Η λογιστικοποίηση των πληρωτέων λογαριασμών περιλαμβάνει την καταγραφή και την πληρωμή των υποχρεώσεων. Αυτή είναι η κύρια λειτουργική περιοχή μέσω της οποίας μια επιχείρηση καταγράφει τα έξοδα και πληρώνει άλλα μέρη. Οι βασικοί λογαριασμοί πληρωτέοι λογαριασμοί είναι οι εξής:
- Επαλήθευση τιμολογίου . Το πρώτο βήμα στη λογιστική των πληρωτέων λογαριασμών είναι να διασφαλιστεί ότι όλα τα εισερχόμενα τιμολόγια από προμηθευτές είναι έγκυρα. Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε. Μία επιλογή είναι να εγκριθεί ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος κάθε τιμολόγιο. Η άλλη επιλογή είναι να συγκρίνετε τις πληροφορίες σε κάθε τιμολόγιο με την εντολή εξουσιοδότησης αγοράς και τη λήψη τεκμηρίωσης, η οποία ονομάζεται αντιστοίχιση τριών κατευθύνσεων. Δεδομένου ότι και οι δύο επιλογές είναι εντάσεως εργασίας, είναι συνηθισμένο να μην επαληθεύονται τιμολόγια με μικρά σύνολα δολαρίων.
- Καταγραφή τιμολογίου . Μόλις επαληθευτεί ένα τιμολόγιο, ο λογιστής εισάγει το οφειλόμενο ποσό στο λογισμικό πληρωτέων λογαριασμών. Οι πληροφορίες που καταχωρίσατε περιλαμβάνουν το όνομα του προμηθευτή, την ημερομηνία τιμολογίου και το ποσό του τιμολογίου. Η σχετική λογιστική καταχώριση που δημιουργείται από το λογιστικό λογισμικό είναι πάντα πίστωση στον πληρωτέο λογαριασμό. Η αντισταθμιστική χρέωση μπορεί να είναι είτε σε έξοδο είτε σε λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου.
- Πληρωμή τιμολογίου . Όταν ένα τιμολόγιο οφείλεται για πληρωμή, ο λογιστής το ρυθμίζει για πληρωμή μέσω του λογιστικού λογισμικού. Αυτό συνήθως σημαίνει ότι εκτελείται και ελέγχεται ένα προκαταρκτικό μητρώο επιταγών για να διασφαλιστεί ότι όλα τα στοιχεία που έχουν προγραμματιστεί για πληρωμή θα πρέπει να πληρωθούν. Εάν ναι, το απόθεμα ελέγχου φορτώνεται σε έναν εκτυπωτή και οι έλεγχοι εκτυπώνονται. Οι υποστηρικτικές πληροφορίες επισυνάπτονται σε κάθε επιταγή και στη συνέχεια διαβιβάζονται σε έναν υπογράφοντα έλεγχο, ο οποίος ελέγχει κάθε πακέτο πληροφοριών για σφάλματα και στη συνέχεια υπογράφει τους ελέγχους. Μια εναλλακτική λύση είναι η αποστολή ηλεκτρονικών πληρωμών απευθείας στους τραπεζικούς λογαριασμούς των προμηθευτών. Μετά την πληρωμή, όλα τα στοιχεία πληρωμής συσσωρεύονται και κατατίθενται με το όνομα του προμηθευτή.
Υπάρχουν ορισμένα επιπλέον καθήκοντα που εμπλέκονται στη λογιστική καταβολή των πληρωτέων λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
- Περιοδικά συνδυάζετε τους λογαριασμούς πληρωτέου λογαριασμού, για να διασφαλίσετε ότι το υπόλοιπο του λογαριασμού ταιριάζει με τα πραγματικά ποσά που οφείλονται στους προμηθευτές.
- Στείλτε 1099 έντυπα στους προμηθευτές μετά το τέλος του ημερολογιακού έτους, εάν οι συνολικές πληρωμές σε αυτούς υπερβαίνουν ένα ποσό κατωφλίου.
- Επικοινωνήστε με τους προμηθευτές για να βεβαιωθείτε ότι έχουν εξαργυρώσει όλες τις επιταγές που τους έχουν αποσταλεί. Διαφορετικά, τα αμετάβλητα ποσά επιταγής ενδέχεται να πρέπει να προωθηθούν σε κρατική κυβέρνηση ως μη διεκδικημένη περιουσία.
