Οι έλεγχοι πληρωτέων λογαριασμών χρησιμοποιούνται για τον μετριασμό του κινδύνου απωλειών στη λειτουργία πληρωτέων. Οι έλεγχοι των πληρωτέων συγκεντρώνονται σε τρεις γενικές κατηγορίες, οι οποίες επαληθεύουν την υποχρέωση της επιχείρησης να πληρώνει, εισάγοντας τα στοιχεία των πληρωτέων στο σύστημα υπολογιστών και πληρώνουν προμηθευτές. Τα στοιχεία ελέγχου είναι τα εξής:
Υποχρέωση πληρωμών ελέγχων
Η επαλήθευση της υποχρέωσης πληρωμής μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω ενός από πολλούς πιθανούς ελέγχους. Αυτοί είναι:
Έγκριση τιμολογίου . Το άτομο που είναι σε θέση να εγκρίνει την πληρωμή δηλώνει την έγκρισή του για τιμολόγιο προμηθευτή. Ωστόσο, αυτός είναι στην πραγματικότητα ένας σχετικά αδύναμος έλεγχος εάν ο υπεύθυνος έγκρισης βλέπει μόνο το τιμολόγιο του προμηθευτή, καθώς δεν υπάρχει τρόπος να διαπιστωθεί εάν τα αγαθά ή οι υπηρεσίες παραλήφθηκαν ή αν οι τιμές που χρεώθηκαν ήταν αυτές που αρχικά συμφώνησε η εταιρεία. Ο υπεύθυνος έγκρισης μπορεί επίσης να θέλει να μάθει ποιος λογαριασμός γενικού καθολικού θα χρεωθεί. Κατά συνέπεια, είναι προτιμότερο το προσωπικό πληρωτέων να συναρμολογήσει πρώτα το τιμολόγιο προμηθευτή, να εγκρίνει την παραγγελία αγοράς και να λάβει τεκμηρίωση σε ένα πακέτο και, στη συνέχεια, να σφραγίσει το τιμολόγιο με ένα μπλοκ υπογραφής που περιλαμβάνει τον αριθμό λογαριασμού που θα χρεωθεί και, στη συνέχεια, να τον εγκρίνει αναθεωρήστε το. Αυτή η προσέγγιση δίνει στους αναθεωρητές ένα πολύ πλήρες σύνολο πληροφοριών για να συνεργαστούν.
Έγκριση παραγγελίας αγοράς . Το τμήμα αγορών εκδίδει μια εντολή αγοράς για κάθε αγορά που πραγματοποιείται. Με αυτόν τον τρόπο, το προσωπικό αγορών εγκρίνει, κατ 'ουσίαν, όλες τις δαπάνες προτού πραγματοποιηθούν, κάτι που μπορεί να αποτρέψει την πραγματοποίηση ορισμένων δαπανών. Δεδομένου ότι αυτός ο έλεγχος συνεπάγεται σημαντική εργασία από το προσωπικό αγορών, πιθανότατα θα ζητήσουν από τους υπαλλήλους να ζητήσουν αντικείμενα σε μια επίσημη φόρμα αίτησης αγοράς.
Ολοκληρώστε έναν τριπλό αγώνα . Το προσωπικό των πληρωτέων αντιστοιχεί στο τιμολόγιο του προμηθευτή με τη σχετική εντολή αγοράς και απόδειξη απόδειξης πριν εγκρίνει την πληρωμή. Αυτή η προσέγγιση αντικαθιστά την ανάγκη για μεμονωμένη έγκριση τιμολογίου, καθώς η έγκριση βασίζεται στην εντολή αγοράς. Είναι επίσης καλύτερο από την έγκριση μόνο με βάση την εντολή αγοράς, καθώς επαληθεύει επίσης την παραλαβή των αγαθών. Ωστόσο, είναι επίσης οδυνηρά αργή και μπορεί να καταρρεύσει εάν λείπουν έγγραφα.
Μη αυτόματη διπλή αναζήτηση πληρωμής. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα πληρωμών πραγματοποιεί μια αυτόματη αναζήτηση για διπλούς αριθμούς τιμολογίου. Αυτή είναι μια πολύ πιο δύσκολη προσπάθεια σε ένα εντελώς χειροκίνητο λογιστικό σύστημα. Σε αυτήν την περίπτωση, ο υπάλληλος πληρωτέων μπορεί να πραγματοποιήσει αναζήτηση μέσω του αρχείου προμηθευτή και του μη εξοφλημένου τιμολογίου για να διαπιστώσει εάν έχει ήδη πληρωθεί ένα τιμολόγιο που έχει λάβει από έναν προμηθευτή. Σε πολλές περιπτώσεις, ο όγκος των εισερχόμενων τιμολογίων προμηθευτών το καθιστά τόσο δύσκολο που το πληρωτέο προσωπικό εγκαταλείπει κάθε προσπάθεια αναγνώρισης διπλών τιμολογίων και απλώς αποδέχεται ότι θα πληρώνει περιστασιακά για τέτοια είδη.
Στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να διασφαλιστεί ότι όλα τα τιμολόγια προμηθευτή έχουν εγγραφεί στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών, αν και αυτοί οι έλεγχοι έχουν διαφορετικούς βαθμούς επιτυχίας. Τα στοιχεία ελέγχου είναι:
Εγγραφή μετά την έγκριση . Αυτός ο έλεγχος αναγκάζει το πληρωτέο προσωπικό των λογαριασμών να επαληθεύει την έγκριση κάθε τιμολογίου προτού το εισάγει στο σύστημα.
