Η δημοσιοποίηση είναι η διαδικασία καταγραφής μιας επιχειρηματικής συναλλαγής στα λογιστικά αρχεία. Αυτή η δραστηριότητα ισχύει μόνο για το σύστημα λογιστικής διπλής εισόδου. Τα βήματα που σχετίζονται με τη δημοσιογραφία είναι τα εξής:
Εξετάστε κάθε επιχειρηματική συναλλαγή για να προσδιορίσετε τη φύση της συναλλαγής. Για παράδειγμα, η παραλαβή τιμολογίου προμηθευτή σημαίνει ότι έχει αναληφθεί υποχρέωση. Εναλλακτικά, η απόρριψη παρωχημένου αποθέματος σημαίνει ότι το στοιχείο αποθέματος θα μειωθεί.
Προσδιορίστε ποιοι λογαριασμοί θα επηρεαστούν. Αυτό απαιτεί τον προσδιορισμό των λογαριασμών γενικού καθολικού που θα τροποποιηθούν ως αποτέλεσμα της συναλλαγής. Για παράδειγμα, η καταγραφή ενός τιμολογίου προμηθευτή θα μπορούσε να σημαίνει ότι ο λογαριασμός εξόδων προμηθειών γραφείου θα αυξηθεί, καθώς και ο λογαριασμός πληρωτέου λογαριασμού συμψηφισμού.
Προετοιμάστε μια καταχώρηση ημερολογίου. Αυτό συνεπάγεται όχι μόνο την καταχώριση της συναλλαγής στο λογιστικό σύστημα, αλλά και την τεκμηρίωσή της επαρκώς, ώστε κάποιος που εξετάζει την καταχώρηση αργότερα να καταλάβει γιατί δημιουργήθηκε. Στην ιδανική περίπτωση, η καταχώρηση θα πρέπει να σημειώνει τους λογαριασμούς που επηρεάζονται, τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που έχουν εισαχθεί, έναν αριθμό καταχώρησης ημερολογίου και ένα αφηγηματικό σχόλιο.
Η δημοσιοποίηση μπορεί να οδηγήσει σε εγγραφές στο γενικό καθολικό ή σε επικουρικά καθολικά. Μια εγγραφή γίνεται σε ένα θυγατρικό καθολικό όταν περιλαμβάνει μια συναλλαγή μεγάλου όγκου την οποία η διοίκηση αποφάσισε να συνοψίσει ξεχωριστά από το γενικό καθολικό.
Ως παράδειγμα της διαδικασίας δημοσιογράφησης, η ABC International μόλις υπέγραψε σύμβαση με έναν εργολάβο συντήρησης για να το πληρώσει 1.000 $ το μήνα σε αντάλλαγμα για τις συνήθεις υπηρεσίες προληπτικής συντήρησης. Η φύση της συναλλαγής είναι μια επαναλαμβανόμενη υποχρέωση. Οι επηρεαζόμενοι λογαριασμοί θα είναι χρέωση 1.000 $ στον λογαριασμό εξόδων συντήρησης και πίστωση 1.000 $ στον πληρωτέο λογαριασμό. Αυτή θα είναι μια περιοδική μηνιαία καταχώριση. Η καταχώρηση ημερολογίου δημιουργείται όπως μόλις σημειώθηκε και επισημαίνεται ότι θα επαναληφθεί αυτόματα στις αρχές κάθε επόμενου μήνα.
