Όταν ένας υπάλληλος θέλει να αγοράσει κάτι, η παραδοσιακή προσέγγιση είναι να συμπληρώσει ένα έντυπο αίτησης αγοράς και να το στείλει στο τμήμα αγορών. Το προσωπικό αγορών διερευνά πού μπορεί να αποκτήσει το ζητούμενο αντικείμενο στη χαμηλότερη τιμή και, στη συνέχεια, εκδίδει εντολή αγοράς στον επιλεγμένο πελάτη. Μόλις ο προμηθευτής παραδώσει τα αγαθά και εκδώσει ένα τιμολόγιο, το πληρωτέο προσωπικό των λογαριασμών της εταιρείας πρέπει να ταιριάξει το τιμολόγιο με την εντολή αγοράς και τα αποδεικτικά παραλαβής και στη συνέχεια να εκδώσει μια πληρωμή. Αυτή η διαδικασία είναι εξαιρετικά δυσκίνητη, η οποία μπορεί να αποφευχθεί με τη χρήση ενός ηλεκτρονικού καταλόγου αγορών.
Όταν οι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε έναν ηλεκτρονικό κατάλογο αγορών, μπορούν να δουν μια τυποποιημένη λίστα προϊόντων που έχουν ελεγχθεί και εγκριθεί εκ των προτέρων από το προσωπικό αγορών, και να κάνουν παραγγελίες μέσω του συστήματος. Στη συνέχεια, το σύστημα δημιουργεί μια ηλεκτρονική εντολή αγοράς και την προωθεί στον υποδεικνυόμενο προμηθευτή, μαζί με μια προ-εγκεκριμένη γενική άδεια αγοράς. Μόλις ο προμηθευτής προωθήσει τα ζητούμενα αγαθά στην εταιρεία, το παραλήπτη προσωπικό καλεί την παραγγελία σε σταθμό εργασίας και ελέγχει την παραγγελία. Στη συνέχεια, το σύστημα επισημαίνει το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών για να πληρώσει τον προμηθευτή.
Χρησιμοποιώντας έναν ηλεκτρονικό κατάλογο αγορών, πραγματοποιούνται τα ακόλουθα οφέλη:
- Έγγραφα . Όλα τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται εσωτερικά για να ζητήσουν, να παραγγείλουν και να πληρώσουν για αγορές καταργούνται.
- Συγκεντρωμένες αγορές . Οι περισσότερες αγορές διοχετεύονται σε μικρό αριθμό προεπιλεγμένων προμηθευτών, πράγμα που σημαίνει ότι η εταιρεία μπορεί να είναι επιλέξιμη για εκπτώσεις όγκου.
Ωστόσο, ενδέχεται να απαιτηθεί ορισμένος προγραμματισμός συστήματος για τη ρύθμιση αγορών μέσω Διαδικτύου και οι γενικές παραγγελίες αγοράς πρέπει να ρυθμιστούν εκ των προτέρων, γεγονός που το καθιστά μια λιγότερο οικονομική λύση για τις μικρότερες εταιρείες. Επίσης, λειτουργεί καλύτερα για παρεπόμενες αγορές, παρά για την απόκτηση πρώτων υλών, κάτι που μπορεί να απαιτεί ένα πιο λεπτομερές σύστημα διαχείρισης υλικών.
