Γενικοί έλεγχοι μισθοδοσίας
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια επιλογή από τα ακόλουθα στοιχεία ελέγχου για σχεδόν όλα τα συστήματα μισθοδοσίας, ανεξάρτητα από το πώς συγκεντρώνονται οι πληροφορίες χρονομέτρησης ή πώς πληρώνονται οι εργαζόμενοι:
Έλεγχος . Έχουν είτε εσωτερικούς ελεγκτές είτε εξωτερικούς ελεγκτές να διενεργούν περιοδικό έλεγχο της λειτουργίας μισθοδοσίας για να επαληθεύσουν εάν οι πληρωμές μισθοδοσίας υπολογίζονται σωστά, οι εργαζόμενοι που πληρώνονται εξακολουθούν να εργάζονται για την εταιρεία, οι εγγραφές χρόνου συσσωρεύονται σωστά και ούτω καθεξής.
Αλλαγή εξουσιοδοτήσεων . Επιτρέπεται η αλλαγή της οικογενειακής κατάστασης ενός υπαλλήλου, των παρακρατήσεων ή των παρακρατήσεων εάν ο υπάλληλος έχει υποβάλει γραπτή και υπογεγραμμένη αίτηση για την εταιρεία. Διαφορετικά, δεν υπάρχει απόδειξη ότι ο υπάλληλος ήθελε να γίνει μια αλλαγή. Ο ίδιος έλεγχος ισχύει για τυχόν αλλαγές στο ποσοστό πληρωμής που ζητούνται από έναν διαχειριστή.
Αλλαγή καταγραφής παρακολούθησης . Εάν επεξεργάζεστε εσωτερικά τη μισθοδοσία με μια ηλεκτρονική μονάδα μισθοδοσίας, ενεργοποιήστε το αρχείο καταγραφής παρακολούθησης αλλαγών και βεβαιωθείτε ότι η πρόσβαση σε αυτό είναι διαθέσιμη μόνο μέσω διεπαφής που προστατεύεται από κωδικό πρόσβασης. Αυτό το αρχείο καταγραφής θα παρακολουθεί όλες τις αλλαγές που έγιναν στο σύστημα μισθοδοσίας, το οποίο είναι πολύ χρήσιμο για την παρακολούθηση λανθασμένων ή ψευδών καταχωρίσεων.
Αναφορές ελέγχου σφαλμάτων . Ορισμένοι τύποι σφαλμάτων μισθοδοσίας μπορούν να εντοπιστούν εκτελώντας αναφορές που δείχνουν μόνο στοιχεία που δεν εμπίπτουν στην κανονική κατανομή των αποτελεσμάτων μισθοδοσίας. Αυτά ενδέχεται να μην δείχνουν όλα συγκεκριμένα σφάλματα, αλλά η πιθανότητα υποκείμενων σφαλμάτων είναι μεγαλύτερη για τα στοιχεία που αναφέρονται. Ο διαχειριστής μισθοδοσίας ή ένα τρίτο μέρος που δεν συμμετέχει σε δραστηριότητες μισθοδοσίας θα πρέπει να εκτελεί και να ελέγχει αυτές τις αναφορές.
Γραμμές τάσης δαπανών . Αναζητήστε διακυμάνσεις στα έξοδα που σχετίζονται με τη μισθοδοσία στις οικονομικές καταστάσεις και, στη συνέχεια, διερευνήστε τους λόγους για τις διακυμάνσεις.
Έκδοση αναφοράς πληρωμής σε επόπτες . Στείλτε μια λίστα πληρωμών σε υπαλλήλους σε κάθε επόπτη τμήματος, με αίτημα να τον ελέγξετε για σωστά ποσά πληρωμής και άγνωστα ονόματα. Μπορούν να εντοπίσουν πληρωμές που γίνονται σε υπαλλήλους που δεν εργάζονται πλέον για την εταιρεία.
Περιορίστε την πρόσβαση σε εγγραφές . Κλειδώστε τα αρχεία των υπαλλήλων και τα αρχεία μισθοδοσίας ανά πάσα στιγμή όταν δεν χρησιμοποιούνται, για να αποτρέψετε τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Χρησιμοποιήστε προστασία με κωδικό πρόσβασης εάν αυτές οι εγγραφές αποθηκεύονται on-line. Αυτή η προφύλαξη δεν είναι μόνο να αποτρέψει την πρόσβαση κάποιου στα αρχεία ενός άλλου υπαλλήλου, αλλά και να αποτρέψει τις μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές στα αρχεία (όπως ένα ποσοστό πληρωμής).
