Υπάρχουν πολλές βασικές διαφορές μεταξύ ενός τιμολογίου και μιας δήλωσης. Ένα τιμολόγιο τεκμηριώνει μια συγκεκριμένη συναλλαγή πώλησης όπου παρέχονται αγαθά ή υπηρεσίες στον αγοραστή, ενώ μια δήλωση αναφέρει όλα τα τιμολόγια που δεν έχουν ακόμη πληρωθεί από τον αγοραστή. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τις ακόλουθες διαφορές:
Ο σκοπός ενός τιμολογίου είναι η είσπραξη πληρωμής από τον αγοραστή για μια συγκεκριμένη πώληση, ενώ μια δήλωση είναι περισσότερο μια γενική ειδοποίηση για μη πληρωμή.
Ένα τιμολόγιο παρέχει πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη πώληση, όπως η περιγραφή του είδους, η τιμή του αντικειμένου, τα έξοδα αποστολής και οι φόροι επί των πωλήσεων, ενώ μια δήλωση παρέχει μόνο ένα συνολικό οφειλόμενο ποσό για κάθε τιμολόγιο.
Τα τιμολόγια εκδίδονται κάθε φορά που μια πώληση έχει ολοκληρωθεί, ενώ οι δηλώσεις εκδίδονται μόνο σε καθορισμένα διαστήματα, όπως στο τέλος του μήνα.
Ο αγοραστής καταγράφει μια πληρωτέα κατά τη λήψη ενός τιμολογίου, αλλά δεν καταγράφει καθόλου λογιστική συναλλαγή κατά τη λήψη μιας δήλωσης, καθώς η δήλωση έχει μόνο ενημερωτικό χαρακτήρα.
Μπορεί να είναι παράλογο να αντιμετωπίζετε μια δήλωση ως τιμολόγιο και να πληρώνετε αντικείμενα που αναφέρονται στη δήλωση, καθώς είναι πιθανό ο αγοραστής να έχει ήδη πληρώσει για αυτά τα στοιχεία, αλλά η πληρωμή δεν έχει ακόμη αντικατοπτριστεί στο λογιστικό σύστημα του πωλητή. Μια καλύτερη εναλλακτική λύση για τον αγοραστή είναι να κάνει ερωτήσεις σχετικά με τιμολόγια που παρατίθενται στη δήλωση και να λάβει πιο λεπτομερείς πληροφορίες πριν από την έκδοση πληρωμής.
Μπορεί να υπάρχει κάποια σύγχυση μεταξύ του τιμολογίου και των όρων δήλωσης κατά την επικοινωνία με τους παρόχους πιστωτικών καρτών, καθώς εκδίδουν μια «δήλωση» που είναι στην πραγματικότητα ένα τιμολόγιο.
