Η αναφορά δαπανών είναι μια μορφή που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση των επιχειρηματικών δαπανών. Συχνά ολοκληρώνεται από τους υπαλλήλους για να αναλύσει τις δαπάνες για τις οποίες ζητούν αποζημίωση. Οι αποδείξεις επισυνάπτονται συνήθως στη φόρμα εάν τα σχετικά έξοδα υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο ελάχιστο ποσό. Ο εργοδότης εξετάζει τις υποβολές για ακρίβεια και εγκυρότητα και πληρώνει στους υπαλλήλους τα απαιτούμενα ποσά. Ο εργοδότης μπορεί στη συνέχεια να καταγράψει τα επιστρεφόμενα ποσά ως έξοδα επιχείρησης, τα οποία συνυπολογίζουν το ποσό του λογιστικού κέρδους και του φορολογητέου κέρδους που αναγνωρίζεται.
Οι αναφορές δαπανών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να αναλύσουν τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν έναντι μιας αρχικής προκαταβολής εργαζομένων. Εάν ναι, ο εργοδότης εξακολουθεί να καταγράφει τα υποβαλλόμενα ποσά ως έξοδα επιχείρησης, αλλά δεν υπάρχει αποζημίωση. Αντ 'αυτού, ο εργοδότης αφαιρεί τις δαπάνες από το ποσό της προκαταβολής του εργαζομένου.
Μια αναφορά δαπανών μπορεί να περιλαμβάνει έναν αριθμό πεδίων πληροφοριών για συγκεκριμένες εταιρείες, αλλά συνήθως απαιτεί τουλάχιστον τις ακόλουθες βασικές πληροφορίες:
Ημερομηνία πραγματοποίησης της δαπάνης (αντιστοιχεί στην ημερομηνία της σχετικής απόδειξης)
Η φύση του κόστους (όπως αεροπορικά εισιτήρια, γεύματα ή τέλη στάθμευσης)
Το ποσό της δαπάνης (ταιριάζει με το ποσό της σχετικής απόδειξης)
Ο λογαριασμός στον οποίο πρέπει να χρεωθεί το κόστος
Ένα υποσύνολο για κάθε τύπο δαπανών
Μια αφαίρεση για τυχόν προκαταβολές που καταβλήθηκαν στον υπάλληλο
Το συνολικό συνολικό ποσό της ζητούμενης επιστροφής
Μια φόρμα αναφοράς εξόδων μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια σύνοψη της πολιτικής ταξιδιού και ψυχαγωγίας του εργοδότη, η οποία καθορίζει ποιες δαπάνες δεν θα επιστραφούν από την εταιρεία (όπως δαπάνες ψυχαγωγίας στο δωμάτιο).
Η έννοια της αναφοράς εξόδων μπορεί επίσης να αναφέρεται σε μια λεπτομερή λίστα των εξόδων που πραγματοποιούνται από κάθε τμήμα μιας εταιρείας για μια περίοδο αναφοράς. Αυτές οι πληροφορίες εξετάζονται για να διαπιστωθεί εάν τα πραγματικά έξοδα που προέκυψαν ήταν διαφορετικά από τις προσδοκίες, οπότε η διαχείριση μπορεί να διερευνήσει τους λόγους αυτών των διαφορών.