Διαχωρισμός καθηκόντων . Ζητήστε από ένα άτομο να προετοιμάσει τη μισθοδοσία, ένα άλλο να το εξουσιοδοτήσει και ένα άλλο να δημιουργήσει πληρωμές, μειώνοντας έτσι τον κίνδυνο απάτης, εκτός εάν πολλοί άνθρωποι συνεργάστηκαν. Σε μικρότερες εταιρείες όπου δεν υπάρχει αρκετό προσωπικό για σωστό διαχωρισμό των καθηκόντων, τουλάχιστον επιμένουν να ζητήσουν από κάποιον να επανεξετάσει και να εγκρίνει τη μισθοδοσία πριν από την αποστολή πληρωμών στους υπαλλήλους.
Στοιχεία ελέγχου υπολογισμού μισθοδοσίας
Η ακόλουθη λίστα πιθανών ελέγχων αντιμετωπίζει ζητήματα όπως λείπουν φύλλα χρόνου, εσφαλμένο χρόνο εργασίας και εσφαλμένους υπολογισμούς αμοιβών. Αυτοί είναι:
Αυτοματοποιημένα συστήματα χρονομέτρησης . Ανάλογα με τις περιστάσεις, σκεφτείτε να εγκαταστήσετε ένα μηχανογραφημένο χρονόμετρο. Αυτά τα ρολόγια έχουν έναν αριθμό ενσωματωμένων χειριστηρίων, όπως μόνο που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να κάνουν ρολόι μέσα ή έξω για τις καθορισμένες βάρδιες τους, να μην επιτρέπουν υπερωρίες χωρίς εποπτική παράκαμψη και (για βιομετρικά ρολόγια) εξαλείφοντας τον κίνδυνο διάτρησης φίλων. Επίσης, θα πρέπει να στείλετε τυχόν αναφορές εξαίρεσης που δημιουργούνται από αυτά τα ρολόγια σε επόπτες για έλεγχο.
Επαλήθευση υπολογισμού . Εάν υπολογίζετε με μη αυτόματο τρόπο τη μισθοδοσία, ζητήστε από ένα δεύτερο άτομο να επαληθεύσει όλους τους υπολογισμούς, συμπεριλαμβανομένων των ωρών εργασίας, των μισθών που χρησιμοποιήθηκαν, των εκπτώσεων φόρου και των παρακρατήσεων Ένα δεύτερο άτομο είναι πιο πιθανό να πραγματοποιήσει προσεκτική εξέταση από το άτομο που προήλθε από τους υπολογισμούς.
Επαλήθευση ωρών εργασίας . Πάντα να έχετε έναν επόπτη να εγκρίνει ώρες εργασίας από τους υπαλλήλους, για να αποτρέψετε τους υπαλλήλους να χρεώνουν περισσότερο χρόνο από ό, τι πραγματικά εργάστηκαν.
Ταιριάξτε το μητρώο μισθοδοσίας με τα δικαιολογητικά . Το μητρώο μισθοδοσίας δείχνει τους ακαθάριστους μισθούς, τις μειώσεις και την καθαρή αμοιβή, και έτσι είναι ένα καλό συνοπτικό έγγραφο από το οποίο μπορείτε να εντοπίσετε τα δικαιολογητικά για επαλήθευση.
Ταιριάξτε τις κάρτες χρόνου με τη λίστα υπαλλήλων . Υπάρχει σημαντικός κίνδυνος ότι ένας υπάλληλος δεν θα γυρίσει εγκαίρως σε ένα φύλλο εργασίας και έτσι δεν θα πληρωθεί. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, εκτυπώστε μια λίστα ενεργών υπαλλήλων στην αρχή της διαδικασίας μισθοδοσίας και ελέγξτε τα ονόματα στη λίστα όταν λάβετε τα φύλλα χρόνου τους.
