Η έννοια διπλής όψης δηλώνει ότι κάθε επιχειρηματική συναλλαγή απαιτεί εγγραφή σε δύο διαφορετικούς λογαριασμούς. Αυτή η ιδέα είναι η βάση της λογιστικής διπλής καταχώρησης, η οποία απαιτείται από όλα τα λογιστικά πλαίσια για την παραγωγή αξιόπιστων οικονομικών καταστάσεων. Η έννοια προέρχεται από τη λογιστική εξίσωση, η οποία δηλώνει ότι:
Περιουσιακά στοιχεία = Υποχρεώσεις + Ίδια Κεφάλαια
Η λογιστική εξίσωση γίνεται ορατή στον ισολογισμό, όπου το συνολικό ποσό των περιουσιακών στοιχείων που αναφέρονται πρέπει να ισούται με το σύνολο όλων των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων. Ένα μέρος των περισσότερων επιχειρηματικών συναλλαγών θα έχει κάποιο αντίκτυπο στον ισολογισμό, οπότε τουλάχιστον ένα μέρος κάθε συναλλαγής θα περιλαμβάνει είτε περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις ή ίδια κεφάλαια. Ακολουθούν διάφορα παραδείγματα:
- Έκδοση τιμολογίου σε πελάτη . Ένα μέρος της καταχώρησης αυξάνει τις πωλήσεις, οι οποίες εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, ενώ η αντιστάθμιση στην καταχώριση αυξάνει το εισπρακτέο περιουσιακό στοιχείο του λογαριασμού στον ισολογισμό. Επιπλέον, η αλλαγή εισοδήματος που προκαλείται από την αύξηση των πωλήσεων εμφανίζεται στα κέρδη εις νέον, η οποία αποτελεί μέρος του μετοχικού κεφαλαίου του ισολογισμού.
- Λάβετε τιμολόγιο από προμηθευτή . Ένα μέρος της καταχώρησης αυξάνει έναν λογαριασμό εξόδων ή ενός περιουσιακού στοιχείου, ο οποίος μπορεί να εμφανίζεται είτε στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων (για έξοδο) είτε στον ισολογισμό (για ένα περιουσιακό στοιχείο). Η αντιστάθμιση στην καταχώριση αυξάνει την πληρωτέα υποχρέωση λογαριασμών στον ισολογισμό. Επιπλέον, η μεταβολή των εσόδων που προκαλείται από την καταγραφή ενός εξόδου εμφανίζεται στα κέρδη εις νέον, η οποία αποτελεί μέρος του μετοχικού κεφαλαίου του ισολογισμού.
Εάν ένας οργανισμός δεν τηρούσε την έννοια της διπλής όψης, θα χρησιμοποιούσε λογιστική μίας εισόδου, η οποία είναι ουσιαστικά ένα βιβλίο ελέγχου. Ένα βιβλίο επιταγών δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξαγωγή ενός ισολογισμού, επομένως μια οικονομική οντότητα θα περιοριζόταν στη σύνταξη μιας κατάστασης αποτελεσμάτων σε μετρητά.
Εάν η διοίκηση θέλει να ελέγξει τα οικονομικά της, πρέπει να αποδεχτεί την έννοια της διπλής όψης και να διατηρήσει τα λογιστικά της αρχεία χρησιμοποιώντας τη λογιστική διπλής καταχώρησης. Αυτή είναι η μόνη μορφή που οι ελεγκτές θα αποδεχθούν εάν θέλουν να εκδώσουν γνώμες σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις.
