Μια αρνητική επιβεβαίωση είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από έναν ελεγκτή στους πελάτες μιας εταιρείας πελάτη. Η επιστολή ζητά από τους πελάτες να απαντήσουν στον ελεγκτή μόνο εάν εντοπίσουν μια ασυμφωνία μεταξύ των αρχείων τους και των πληροφοριών σχετικά με τα οικονομικά αρχεία της εταιρείας πελατών που παρέχονται από τον ελεγκτή. Για παράδειγμα, μια επιστολή επιβεβαίωσης ενημερώνει έναν πελάτη ότι τα αρχεία της εταιρείας πελάτη στο τέλος του έτους δείχνουν ένα τελικό υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών για αυτόν τον πελάτη ύψους 500.000 $. Εάν ο πελάτης συμφωνεί με αυτόν τον αριθμό, δεν χρειάζεται να επικοινωνήσει με τον ελεγκτή για να επιβεβαιώσει τις παρεχόμενες πληροφορίες. Ο ελεγκτής θα υποθέσει τότε ότι ο πελάτης συμφωνεί με τις πληροφορίες που του παρουσιάζονται στην επιβεβαίωση.
Μια αρνητική επιβεβαίωση έχει σχεδιαστεί για χρήση σε καταστάσεις όπου οι εσωτερικοί έλεγχοι μιας εταιρείας πελάτη θεωρούνται ήδη αρκετά ισχυροί, έτσι ώστε η διαδικασία επιβεβαίωσης να χρησιμοποιείται ως δευτερεύουσα μέθοδος ελέγχου για τους υπό εξέταση λογαριασμούς.
Μια θετική επιβεβαίωση είναι εκείνη στην οποία ο πελάτης υποχρεούται να στείλει ένα έγγραφο, είτε επιβεβαιώνοντας είτε αμφισβητώντας τις πληροφορίες λογαριασμού που του έστειλε ο ελεγκτής. Μια αρνητική επιβεβαίωση δεν απαιτεί τόσο μεγάλη παρακολούθηση από τους ελεγκτές όσο και μια θετική επιβεβαίωση, αλλά επίσης δεν θεωρείται τόσο υψηλής ποιότητας πηγή ελεγκτικών τεκμηρίων όσο η θετική επιβεβαίωση, καθώς ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να μην ενοχλούν να στείλουν πίσω ένα έγγραφο επιβεβαίωσης, παρόλο που έχουν εντοπίσει μια ασυμφωνία. Για το λόγο αυτό, οι περισσότεροι ελεγκτές προτιμούν να χρησιμοποιούν θετικές επιβεβαιώσεις έναντι αρνητικών επιβεβαιώσεων, παρά το πρόσθετο κόστος.
Μια αρνητική ή θετική επιβεβαίωση δεν περιορίζεται για χρήση με τους πελάτες μιας εταιρείας πελάτη. Χρησιμοποιούνται επίσης συνήθως με προμηθευτές για την επιβεβαίωση υπολοίπων λογαριασμού μικρού δολαρίου. Μια αρνητική επιβεβαίωση χρησιμοποιείται σπάνια με έναν δανειστή, δεδομένου ότι οι ελεγκτές θέλουν να είναι πολύ σίγουροι για τα υπόλοιπα χρέους που αναφέρονται από τους πελάτες τους. Σε αυτήν την περίπτωση, οι θετικές επιβεβαιώσεις χρησιμοποιούνται σχεδόν πάντα.
