Η επιστολή είναι μια ειδοποίηση που αποστέλλεται σε έναν πελάτη, που δηλώνει ότι είναι καθυστερημένη η πληρωμή ενός λογαριασμού εισπρακτέου στον αποστολέα. Οι επιστολές που ακολουθούν συνήθως ακολουθούν μια εξέλιξη από ευγενικές υπενθυμίσεις σε πιο αυστηρές απαιτήσεις για πληρωμή, εάν ο πελάτης εξακολουθεί να μην ανταποκρίνεται στις πληρωμές. Οι πρώτες λίγες επιστολές που αποστέλλονται σε έναν πελάτη πρέπει να είναι ευγενικοί, με τη θεωρία ότι ο πελάτης απλώς αγνόησε τις πληρωμές και η εταιρεία θέλει να διατηρήσει την καλή θέληση της για μελλοντική επιχείρηση.
Ωστόσο, καθώς περνάει περισσότερος χρόνος, η εταιρεία αρχίζει να αλλάζει την υπόθεσή της να κάνει περαιτέρω επιχειρηματικές συναλλαγές με τον πελάτη, και έτσι τείνει να υποβαθμίζει το ποσό της καλής θέλησης του πελάτη που θέλει να διατηρήσει υπέρ της πληρωμής τώρα. Ανεξάρτητα από τον τόνο της επιστολής, αναφέρει πάντοτε το οφειλόμενο ποσό, την ημερομηνία του απλήρωτου τιμολογίου, τον αριθμό του τιμολογίου και τυχόν πρόστιμα καθυστερημένης πληρωμής ή επιβολή τόκων.
Σε κάποιο σημείο μετά την κανονική ημερομηνία πληρωμής, η αποτελεσματικότητα της έκδοσης επιστολών θα μειωθεί, έτσι ώστε μια εταιρεία να διακόψει τη χρήση τους και να βασιστεί σε προσωπικές επαφές, δικηγόρους και εταιρείες συλλογής.
Ένα τεράστιο γράμμα μπορεί να έχει ποικίλες φυσικές μορφές. Αρχικά ήταν μια επιστολή που θα μπορούσε να αποσταλεί με κανονικό ταχυδρομείο, συστημένη αλληλογραφία ή παράδοση κατά τη διάρκεια της νύχτας, προκειμένου να αποσταλεί η αυξανόμενη επείγουσα ανάγκη του αιτήματος, καθώς και να δημιουργηθεί ένα αρχείο απόδειξης (σε περίπτωση καταχωρημένης αλληλογραφίας ή ολονύκτιας παράδοσης) . Ωστόσο, μπορεί να αποσταλεί ένα γράμμα με αποστολή ως φαξ, e-mail ή ακόμη και ως μήνυμα κειμένου. Αυτές οι μέθοδοι ηλεκτρονικής παράδοσης μπορεί να παραπλανηθούν (ειδικά ένα φαξ) και μπορεί να μην είναι τόσο αποτελεσματικές όσο η πιο παραδοσιακή μέθοδος που βασίζεται σε χαρτί.
Τα γράμματα Dunning δημιουργούνται συχνά από έναν υπολογιστή, χωρίς καθόλου ανθρώπινη είσοδο. Το σύστημα έχει διαμορφωθεί ώστε να χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο κείμενο εάν η πληρωμή δεν έχει πραγματοποιηθεί εντός συγκεκριμένου αριθμού ημερών και στη συνέχεια να χρησιμοποιεί ένα διαφορετικό κείμενο για επιστολές που δημιουργούνται μετά την πάροδο μεγαλύτερης χρονικής περιόδου χωρίς πληρωμή. Μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό να εκπληρώσουμε το έργο της δημιουργίας και της έκδοσης επιστολών σε τρίτους.
Το προσωπικό του τμήματος πίστωσης μπορεί να αλλάζει περιοδικά το χρονοδιάγραμμα ή το περιεχόμενο αυτών των επιστολών που δημιουργούνται αυτόματα, εάν πιστεύουν ότι κάποια παραλλαγή θα βελτιώσει το ρυθμό είσπραξης. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τη δοκιμή ΑΒ, όπου εκδίδονται δύο εκδόσεις ενός γράμματος, και παρακολουθείται η αποτελεσματικότητα κάθε μιας. Εάν μια έκδοση έχει ως αποτέλεσμα περισσότερες πληρωμές πελατών, αυτή η έκδοση γίνεται η νέα προεπιλεγμένη μορφή επιστολής που θα χρησιμοποιηθεί.
Υπάρχουν κανόνες που διέπουν το επίπεδο της απειλής που μπορεί να συμπεριληφθεί σε μια επιστολή αδείας, ανάλογα με την κυβερνητική δικαιοδοσία στην οποία κατοικεί ο πελάτης, οπότε πρέπει να αποφύγετε υπερβολικά αυστηρές επιστολές.
Ένα γράμμα δεν είναι το ίδιο με μια δήλωση τέλους μήνα. Μια δήλωση αποστέλλεται σε όλους τους πελάτες που έχουν μη εξοφλημένα τιμολόγια στο τέλος του μήνα. Η δήλωση περιλαμβάνει όλα τα τιμολόγια που δεν έχουν ακόμη πληρωθεί, ακόμη και αν δεν έχουν ακόμη πληρωθεί. Η δήλωση δεν θεωρείται παρενόχληση, αλλά μάλλον μια απλή κατάσταση λογαριασμού ως προς το χρόνο. Ωστόσο, εξακολουθεί να θεωρείται εργαλείο συλλογής, καθώς μπορεί να οδηγήσει σε ερωτήσεις πελατών σχετικά με τιμολόγια που δεν έχουν στα αρχεία τους, και τα οποία επομένως δεν θα είχαν πληρώσει.
