Μια αρνητική υποχρέωση εμφανίζεται συνήθως στον ισολογισμό όταν μια εταιρεία πληρώνει περισσότερα από το ποσό που απαιτείται από μια υποχρέωση. Για παράδειγμα, εάν επρόκειτο να πληρώσετε κατά λάθος ένα τιμολόγιο προμηθευτή, η πρώτη πληρωμή θα μείωνε την αρχική υποχρέωση που καταγράφηκε σε λογαριασμούς πληρωτέους στο μηδέν, ενώ η δεύτερη πληρωμή δεν θα είχε αντισταθμιστική ευθύνη, με αποτέλεσμα αρνητική υποχρέωση στον ισολογισμό.
Οι αρνητικές υποχρεώσεις είναι συνήθως για μικρά ποσά που αθροίζονται σε άλλες υποχρεώσεις. Εμφανίζονται συχνά στο μητρώο πληρωτέων λογαριασμών ως πιστώσεις, τις οποίες μπορεί να χρησιμοποιήσει το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών της εταιρείας για να αντισταθμίσει τις μελλοντικές πληρωμές σε προμηθευτές. Τεχνικά, μια αρνητική υποχρέωση είναι ένα περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας, και έτσι θα πρέπει να ταξινομηθεί ως προπληρωμένη δαπάνη.
Οι περισσότερες αρνητικές υποχρεώσεις δημιουργούνται κατά λάθος, επομένως η παρουσία τους δείχνει προβλήματα με το υποκείμενο λογιστικό σύστημα. Για παράδειγμα, το λογιστικό λογισμικό ενδέχεται να μην αναγνωρίζει και να επισημαίνει διπλούς αριθμούς τιμολογίου προμηθευτή, επιτρέποντας την εκ νέου πληρωμή των τιμολογίων που έχουν υποβληθεί περισσότερες από μία φορές.
