Οι εγκρίσεις πρέπει να αποφεύγονται όσο το δυνατόν περισσότερο στη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών. Υπάρχει σημαντική συμφόρηση στην αναμονή ενός διαχειριστή να εγκρίνει ένα τιμολόγιο, οπότε χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερες εναλλακτικές λύσεις. Για παράδειγμα:
Χρησιμοποιήστε την παραγγελία αγοράς ως έγκριση . Εάν το τμήμα αγορών έχει ήδη εκδώσει μια εντολή αγοράς, τότε η ίδια η εντολή αγοράς πρέπει να αποτελεί επαρκή απόδειξη ότι μπορεί να πληρωθεί ένα τιμολόγιο.
Εξαλείψτε τις εγκρίσεις για μικρά ποσά . Καθορίστε ένα ελάχιστο ποσό τιμολογίου, κάτω από το οποίο δεν χρειάζεται έγκριση.
Χρησιμοποιήστε αρνητικές εγκρίσεις . Στείλτε ένα αντίγραφο τιμολογίου σε έναν υπεύθυνο έγκρισης, με οδηγίες για απάντηση μόνο εάν υπάρχει πρόβλημα με το τιμολόγιο. Το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών θα υποθέσει ότι όλα τα άλλα τιμολόγια έχουν εγκριθεί από προεπιλογή.
Λάβετε προσωπικές εγκρίσεις . Εάν είναι απολύτως απαραίτητο να λάβετε έγκριση, ζητήστε από έναν υπεύθυνο λογιστικής να παραδώσει το τιμολόγιο με το χέρι, να απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις που θέτει ο υπεύθυνος έγκρισης και να επιστρέψει το υπογεγραμμένο τιμολόγιο. Αυτό είναι χρονοβόρο, αλλά διασφαλίζει ότι τα τιμολόγια θα επιστραφούν εγκαίρως.
