Μια προκαταβολή που καταβάλλεται σε έναν υπάλληλο είναι ουσιαστικά ένα βραχυπρόθεσμο δάνειο από τον εργοδότη. Ως εκ τούτου, καταχωρείται ως κυκλοφορούν ενεργητικό στον ισολογισμό της εταιρείας. Μπορεί να μην υπάρχει ξεχωριστός λογαριασμός στον οποίο να αποθηκεύονται προκαταβολές, ειδικά εάν οι προκαταβολές των εργαζομένων είναι σπάνιες. Πιθανοί λογαριασμοί στοιχείων για τους οποίους μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες είναι:
Προκαταβολές εργαζομένων (για καταστάσεις μεγάλου όγκου)
Δάνεια εργαζομένων (χρήσιμα εάν η εταιρεία σκοπεύει να χρεώσει τόκους από κεφάλαια που προωθούνται σε εργαζομένους)
Άλλα περιουσιακά στοιχεία (πιθανώς επαρκή για μικρότερες εταιρείες που καταγράφουν λίγα περιουσιακά στοιχεία εκτός από εμπορικές απαιτήσεις και πάγια στοιχεία ενεργητικού)
Άλλες απαιτήσεις (χρήσιμες εάν παρακολουθείτε διάφορους τύπους περιουσιακών στοιχείων και θέλετε να διαχωρίσετε τις απαιτήσεις σε έναν λογαριασμό).
Για παράδειγμα, εάν η ABC International εκδώσει προκαταβολή 1.000 $ στον υπάλληλο Smith, ενδέχεται να καταγράψει την αρχική συναλλαγή ως:
