Πολλές εταιρείες περνούν τη διαδικασία προϋπολογισμού κάθε χρόνο απλώς και μόνο επειδή το έκαναν το προηγούμενο έτος, αλλά δεν ξέρουν γιατί συνεχίζουν να δημιουργούν νέους προϋπολογισμούς. Ποιοι είναι οι στόχοι του προϋπολογισμού; Αυτοί είναι:
Παρέχετε δομή . Ένας προϋπολογισμός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για την παροχή καθοδήγησης από την εταιρεία σχετικά με την κατεύθυνση προς την οποία υποτίθεται ότι πηγαίνει. Έτσι, αποτελεί τη βάση για τον προγραμματισμό του τι θα κάνει στη συνέχεια. Ένας διευθύνων σύμβουλος θα ήταν καλό να επιβάλει έναν προϋπολογισμό σε μια εταιρεία που δεν έχει καλή αίσθηση κατεύθυνσης. Φυσικά, ένας προϋπολογισμός δεν θα προσφέρει μεγάλη δομή εάν ο Διευθύνων Σύμβουλος καταθέσει αμέσως τον προϋπολογισμό και δεν τον επανεξετάσει ξανά μέχρι τον επόμενο χρόνο. Ένας προϋπολογισμός παρέχει μια σημαντική δομή μόνο όταν η διοίκηση αναφέρεται σε αυτόν συνεχώς και κρίνει την απόδοση των εργαζομένων με βάση τις προσδοκίες που περιγράφονται σε αυτόν.
Προβλέψτε ταμειακές ροές . Ο προϋπολογισμός είναι εξαιρετικά χρήσιμος σε εταιρείες που αναπτύσσονται ραγδαία, που έχουν εποχιακές πωλήσεις ή που έχουν παράτυπες πωλήσεις. Αυτές οι εταιρείες δυσκολεύονται να εκτιμήσουν πόσα μετρητά είναι πιθανό να έχουν βραχυπρόθεσμα, γεγονός που οδηγεί σε περιοδικές κρίσεις που σχετίζονται με τα μετρητά. Ένας προϋπολογισμός είναι χρήσιμος για την πρόβλεψη των ταμειακών ροών, αλλά αποδίδει όλο και πιο αναξιόπιστα αποτελέσματα περαιτέρω στο μέλλον. Επομένως, η παροχή μιας άποψης ταμειακών ροών είναι μόνο ένας λογικός στόχος προϋπολογισμού εάν καλύπτει τους επόμενους μήνες του προϋπολογισμού.
Κατανομή πόρων . Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν τη διαδικασία προϋπολογισμού ως εργαλείο για να αποφασίσουν πού θα διαθέσουν κεφάλαια σε διάφορες δραστηριότητες, όπως αγορές παγίων στοιχείων. Αν και ένας έγκυρος στόχος, θα πρέπει να συνδυαστεί με ανάλυση περιορισμού χωρητικότητας (που είναι περισσότερο μια λειτουργία βιομηχανικής μηχανικής παρά μια χρηματοοικονομική συνάρτηση) για να προσδιοριστεί πού πρέπει πραγματικά να διατεθούν πόροι.
Μοντέλα σεναρίων . Εάν μια εταιρεία βρίσκεται αντιμέτωπη με μια σειρά πιθανών διαδρομών που μπορεί να ταξιδέψει, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνολο προϋπολογισμών, καθένας με βάση διαφορετικά σενάρια, για να εκτιμήσετε τα οικονομικά αποτελέσματα κάθε στρατηγικής κατεύθυνσης. Αν και χρήσιμος, αυτός ο στόχος μπορεί να οδηγήσει σε εξαιρετικά απίθανα αποτελέσματα εάν η διοίκηση αφήσει τον εαυτό της να γίνει υπερβολικά αισιόδοξη για την εισαγωγή παραδοχών στο μοντέλο του προϋπολογισμού.
Μετρήστε την απόδοση . Ένας κοινός στόχος για τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού είναι να χρησιμοποιηθεί ως βάση για την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων, μέσω της χρήσης διακυμάνσεων από τον προϋπολογισμό. Αυτός είναι ένας προδοτικός στόχος, καθώς οι εργαζόμενοι προσπαθούν να τροποποιήσουν τον προϋπολογισμό για να καταστήσουν τους προσωπικούς τους στόχους ευκολότερους να επιτευχθούν (γνωστός ως δημοσιονομικός περιορισμός).
Αντίθετα, ο προϋπολογισμός μπορεί να μην είναι πολύ χρήσιμος για μια καθιερωμένη επιχείρηση που έχει σταθερό ιστορικό απόδοσης. Σε αυτήν την περίπτωση, μια καλύτερη προσέγγιση μπορεί να είναι η διαχείριση του οργανισμού από μια κυλιόμενη πρόβλεψη που ενημερώνεται τακτικά. Κάτι τέτοιο μειώνει το έργο που σχετίζεται με οικονομικές προβλέψεις και επιτρέπει επίσης στην επιχείρηση να μετατοπίσει την επιχειρησιακή της εστίαση σε σύντομο χρονικό διάστημα.
