Ένα κακό χρέος είναι εισπρακτέος λογαριασμός που έχει σαφώς προσδιοριστεί ως μη εισπρακτέος. Αυτό σημαίνει ότι ένας συγκεκριμένος εισπρακτέος λογαριασμός αφαιρείται από τον λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού, συνήθως δημιουργώντας ένα πιστωτικό σημείωμα στο λογισμικό χρέωσης και στη συνέχεια ταιριάζει με το πιστωτικό σημείωμα με το αρχικό τιμολόγιο. Με αυτόν τον τρόπο καταργούνται τόσο το πιστωτικό σημείωμα όσο και το τιμολόγιο από την αναφορά εισπρακτέων λογαριασμών.
Όταν δημιουργείτε το πιστωτικό σημείωμα, πιστώστε τον λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού και χρεώστε είτε τον λογαριασμό δαπανών επισφαλών χρεώσεων (εάν δεν έχει ρυθμιστεί αποθεματικό για επισφαλείς χρεώσεις) είτε την πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς (που είναι ένας αποθεματικός λογαριασμός που έχει δημιουργηθεί εν αναμονή επισφαλών χρεών). Η πρώτη εναλλακτική λύση για τη δημιουργία πιστωτικού σημειώματος ονομάζεται μέθοδος άμεσης διαγραφής, ενώ η δεύτερη εναλλακτική λύση ονομάζεται μέθοδος αποζημίωσης για αμφίβολους λογαριασμούς.
Ένα αμφίβολο χρέος είναι ένας λογαριασμός εισπρακτέος που μπορεί να γίνει κακός χρέος κάποια στιγμή στο μέλλον. Ίσως να μην μπορείτε να προσδιορίσετε συγκεκριμένα ποιο ανοιχτό τιμολόγιο για έναν πελάτη μπορεί να είναι τόσο ταξινομημένο. Σε αυτήν την περίπτωση, δημιουργήστε έναν αποθεματικό λογαριασμό (επίσης γνωστός ως αντίθετος λογαριασμός) για εισπρακτέους λογαριασμούς που ενδέχεται τελικά να γίνουν επισφαλείς χρεώσεις, εκτιμήστε το ποσό των εισπρακτέων λογαριασμών που μπορεί να γίνουν επισφαλείς χρεώσεις σε οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο και δημιουργήστε μια πίστωση για να εισαγάγετε το ποσό της εκτίμησής σας σε αυτόν τον αποθεματικό λογαριασμό, ο οποίος είναι γνωστός ως πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς. Η χρέωση στη συναλλαγή αφορά το κόστος επισφαλών χρεών. Όταν εντοπίσετε τελικά ένα πραγματικό επισφαλές χρέος, διαγράψτε το (όπως περιγράφεται παραπάνω για ένα κακό χρέος) χρεώνοντας το επίδομα για επισφαλείς λογαριασμούς και πιστώνοντας τον λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού.
Για παράδειγμα, η ABC International έχει εισπρακτέους λογαριασμούς 100.000 $, εκ των οποίων εκτιμάται ότι 5.000 $ τελικά θα γίνουν επισφαλείς απαιτήσεις. Επομένως, χρεώνει 5.000 $ στα έξοδα επισφαλών χρεών (που εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων) και μια πίστωση στην πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς (η οποία εμφανίζεται ακριβώς κάτω από τη γραμμή εισπρακτέων λογαριασμών στον ισολογισμό). Ένα μήνα αργότερα, η ABC γνωρίζει ότι ένα τιμολόγιο $ 1.500 είναι πράγματι ένα κακό χρέος. Δημιουργεί ένα πιστωτικό σημείωμα για 1.500 $, το οποίο μειώνει τους εισπρακτέους λογαριασμούς κατά $ 1.500 και το επίδομα για επισφαλείς λογαριασμούς κατά 1.500 $. Έτσι, όταν η ABC αναγνωρίζει το πραγματικό επισφαλές χρέος, δεν υπάρχει επίδραση στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων - μόνο μείωση των εισπρακτέων λογαριασμών και πρόβλεψη για αμφίβολα στοιχεία γραμμής λογαριασμών στον ισολογισμό (που αντισταθμίζουν ο ένας τον άλλον).
Επομένως, ένα επισφαλές χρέος είναι ένας συγκεκριμένος λογαριασμός εισπρακτέος λογαριασμός που δεν θα καταβληθεί και, επομένως, πρέπει να διαγραφεί αμέσως, ενώ ένα επισφαλές χρέος είναι ένα που μπορεί να γίνει κακό χρέος στο μέλλον και για το οποίο μπορεί να είναι απαραίτητο πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς.
