Τα βιβλία πρωτότυπης εγγραφής αναφέρονται στα λογιστικά περιοδικά στα οποία καταγράφονται αρχικά οι επιχειρηματικές συναλλαγές. Στη συνέχεια, οι πληροφορίες σε αυτά τα βιβλία συνοψίζονται και δημοσιεύονται σε ένα γενικό καθολικό, από το οποίο παράγονται οι οικονομικές καταστάσεις. Κάθε λογιστικό περιοδικό περιέχει λεπτομερή αρχεία για τους τύπους των λογιστικών συναλλαγών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη περιοχή. Παραδείγματα αυτών των λογιστικών περιοδικών είναι:
Εφημερίδα μετρητών
Γενικό ημερολόγιο
Αγορά ημερολογίου
Περιοδικό πωλήσεων
Το γενικό καθολικό δεν θεωρείται βιβλίο πρωτότυπης καταχώρισης, εάν περιέχει μόνο συνοπτικές καταχωρίσεις που δημοσιεύτηκαν σε αυτό από ένα από τα υποκείμενα λογιστικά περιοδικά. Ωστόσο, εάν οι συναλλαγές καταγράφονται απευθείας στο γενικό καθολικό, μπορεί να θεωρηθεί ένα από τα βιβλία της αρχικής καταχώρισης.
Τα βιβλία πρωτότυπης καταχώρησης είναι εξαιρετικά χρήσιμα για τη διερεύνηση μεμονωμένων λογιστικών συναλλαγών και έχουν συνήθως πρόσβαση από ελεγκτές, οι οποίοι επαληθεύουν μια επιλογή επιχειρηματικών συναλλαγών για να διασφαλίσουν ότι καταγράφηκαν σωστά, ως μέρος των διαδικασιών ελέγχου τους.
Αυτή η ιδέα ισχύει μόνο για τη μη αυτόματη τήρηση αρχείων. Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα δεν κάνει πλέον αναφορά σε κανένα από τα λογιστικά περιοδικά, αλλά καταγράφει όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές σε μια κεντρική βάση δεδομένων.
Παρόμοιοι όροι
Ένα περιοδικό μπορεί επίσης να αναφέρεται ως ημερήσιο βιβλίο.
