήψεις αποθέματος με το ποσό που διατίθεται, το οποίο από μόνο του μπορεί να είναι επαρκείς πληροφορίες για τη διεξαγωγή επανεξέτασης παρωχημένου. Περιλαμβάνει επίσης την προγραμματισμένη χρήση, η οποία απαιτεί πληροφορίες από ένα σύστημα σχεδιασμού απαιτήσεων υλικού και που σας ενημερώνει για τυχόν επερχόμενες απαιτήσεις χρήσης. Αναφέρεται επίσης ένα εκτεταμένο κόστος για κάθε στοιχείο, προκειμένου να δοθεί στους χρήστες της αναφοράς κάποια ιδέα για τη διαγραφή που μπορεί να συμβεί εάν ένα στοιχείο κηρυχθεί παρωχημένο.
Εάν ένα σύστημα υπολογιστή περιλαμβάνει έναν λογαριασμό υλικών, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ότι δημιουργεί επίσης μια αναφορά «όπου χρησιμοποιείται», όπου αναφέρονται όλοι οι λογαριασμοί υλικού για το οποίο χρησιμοποιείται ένα στοιχείο αποθέματος. Εάν στην αναφορά δεν υπάρχει αναγραφή "όπου χρησιμοποιείται", είναι πιθανό να μην χρειάζεται πλέον κάποιο τμήμα. Αυτή η αναφορά είναι πιο αποτελεσματική εάν οι λογαριασμοί υλικού αφαιρεθούν από το σύστημα υπολογιστή ή απενεργοποιηθούν μόλις τα προϊόντα αποσυρθούν από την αγορά. Αυτό αποκαλύπτει με μεγαλύτερη σαφήνεια τα στοιχεία αποθέματος που δεν χρειάζονται πλέον.
Μια επιπρόσθετη προσέγγιση για να προσδιοριστεί εάν ένα μέρος είναι ξεπερασμένο είναι η αναθεώρηση των παραγγελιών αλλαγής μηχανικής. Αυτά τα έγγραφα δείχνουν ότι τα μέρη αντικαθίστανται από διαφορετικά, καθώς και πότε έχει προγραμματιστεί η αλλαγή. Στη συνέχεια, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων αποθέματος για να δείτε πόσα από τα ανταλλακτικά είναι ακόμη διαθέσιμα, τα οποία μπορούν στη συνέχεια να αθροιστούν, αποδίδοντας μια άλλη παραλλαγή του ποσού του παρωχημένου αποθέματος που υπάρχει.
Μια τελική πηγή πληροφοριών είναι η απαρχαιωμένη έκθεση αποθέματος της προηγούμενης περιόδου. Το λογιστικό προσωπικό θα πρέπει να παρακολουθεί αυτά τα στοιχεία και να ενημερώνει τη διεύθυνση για εκείνα για τα οποία δεν υπάρχει δραστηριότητα διάθεσης.
Για να λειτουργήσει κάποιο από αυτά τα συστήματα ελέγχου, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν πολιτικές και διαδικασίες, καθώς και τρέχουσες προγραμματισμένες ημερομηνίες αναθεώρησης. Με αυτόν τον τρόπο, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα οι αναθεωρημένες κριτικές να γίνουν τακτικό μέρος των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας. Συγκεκριμένα, σκεφτείτε μια πολιτική με εντολή του Διοικητικού Συμβουλίου για τη διεξαγωγή τουλάχιστον τριμηνιαίων ανασκοπήσεων απαξίωσης, η οποία δίνει στη διοίκηση τη δυνατότητα να εντοπίσει αντικείμενα προτού γίνουν πολύ παλιά για να διατεθούν σε λογική τιμή. Μια άλλη πολιτική του Διοικητικού Συμβουλίου θα πρέπει να αναφέρει ότι η διοίκηση θα επιδιώκει ενεργά την αναζήτηση και την απόρριψη εργασιών σε διαδικασία ή τελικών προϊόντων με απαράδεκτο επίπεδο ποιότητας. Με αυτόν τον τρόπο, τα αγαθά δεν διατηρούνται στην αποθήκη στην πρώτη θέση.
Σχετικά μαθήματα
Λογιστική για το απόθεμα
Πώς να ελέγξετε το απόθεμα
Διαχείριση αποθεμάτων