Επαλήθευση υπερωριών . Ακόμα κι αν δεν απαιτείται από τους επόπτες να εγκρίνουν τις ώρες εργασίας των υπαλλήλων, τουλάχιστον οι επόπτες να εγκρίνουν τις ώρες υπερωρίας. Υπάρχει ένα ασφάλιστρο αμοιβής που σχετίζεται με αυτές τις ώρες, επομένως το κόστος για την εταιρεία είναι υψηλότερο, όπως και ο πειρασμός για τους υπαλλήλους να τις διεκδικήσουν.
Έγκριση αλλαγής πληρωμής . Εξετάστε το ενδεχόμενο να απαιτήσετε όχι μόνο μία υπογραφή έγκρισης για αλλαγή μισθού υπαλλήλου, αλλά δύο υπογραφές - μία από τον επόπτη του υπαλλήλου και άλλη από το επόμενο υψηλότερο επίπεδο εποπτείας. Κάτι τέτοιο μειώνει τον κίνδυνο συμπαιγνίας κατά την αλλαγή των ποσοστών αμοιβής.
Επιταγή ελέγχου πληρωμής
Όταν πληρώνετε υπαλλήλους με επιταγές, απαιτούνται αρκετοί έλεγχοι για τον μετριασμό των κινδύνων απάτης και διαφόρων λαθών. Τα βασικά στοιχεία ελέγχου είναι:
Ενημέρωση εξουσιοδότησης υπογραφής. Όταν οι υπογράφοντες επιταγών αποχωρούν από την εταιρεία, αφαιρέστε τους από την εγκεκριμένη λίστα υπογραφών επιταγών και προωθήστε αυτές τις πληροφορίες στην τράπεζα. Διαφορετικά, θα μπορούσαν ακόμα να υπογράψουν ελέγχους της εταιρείας.
Έλεγχοι χεριών στους υπαλλήλους . Όπου είναι δυνατόν, οι έλεγχοι χεριών απευθείας στους υπαλλήλους. Με αυτόν τον τρόπο αποτρέπεται ένας τύπος απάτης όπου ένας υπάλληλος μισθοδοσίας δημιουργεί μια επιταγή για έναν υπάλληλο-φάντασμα και τσεπώνει την επιταγή. Εάν αυτό είναι πολύ αναποτελεσματικό στοιχείο ελέγχου, εξετάστε το ενδεχόμενο διανομής επιταγών χειροκίνητα σε περιστασιακή βάση.
Κλειδώστε τους μη κατανεμημένους μισθούς . Εάν εκδίδετε πληρωμές απευθείας σε υπαλλήλους και κάποιος δεν είναι παρών, κλειδώστε την επιταγή του σε ασφαλή τοποθεσία. Μια τέτοια επιταγή θα μπορούσε διαφορετικά να κλαπεί και να εξαργυρωθεί.
Διευθύνσεις αντιστοίχισης . Εάν η εταιρεία στέλνει επιταγές στους υπαλλήλους της, αντιστοιχίστε τις διευθύνσεις των επιταγών με τις διευθύνσεις υπαλλήλων. Εάν περισσότεροι από ένας έλεγχοι πηγαίνουν στην ίδια διεύθυνση, αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι ένας υπάλληλος μισθοδοσίας δρομολογεί παράνομες πληρωμές για ψεύτικους υπαλλήλους στη διεύθυνσή του.
Λογαριασμός ελέγχου μισθοδοσίας . Πρέπει να πληρώσετε υπαλλήλους από ξεχωριστό λογαριασμό επιταγής και να χρηματοδοτήσετε αυτόν τον λογαριασμό μόνο στο ποσό των επιταγών που καταβλήθηκαν. Κάτι τέτοιο εμποδίζει κάποιον να αυξήσει δόλια το ποσό σε έναν υπάρχοντα μισθό ή να δημιουργήσει ένα εντελώς νέο, καθώς τα χρήματα στον λογαριασμό δεν θα επαρκούν για την πληρωμή της αλλαγής επιταγής.
Μπορεί να διαπιστώσετε ότι πολλά στοιχεία ελέγχου αλληλοϋποστηρίζονται, έτσι ώστε να υπάρχουν αλληλεπικαλυπτόμενα αποτελέσματα που προκύπτουν από πολλαπλούς ελέγχους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ενδέχεται να είστε σε θέση να εξαλείψετε με ασφάλεια μερικούς ελέγχους, γνωρίζοντας ότι άλλα στοιχεία ελέγχου θα μετριάσουν τον κίνδυνο απώλειας.
