Μια εγγραφή ημερολογίου χρησιμοποιείται για την καταγραφή των χρεωστικών και πιστωτικών πλευρών μιας συναλλαγής στα λογιστικά αρχεία. Χρησιμοποιείται σε ένα λογιστικό σύστημα διπλής καταχώρησης, όπου απαιτείται τόσο μια χρέωση όσο και μια πίστωση για την ολοκλήρωση κάθε εγγραφής. Τα βασικά στοιχεία της μορφής εγγραφής περιοδικών είναι τα εξής:
- Μια γραμμή κεφαλίδας μπορεί να περιλαμβάνει αριθμό καταχώρησης ημερολογίου και ημερομηνία καταχώρησης. Ο αριθμός χρησιμοποιείται για την ευρετηρίαση της καταχώρησης ημερολογίου, έτσι ώστε να μπορεί να αποθηκευτεί σωστά και να ανακτηθεί από την αποθήκευση.
- Η πρώτη στήλη περιλαμβάνει τον αριθμό λογαριασμού και το όνομα λογαριασμού στο οποίο καταγράφεται η καταχώριση. Αυτό το πεδίο έχει εσοχή εάν πρόκειται για τον λογαριασμό που πιστώνεται.
- Η δεύτερη στήλη περιέχει το χρεωστικό ποσό που πρέπει να εισαχθεί.
- Η τρίτη στήλη περιέχει το ποσό πίστωσης που πρέπει να εισαχθεί.
- Μια γραμμή υποσέλιδου μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια σύντομη περιγραφή του λόγου για την είσοδο. Συνιστάται ιδιαίτερα μια καταχώριση στη γραμμή υποσέλιδου, καθώς υπάρχουν τόσες πολλές καταχωρήσεις περιοδικού που είναι εύκολο να ξεχάσετε γιατί έγινε κάθε εγγραφή.
Έτσι, η βασική μορφή εγγραφής ημερολογίου είναι:
