Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες προορίζονται για πάγια περιουσιακά στοιχεία, τα οποία αναμένεται να είναι παραγωγικά περιουσιακά στοιχεία για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι δαπάνες εσόδων αφορούν το κόστος που σχετίζεται με συγκεκριμένες συναλλαγές εσόδων ή περιόδους λειτουργίας, όπως το κόστος πωληθέντων αγαθών ή επισκευών και έξοδα συντήρησης. Έτσι, οι διαφορές μεταξύ αυτών των δύο τύπων δαπανών είναι οι εξής:
Συγχρονισμός . Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες χρεώνονται στα έξοδα σταδιακά μέσω απόσβεσης και για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι δαπάνες εσόδων χρεώνονται στα έξοδα της τρέχουσας περιόδου ή λίγο αργότερα.
Κατανάλωση . Μια κεφαλαιουχική δαπάνη θεωρείται ότι καταναλώνεται κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του σχετικού παγίου περιουσιακού στοιχείου. Μια δαπάνη εσόδων θεωρείται ότι θα καταναλωθεί σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα.
Μέγεθος . Μια πιο αμφισβητήσιμη διαφορά είναι ότι οι κεφαλαιουχικές δαπάνες τείνουν να περιλαμβάνουν μεγαλύτερα νομισματικά ποσά από ό, τι οι δαπάνες εσόδων. Αυτό συμβαίνει επειδή μια δαπάνη ταξινομείται ως κεφαλαιουχική δαπάνη μόνο εάν υπερβαίνει ένα ορισμένο κατώτατο όριο. Εάν όχι, ορίζεται αυτόματα ως δαπάνη εσόδων. Ωστόσο, ορισμένες αρκετά μεγάλες δαπάνες μπορούν ακόμη να ταξινομηθούν ως δαπάνες εσόδων, εφόσον σχετίζονται άμεσα με συναλλαγές εσόδων ή είναι κόστος περιόδου.
