Τα αρχεία μισθοδοσίας περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την αποζημίωση που καταβάλλεται στους υπαλλήλους και τυχόν παρακρατήσεις από την αμοιβή τους. Αυτά τα αρχεία απαιτούνται από το προσωπικό μισθοδοσίας για τον υπολογισμό της ακαθάριστης αμοιβής και της καθαρής αμοιβής για τους εργαζομένους. Τα αρχεία μισθοδοσίας περιλαμβάνουν συνήθως πληροφορίες για τα ακόλουθα στοιχεία:
Πληρωμή πένθους
Μπόνους
Προμήθειες
Μειώσεις για συντάξεις, παροχές, φιλανθρωπικές εισφορές, γαρνιτούρες, σχέδια αγοράς μετοχών και ούτω καθεξής
Έντυπα εξουσιοδότησης άμεσης κατάθεσης
Ακαθάριστοι μισθοί
Οι ώρες λειτούργησαν
Μη αυτόματες επιταγές πληρωμών
Καταβλημένοι μισθοί
Μισθοί
Διακοπές και / ή αμοιβή ασθενείας
Οι πληροφορίες στα αρχεία μισθοδοσίας έχουν παραδοσιακά αποθηκευτεί σε έντυπα έγγραφα, αλλά μπορούν επίσης να καταγραφούν ως ηλεκτρονικά έγγραφα.
Τα αρχεία μισθοδοσίας μπορούν να θεωρηθούν ένα υποσύνολο των πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες σε αρχεία ανθρώπινων πόρων, οι οποίες μπορούν να περιέχουν πολύ περισσότερες πληροφορίες από στοιχεία που αφορούν μόνο τις αμοιβές και τις παρακρατήσεις των υπαλλήλων.
Η χρονική περίοδος κατά την οποία πρέπει να διατηρούνται τα αρχεία μισθοδοσίας εξαρτάται από τις κυβερνητικές απαιτήσεις. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων δηλώνει συνήθως μια απαιτούμενη περίοδο διατήρησης σε κάθε έγγραφο το οποίο ασχολείται με θέματα μισθοδοσίας. Σε γενικές γραμμές, οι υπολογισμοί των μισθών πρέπει να διατηρούνται για δύο χρόνια, ενώ οι συλλογικές συμβάσεις διαπραγμάτευσης πρέπει να διατηρούνται για τρία χρόνια.
