Μια λογιστική καταχώριση είναι μια επίσημη εγγραφή που τεκμηριώνει μια συναλλαγή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια λογιστική καταχώριση πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας το σύστημα λογιστικής διπλής καταχώρησης, το οποίο απαιτεί από κάποιον να κάνει τόσο μια χρέωση όσο και μια πιστωτική καταχώρηση, και το οποίο τελικά οδηγεί στη δημιουργία ενός πλήρους συνόλου οικονομικών καταστάσεων. Μια λογιστική καταχώριση μπορεί επίσης να γίνει σε ένα λογιστικό σύστημα μίας καταχώρησης. Αυτό το σύστημα παρακολουθεί συνήθως μόνο εισπράξεις μετρητών και εκταμιεύσεις μετρητών και δείχνει μόνο τα αποτελέσματα που απαιτούνται για τη σύνταξη μιας κατάστασης αποτελεσμάτων.
Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι λογιστικών εγγραφών, οι οποίοι είναι:
Καταχώριση συναλλαγής . Αυτός είναι ο κύριος τύπος επιχειρηματικού γεγονότος για το οποίο ο λογιστής θα δημιουργούσε μια λογιστική καταχώριση. Παραδείγματα λογιστικών συναλλαγών είναι η καταγραφή ενός τιμολογίου σε έναν πελάτη, ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή, η λήψη μετρητών και η αγορά ενός παγίου περιουσιακού στοιχείου. Αυτός ο τύπος λογιστικής εγγραφής χρησιμοποιείται τόσο στη βάση της δεδουλευμένης όσο και στη λογιστική βάση σε μετρητά.
Προσαρμογή καταχώρησης . Πρόκειται για μια καταχώριση ημερολογίου που χρησιμοποιείται στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου για να προσαρμόσετε τα υπόλοιπα σε διάφορους λογαριασμούς γενικών καθολικών για να ευθυγραμμίσετε πιο στενά τα αναφερόμενα αποτελέσματα και την οικονομική θέση μιας επιχείρησης ώστε να πληροί τις απαιτήσεις ενός λογιστικού πλαισίου, όπως το GAAP ή τα ΔΠΧΠ. Αυτός ο τύπος λογιστικής εγγραφής χρησιμοποιείται με βάση τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση.
Κλείσιμο εισόδου . Πρόκειται για μια καταχώριση ημερολογίου που χρησιμοποιείται στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου για τη μετατόπιση των τελικών υπολοίπων σε όλους τους λογαριασμούς εσόδων, εξόδων, κερδών και ζημιών (γνωστοί ως προσωρινοί λογαριασμοί) στον λογαριασμό διατηρούμενων κερδών. Κάτι τέτοιο αδειάζει τους προσωρινούς λογαριασμούς, έτσι ώστε να μπορούν να αρχίσουν να συγκεντρώνουν πληροφορίες συναλλαγών την επόμενη λογιστική περίοδο.
Οι λογιστικές καταχωρήσεις για συναλλαγές δημιουργούνται συνήθως μέσω μιας διεπαφής συναλλαγών στο λογιστικό λογισμικό, έτσι ώστε να μην συνειδητοποιείτε καν ότι δημιουργείτε μια λογιστική καταχώριση (όπως, για παράδειγμα, κατά τη δημιουργία τιμολογίου πελάτη). Εάν δημιουργείτε μια προσαρμογή λογιστικής καταχώρησης, τότε θα χρησιμοποιήσετε μια μορφή εγγραφής ημερολογίου (υποθέτοντας ότι χρησιμοποιείται ένα λογιστικό σύστημα διπλής καταχώρησης). Εάν κλείνετε τα βιβλία στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου, το λογιστικό λογισμικό πιθανότατα θα δημιουργήσει την καταχώριση κλεισίματος αυτόματα. δεν θα δείτε καν την είσοδο.
