Ταμείο Petty Cash
Όταν τα μετρητά προστίθενται σε ένα μικρό ταμείο μετρητών, η βασική ιδέα είναι να αντικαταστήσει το ποσό των μετρητών που είχαν προηγουμένως εκταμιευτεί από το ταμείο. Αυτό περιλαμβάνει τη σύνοψη όλων των εκταμιεύσεων που πραγματοποιήθηκαν και την έκδοση μετρητών στο ταμείο για αυτό το ποσό. Η διαδικασία για μικροχρηματοδοτήσεις περιγράφεται παρακάτω:
Πλήρης φόρμα συμφιλίωσης . Συμπληρώστε μια φόρμα συμφιλίωσης μικρών μετρητών, στην οποία ο μικρός φύλακας μετρητών παραθέτει τα υπόλοιπα μετρητά στο χέρι, κουπόνια που έχουν εκδοθεί και τυχόν υπέρβαση ή ανήλικους. Οι πληροφορίες κουπονιού ενδέχεται να προέρχονται από το μικρό βιβλίο μετρητών. Ένα υπεύθυνο λογιστικού προσωπικού εξετάζει και εγκρίνει τη φόρμα και στέλνει ένα αντίγραφο στο πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών, μαζί με όλα τα κουπόνια που αναφέρονται στη φόρμα. Ο μικρός φύλακας μετρητών διατηρεί ένα αντίγραφο.
Λάβετε μετρητά . Το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών δημιουργεί μια επιταγή προς τον ταμία στο ποσό που απαιτείται για τη χρηματοδότηση μικρών μετρητών στο καθορισμένο όριό του. Ο ταμίας καταθέτει την επιταγή και μετατρέπει τα χρήματα σε μετρητά. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί αποστέλλουν το μικρό έντυπο ταμείου συμφιλίωσης στον γενικό λογιστή.
Προσθέστε μετρητά στο μικρό ταμείο . Ο ταμίας δίνει τα μετρητά στον μικροκατασκευαστή μετρητών, ο οποίος τα συμπεριλαμβάνει στο ταμείο μικρών μετρητών. Εάν υπάρχει ένα μικρό βιβλίο μετρητών, ο θεματοφύλακας εισάγει το ποσό των μετρητών που λήφθηκαν στο βιβλίο και ενημερώνει το τρέχον συνολικό ποσό των μετρητών.
Εγγραφή κουπονιών σε γενικό καθολικό . Ο λογιστής γενικής λογιστικής καταγράφει τα ποσά του κουπονιού που αναφέρονται στη φόρμα συμφιλίωσης μετρητών ως έξοδα στο γενικό καθολικό και στη συνέχεια αρχειοθετεί τη φόρμα και τα συνημμένα κουπόνια.
Εκταμίευση μικρών μετρητών
Η διαδικασία εκταμίευσης μικρών μετρητών έχει σχεδιαστεί για να παρέχει επαρκή τεκμηρίωση για κάθε δαπάνη, καθώς και απόδειξη ότι τα χρήματα είχαν πράγματι εκταμιευθεί. Η διαδικασία εκταμίευσης μικρών μετρητών περιγράφεται παρακάτω:
Αιτήματα εκταμίευσης οθόνης . Εκταμίευση χρημάτων μόνο για μικρές επιχειρηματικές δαπάνες.
Ξεκλειδώστε μικρά μετρητά . Εάν ένα αίτημα εκταμίευσης εμπίπτει στις οδηγίες εκταμίευσης μικρών μετρητών, ξεκλειδώστε το δοχείο στο οποίο αποθηκεύονται τα μικρά μετρητά. Για λόγους ασφαλείας, το μικρό ταμείο θα πρέπει να κλειδώνεται ανά πάσα στιγμή όταν δεν χρησιμοποιείται.
Πλήρες κουπόνι . Το άτομο που αποζημιώνεται συμπληρώνει ένα κουπόνι αποζημίωσης. Αυτό το κουπόνι πρέπει να περιέχει το ποσό που έχει εκταμιευτεί, τον τύπο της δαπάνης, την ημερομηνία και το άτομο στο οποίο καταβλήθηκαν τα μικρά μετρητά. Εάν υπάρχει απόδειξη για την οποία επιστρέφεται το άτομο, συρράψτε τη στο κουπόνι. Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο για την παρακολούθηση των τύπων δαπανών που πραγματοποιούνται, οι οποίες μπορούν στη συνέχεια να χρεωθούν σε διάφορους λογαριασμούς εξόδων.
Εκταμίευση μετρητών . Μετρήστε τα μετρητά που εκταμιεύθηκαν και ζητήστε από τον παραλήπτη να το μετρήσει επίσης, για να επαληθεύσετε το ποσό που πληρώνεται. Ο παραλήπτης μετρητών πρέπει στη συνέχεια να υπογράψει το κουπόνι. Αυτό παρέχει απόδειξη ότι ο θεματοφύλακας δεν συμπλήρωσε το κουπόνι και απλώς τσέπησε το αντίστοιχο ποσό μετρητών. Αποθηκεύστε όλα τα συμπληρωμένα κουπόνια στη μικροκαταθήκη
Ενημερώστε το μικρό βιβλίο μετρητών (προαιρετικό) . Κάθε φορά που συμπληρώνεται ένα κουπόνι, ο θεματοφύλακας πρέπει να ενημερώνει αμέσως το μικρό βιβλίο μετρητών προσθέτοντας το ποσό, τον τύπο και την ημερομηνία των δαπανών και ενημερώνοντας το τρέχον υπόλοιπο μετρητών. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να διατηρηθούν σε ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο.
