Ένα ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο είναι μια χρέωση που δεν έχει πληρωθεί από την ημερομηνία λήξης. Εάν μια επιχείρηση επεκτείνει πίστωση στους πελάτες της, είναι πιθανό να αντιμετωπίσει καταστάσεις στις οποίες πρέπει να συλλέξει ένα οφειλόμενο τιμολόγιο. Υπάρχουν πολλά βήματα για να το κάνετε. Η διαδικασία παραλαβής ξεκινά πραγματικά πριν εκδοθεί τιμολόγιο σε πελάτη. Σκέψου τα ακόλουθα:
- Αναδιαμορφώστε τους όρους πληρωμής. Απαιτήστε πληρωμή όλου ή μέρους του οφειλόμενου ποσού πριν από την παράδοση, συμπίεση των όρων πληρωμής σε λιγότερες ημέρες και / ή δηλώστε ότι θα χρεώσετε καθυστερημένες χρεώσεις. Κάποιος συνδυασμός αυτών των αντικειμένων θα πρέπει να επιταχύνει τη συλλογή μετρητών.
- Πιστωτικός έλεγχος . Πρέπει να έχετε δώσει πίστωση σε έναν πελάτη για να ξεκινήσετε; Κάθε μεσαίο έως μεγάλο αίτημα για εμπορική πίστωση θα πρέπει να ζητήσει τη συμπλήρωση μιας αίτησης πίστωσης, την εξέταση των οικονομικών καταστάσεων του πελάτη και την αναθεώρηση μιας πιστωτικής έκθεσης τρίτου μέρους.
- Σφάλματα αποστολής . Η εταιρεία έχει ιστορικό έκδοσης λανθασμένων ή κατεστραμμένων προϊόντων; Εάν ναι, η προσπάθεια συλλογών θα είναι πολύ πιο δύσκολη. Η διόρθωση αυτών των εσωτερικών προβλημάτων θα εξαλείψει πολλά προβλήματα συλλογής.
- Σφάλματα τιμολόγησης . Έχετε ένα συγκρότημα δοκιμών δεύτερου προσώπου ή μεγάλα τιμολόγια. Διαφορετικά, οι πελάτες είναι πιθανό να αναβάλουν την πληρωμή, ακόμη και αν το σφάλμα δεν περιλαμβάνει την τιμή που αναφέρεται στο τιμολόγιο.
Παρακάτω αναφέρονται μια επιλογή από τις καλύτερες επιλογές για συλλογή μετά την έκδοση τιμολογίων, με αυξανόμενη σειρά σοβαρότητας. Εάν επιθυμείτε να διατηρήσετε μια εγκάρδια σχέση με έναν πελάτη, είναι καλύτερο να περιοριστείτε στα αντικείμενα που βρίσκονται νωρίτερα στη λίστα. Εάν απλά θέλετε να πληρώσετε και δεν περιμένετε ή θέλετε μακροχρόνια σχέση, τότε οι πιο επιθετικές τεχνικές αργότερα στη λίστα μπορεί να είναι αυτές που χρειάζεστε. Αυτοί είναι:
- Επιστολή . Πρόκειται για επιστολή υπενθύμισης (ή φαξ ή email) που αναφέρει το οφειλόμενο ποσό πληρωμής, τον αριθμό τιμολογίου και την ημερομηνία τιμολογίου. Προορίζεται να είναι υπενθύμιση χαμηλού κλειδιού.
- Τηλεφωνική κλήση . Αν ένα γράμμα δεν προκαλεί απάντηση, είναι καιρός να καλέσετε ένα άτομο σε άτομο για να μάθετε γιατί δεν πραγματοποιείται η πληρωμή. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε σε μια ποικιλία τακτικών, ανάλογα με το τι μαθαίνετε.
- Ενημερώστε το προσωπικό πωλήσεων . Το τμήμα πωλήσεών σας ενδέχεται να μπορεί να επεξεργαστεί κανάλια στον πελάτη για να λάβει πληρωμή.
