Το Kaizen είναι η πρακτική της συνεχούς βελτίωσης των διαδικασιών και της μείωσης του κόστους. Η ιδέα τείνει να αποφέρει σταδιακές βελτιώσεις για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτή η ιδέα μπορεί να εφαρμοστεί στον προϋπολογισμό ενσωματώνοντας τις αναμενόμενες μειώσεις κόστους στα προγραμματισμένα αποτελέσματα μιας επιχείρησης. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μείωση του κόστους κάτω από τα τρέχοντα επίπεδα σε συνεχή βάση.
Ο προϋπολογισμός της Kaizen απαιτεί μεγάλο σχεδιασμό από τη διοίκηση, καθώς πρέπει να δεσμεύσουν επαρκή χρόνο και πόρους για την εξέταση όλων των πτυχών της επιχείρησης, να εντοπίσουν πιθανά έργα βελτίωσης και να διασφαλίσουν ότι αυτά τα έργα ολοκληρώθηκαν με επιτυχία. Επίσης, το κόστος αυτών των έργων βελτίωσης πρέπει να ληφθεί υπόψη στον προϋπολογισμό, μαζί με την αναμενόμενη εξοικονόμηση kaizen.
Το ποσό της μείωσης του κόστους λόγω των δραστηριοτήτων kaizen μπορεί να εγγραφεί βάσει συγκεκριμένων προγραμματισμένων έργων βελτίωσης. Ωστόσο, η περίοδος του προϋπολογισμού πιθανότατα καλύπτει ένα έτος και τα έργα βελτίωσης μπορεί να καλύπτουν πολύ μικρότερες χρονικές περιόδους, επομένως είναι δύσκολο να συνδεθούν συγκεκριμένες βελτιώσεις με ολόκληρη την περίοδο του προϋπολογισμού. Μια εναλλακτική λύση είναι να εισαγάγετε το ιστορικό ποσοστό μειώσεων κόστους στον προϋπολογισμό και να βασιστείτε στις τρέχουσες δραστηριότητες kaizen ώστε να αντιστοιχούν περίπου στο ποσό μείωσης του προϋπολογισμού.
Η συμπερίληψη των μειώσεων κόστους kaizen στον προϋπολογισμό είναι χρήσιμη για την αξιολόγηση της απόδοσης των διαχειριστών, αντιστοιχίζοντας τις προσδοκίες του προϋπολογισμού με τις πραγματικές μειώσεις κόστους που δημιουργούν με την πάροδο του χρόνου. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξέταση των προσφορών, καθώς και για πληρωμές μπόνους.
Υπάρχουν δύο βασικά προβλήματα με τη χρήση του προϋπολογισμού kaizen, τα οποία είναι:
Μπορεί να είναι ευκολότερο να επιτευχθούν μειώσεις κόστους κατά τα πρώτα χρόνια, όταν μπορούν να εντοπιστούν "χαμηλά κρεμαστά φρούτα". Αφού επιτευχθούν αυτές οι αρχικές μειώσεις κόστους, το ποσοστό των μειώσεων κόστους που προκαλείται από το kaizen ενδέχεται να μειωθεί, γεγονός που ασκεί αυξημένη πίεση στους διαχειριστές να εκτελέσουν.
Εάν δεν μπορούν να επιτευχθούν μειώσεις κόστους που σχετίζονται με την kaizen, τα προϋπολογισμένα κέρδη και οι ταμειακές ροές μπορεί να μην είναι καν εφικτές από απόσταση, με αποτέλεσμα σημαντικές δυσμενείς αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό.
