Μια δαπάνη είναι μια πληρωμή ή η ανάληψη υποχρέωσης σε αντάλλαγμα για αγαθά ή υπηρεσίες. Η απόδειξη της τεκμηρίωσης που προκαλείται από μια δαπάνη είναι μια απόδειξη πώλησης ή ένα τιμολόγιο. Οι οργανισμοί τείνουν να διατηρούν αυστηρούς ελέγχους στις δαπάνες, για να αποφεύγουν τις ζημίες.
Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες είναι δαπάνες για ένα στοιχείο υψηλής αξίας που πρέπει να καταγράφεται ως μακροπρόθεσμο περιουσιακό στοιχείο. Μια επιχείρηση συνήθως ορίζει ένα όριο κεφαλαιοποίησης (ή όριο κεφαλαίου) για την ταξινόμηση των δαπανών ως κεφαλαιουχικών δαπανών. Καθορίζεται ένα όριο ανώτατου ορίου προκειμένου να αποτρέψει έναν οργανισμό από την αναγνώριση στοιχείων χαμηλού κόστους ως πάγια στοιχεία (που μπορεί να είναι χρονοβόρα)
Μια δαπάνη δεν είναι απαραιτήτως η ίδια με μια δαπάνη, δεδομένου ότι μια δαπάνη αντιπροσωπεύει τη μείωση της αξίας ενός περιουσιακού στοιχείου, ενώ μια δαπάνη δείχνει απλώς την προμήθεια ενός περιουσιακού στοιχείου. Έτσι, μια δαπάνη καλύπτει μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, ενώ μια δαπάνη μπορεί να προκύψει για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Ουσιαστικά, δεν υπάρχει διαφορά μεταξύ των δύο όρων όταν μια δαπάνη ενεργοποιεί αυτόματα την εμφάνιση ενός κόστους. Για παράδειγμα, τα είδη γραφείου συνήθως χρεώνονται στα έξοδα μόλις προμηθεύονται. Αντιστρόφως, η προκαταβολή του ενοικίου είναι δαπάνη, αλλά δεν γίνεται έξοδα έως ότου περάσει η περίοδος στην οποία εφαρμόζεται η πληρωμή ενοικίου.