- Κλιμάκωση . Εάν δεν μπορείτε να κάνετε κάποιον στο λογιστικό τμήμα του πελάτη να εγκρίνει την πληρωμή, μπορεί να έχετε καλύτερη τύχη εάν ο CFO ή ο ελεγκτής σας επικοινωνήσει με τον ομόλογό του.
- Ρυθμίστε ένα πρόγραμμα πληρωμών . Εάν ο πελάτης απλώς δεν μπορεί να πληρώσει αυτήν τη στιγμή, ορίστε ένα πρόγραμμα πληρωμών για μια σειρά μελλοντικών πληρωμών, κατά προτίμηση με προσωπική εγγύηση από τον ιδιοκτήτη του πελάτη.
- Αποδεχτείτε την επιστροφή των εμπορευμάτων . Εάν ο πελάτης εξακολουθεί να έχει ό, τι έχετε πουλήσει, τότε κανονίστε να το επιστρέψει.
- Έκδοση επιστολής δικηγόρου . Αυτό είναι ουσιαστικά ένα "nastygram" που εκδίδεται από τον πληρεξούσιό σας, και στην επίσημη επιστολόχαρτο του δικηγόρου, προειδοποιεί για περαιτέρω συνέπειες εάν η πληρωμή δεν πραγματοποιηθεί αμέσως.
- Επιβολή πίστωσης . Μην επιτρέπετε στο τμήμα αποστολής να στείλει άλλες αποστολές στον πελάτη και βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης γνωρίζει για αυτήν την παρακράτηση πίστωσης.
- Αγωγή στο δικαστήριο μικρών αξιώσεων . Είναι πολύ φθηνό να μηνύσετε έναν πελάτη στο δικαστήριο μικρών αξιώσεων, εάν το απλήρωτο ποσό δεν είναι μεγάλο. Ίσως αρκεί να συμπληρώσετε απλώς τη φόρμα καταγγελίας για τις μικρές αξιώσεις και να στείλετε ένα αντίγραφο στον πελάτη, αντί να το υποβάλετε στο δικαστήριο.
- Μηνύστε τον πελάτη . Αυτή είναι μια τελευταία προσπάθεια, και θα είναι παρατεταμένη και δαπανηρή. Δεν έχει επίσης μεγάλη διαφορά εάν κερδίσετε στο γήπεδο εάν ο πελάτης δεν έχει χρήματα. Κατά συνέπεια, προεγκαταστήστε τους πελάτες για να δείτε εάν διαθέτουν επαρκή περιουσιακά στοιχεία πριν εγκρίνουν μια νομική μάχη.
- Υποβάλετε μια εκούσια αίτηση πτώχευσης . Εάν ένας πελάτης δεν πληρώνει ορισμένους από τους προμηθευτές του, μπορείτε να συνεργαστείτε με πολλούς άλλους για να υποβάλετε αίτηση για να ρίξετε τον πελάτη σε χρεοκοπία. Αυτό θα ξεκινήσει μακροχρόνιες διαδικασίες πτώχευσης, αλλά μπορεί να σας επιτρέψει να επιστρέψετε ένα μικρό ποσό του αρχικού εισπρακτέου λογαριασμού.
Τα πρώτα έξι από αυτά τα σημεία είναι σχετικά μέτριες προσπάθειες στις οποίες πιθανότατα θα εμπλακεί οποιαδήποτε εταιρεία με τους μακροπρόθεσμους πελάτες της. Το επίπεδο της μολυσματικότητας αυξάνεται σημαντικά στη συνέχεια, έτσι ώστε τα μετέπειτα αντικείμενα να είναι πραγματικά αποκλειστικά εάν επιθυμείτε να σταματήσετε όλες τις περαιτέρω πωλήσεις με έναν πελάτη.
