Ένα φύλλο χρόνου χρησιμοποιείται για την καταγραφή του χρόνου εργασίας που αφιερώνει ένας υπάλληλος. Το φύλλο έχει ρυθμιστεί σε μορφή μήτρας, με κάθε στήλη να αντιστοιχεί σε ξεχωριστή ημέρα. Αυτή η μορφή επιτρέπει σε ένα άτομο να γράφει τις ώρες και τα λεπτά που δαπανάται σε διάφορες δραστηριότητες κατά τη διάρκεια κάθε ημέρας. Ένα φύλλο χρόνου έχει διάφορους σκοπούς, που είναι:
Υπολογισμοί μισθών . Οι συνολικές ημερήσιες ώρες που καταγράφονται στο φύλλο χρόνου χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των ακαθάριστων μισθών των εργαζομένων για υπολογισμούς μισθοδοσίας.
Κόστος εργασίας . Οι ώρες εργασίας σε συγκεκριμένες θέσεις εργασίας μεταφέρονται από το χρονοδιάγραμμα στα βιβλία που διατηρούνται για τις διάφορες εργασίες στις οποίες ασχολείται η επιχείρηση. Οι ώρες συμβάλλουν στη συνέχεια στο κόστος των μεμονωμένων θέσεων εργασίας, το οποίο μπορεί να χρεωθεί στους πελάτες. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό του κόστους, ώστε η διοίκηση να μπορεί να αναλάβει δράση για τη μείωσή τους.
Υποβολή προσφορών . Οι ώρες εργασίας των υπαλλήλων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συλλογή ενός αρχείου για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ολοκλήρωση ορισμένων εργασιών, το οποίο είναι χρήσιμο για τον καθορισμό των ποσών των μελλοντικών προσφορών για παρόμοιες εργασίες.
Τα φύλλα χρόνου παραδοσιακά υπήρχαν σε χαρτί, αλλά μπορούν επίσης να ρυθμιστούν ως ηλεκτρονικές φόρμες ή ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα.
Ένα φύλλο χρόνου διαφέρει από μια κάρτα χρόνου στο ότι το χρονοδιάγραμμα προορίζεται να επιτρέψει περισσότερη είσοδο δεδομένων ελεύθερης μορφής από τον υπάλληλο, ενώ η κάρτα χρόνου έχει σχεδιαστεί μόνο για να σφραγίζεται με τις ημερομηνίες και τις ώρες έναρξης και διακοπής της εργασίας. Έτσι, μια κάρτα χρόνου μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για τον υπολογισμό των μισθών.