Εγγραφή πριν από την έγκριση . Αυτός ο έλεγχος δίνει μεγαλύτερη προτεραιότητα στην πληρωμή προμηθευτών από ό, τι στην απόκτηση εξουσιοδοτήσεων πληρωμής, καθώς κάθε τιμολόγιο που λαμβάνεται καταγράφεται στο σύστημα πληρωτέων ταυτόχρονα. Αυτός ο έλεγχος λειτουργεί καλύτερα όταν οι παραγγελίες αγοράς έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί για την εξουσιοδότηση μιας αγοράς.
Υιοθετήστε μια οδηγία αρίθμησης τιμολογίου . Ίσως το μεγαλύτερο πρόβλημα στον τομέα της καταχώρησης δεδομένων των πληρωτέων είναι οι διπλές πληρωμές. Αυτό δεν φαίνεται να αποτελεί πρόβλημα, καθώς οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν λογιστικό λογισμικό που εντοπίζει αυτόματα διπλά τιμολόγια και αποτρέπει τις διπλές πληρωμές. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχει ασυνέπεια στον τρόπο καταγραφής των αριθμών τιμολογίου. Για παράδειγμα, καταγράφετε τον αριθμό τιμολογίου 0000078234 με τα κορυφαία μηδενικά ή χωρίς αυτά; Εάν το ίδιο τιμολόγιο παρουσιάζεται στο προσωπικό πληρωτέων δύο φορές και καταγράφεται ως 0000078234 μία φορά και 78234 την επόμενη φορά, το σύστημα δεν θα τα επισημαίνει ως διπλά τιμολόγια. Το ίδιο πρόβλημα προκύπτει με παύλες σε έναν αριθμό τιμολογίου. ένας αριθμός τιμολογίου 1234-999 θα μπορούσε να καταγραφεί ως 1234-999 ή 1234999.
Αντιστοίχιση στον προϋπολογισμό στις οικονομικές καταστάσεις . Εάν ένα τιμολόγιο προμηθευτή χρεώθηκε εσφαλμένα σε λάθος τμήμα, είναι πιθανό ένας διευθυντής τμήματος που μελετά τις οικονομικές καταστάσεις να εντοπίσει μια διαφορά μεταξύ του ποσού που χρεώθηκε και του προϋπολογισμού, και έτσι θα έθετε το ζήτημα στην προσοχή του λογιστηρίου.
Έλεγχοι πληρωμών
Το μεγαλύτερο μέρος των στοιχείων ελέγχου που αναφέρονται παρακάτω αφορούν την πληρωμή μέσω επιταγής, καθώς αυτή εξακολουθεί να είναι η κυρίαρχη μέθοδος πληρωμής. Τα στοιχεία ελέγχου είναι:
Εκτύπωση και υπογραφή διαχωριστικού ελέγχου . Ένα άτομο πρέπει να προετοιμάσει επιταγές και ένα άλλο άτομο θα πρέπει να τα υπογράψει. Με αυτόν τον τρόπο, υπάρχει διασταύρωση για την έκδοση μετρητών.
Αποθηκεύστε όλους τους ελέγχους σε κλειδωμένη τοποθεσία . Το μη χρησιμοποιημένο απόθεμα ελέγχου πρέπει πάντα να αποθηκεύεται σε κλειδωμένη θέση. Διαφορετικά, οι επιταγές μπορούν να κλαπούν και να γεμίσουν δόλια και να εξαργυρωθούν. Αυτό σημαίνει ότι τυχόν πινακίδες ή γραμματόσημα πρέπει επίσης να αποθηκεύονται σε κλειδωμένη θέση.
Παρακολουθήστε την ακολουθία των αριθμών ελέγχου που χρησιμοποιήθηκαν . Διατηρήστε ένα αρχείο καταγραφής στο οποίο αναφέρονται το εύρος των αριθμών ελέγχου που χρησιμοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια μιας επιταγής. Αυτό είναι χρήσιμο για να προσδιοριστεί εάν ενδέχεται να λείπουν τυχόν έλεγχοι στον χώρο αποθήκευσης Αυτό το αρχείο καταγραφής δεν πρέπει να διατηρείται με τους αποθηκευμένους ελέγχους, καθώς κάποιος θα μπορούσε να κλέψει το αρχείο καταγραφής ταυτόχρονα.
Απαιτείται μη αυτόματη υπογραφή ελέγχου . Μια εταιρεία μπορεί να απαιτήσει την υπογραφή όλων των επιταγών. Αυτό είναι στην πραγματικότητα ένας σχετικά αδύναμος έλεγχος, καθώς λίγοι υπογράφοντες επιταγές διερευνούν γιατί εκδίδονται επιταγές και σπάνια αμφισβητούν τα καταβληθέντα ποσά. Εάν μια εταιρεία επιλέξει να χρησιμοποιήσει μια πινακίδα υπογραφής ή μια σφραγίδα, τότε είναι πολύ πιο σημαντικό να υπάρχει ένα ισχυρό σύστημα παραγγελιών αγοράς. το αγοραστικό προσωπικό γίνεται de facto έγκριση τιμολογίων εκδίδοντας εντολές αγοράς νωρίτερα κατά τη ροή της διαδικασίας πληρωτέων.
Απαιτείται ένας πρόσθετος υπογράφων ελέγχου . Εάν το ποσό μιας επιταγής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό, απαιτήστε έναν δεύτερο υπογράφων επιταγής. Αυτός ο έλεγχος υποτίθεται ότι δίνει σε πολλούς ανθρώπους ανώτερου επιπέδου την ευκαιρία να σταματήσουν να πραγματοποιούν πληρωμές. Στην πραγματικότητα, είναι πιο πιθανό να εισαχθεί ένα ακόμη βήμα στη διαδικασία πληρωμής χωρίς να ενισχυθεί πραγματικά το περιβάλλον ελέγχου.
