Το γράφημα λογαριασμών είναι μια λίστα όλων των λογαριασμών που χρησιμοποιούνται στο γενικό βιβλίο ενός οργανισμού. Το γράφημα χρησιμοποιείται από το λογιστικό λογισμικό για να συγκεντρώσει πληροφορίες στις οικονομικές καταστάσεις μιας οντότητας. Το γράφημα ταξινομείται συνήθως με βάση τον αριθμό λογαριασμού, για να διευκολυνθεί ο εντοπισμός συγκεκριμένων λογαριασμών. Οι λογαριασμοί είναι συνήθως αριθμητικοί, αλλά μπορούν επίσης να είναι αλφαβητικοί ή αλφαριθμητικοί.
Οι λογαριασμοί παρατίθενται συνήθως κατά σειρά εμφάνισης στις οικονομικές καταστάσεις, ξεκινώντας από τον ισολογισμό και συνεχίζοντας με την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Έτσι, το διάγραμμα των λογαριασμών ξεκινά με μετρητά, προχωρά μέσω υποχρεώσεων και ιδίων κεφαλαίων και στη συνέχεια συνεχίζει με λογαριασμούς για έσοδα και έπειτα έξοδα. Πολλοί οργανισμοί διαμορφώνουν το γράφημα των λογαριασμών τους, ώστε οι πληροφορίες δαπανών να συλλέγονται ξεχωριστά από το τμήμα Έτσι, το τμήμα πωλήσεων, το τμήμα μηχανικής και το λογιστικό τμήμα έχουν όλα το ίδιο σύνολο λογαριασμών εξόδων. Η ακριβής διαμόρφωση του γραφήματος των λογαριασμών θα βασίζεται στις ανάγκες της μεμονωμένης επιχείρησης.
Τυπικοί λογαριασμοί που βρίσκονται στο γράφημα λογαριασμών είναι:
Περιουσιακά στοιχεία:
Μετρητά (κύριος λογαριασμός ελέγχου)
Μετρητά (λογαριασμός μισθοδοσίας)
Μικρό ταμείο
Εμπορεύσιμοι τίτλοι
Εισπρακτέοι λογαριασμοί
Αποζημίωση για αμφίβολους λογαριασμούς (αντίθετος λογαριασμός)
Προπληρωθέντα έξοδα
Καταγραφή εμπορευμάτων
Πάγιο ενεργητικό
Συσσωρευμένη απόσβεση (αντίθετος λογαριασμός)
Αλλα περιουσιακά στοιχεία
Υποχρεώσεις:
Πληρωτέοι λογαριασμοί
Δεδουλευμένες υποχρεώσεις
Πληρωτέοι φόροι
Μισθοί πληρωτέοι
Γραμμάτια πληρωτέα
Ίδια κεφάλαια:
Κοινή μετοχή
Προνομιούχος μετοχή
Παρακρατημένα κέρδη
Εσοδα:
Εσοδα
Επιστροφές πωλήσεων και επιδόματα
Εξοδα:
Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν
Εξοδα διαφήμισης
Τραπεζικές προμήθειες
Έξοδα απόσβεσης
Έξοδα φόρου μισθοδοσίας
Έξοδα ενοικίασης
Έξοδα προμηθειών
Δαπάνες κοινής ωφέλειας
Έξοδα μισθών
Αλλα έξοδα
Βέλτιστες Πρακτικές Λογαριασμού Λογαριασμών
Τα ακόλουθα σημεία μπορούν να βελτιώσουν την έννοια του γραφήματος λογαριασμών για μια εταιρεία:
Συνοχή . Είναι πολύ σημαντικό να δημιουργήσετε αρχικά ένα γράφημα λογαριασμών που είναι απίθανο να αλλάξει για αρκετά χρόνια, έτσι ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα αποτελέσματα στον ίδιο λογαριασμό για μια πολυετή περίοδο. Εάν ξεκινήσετε με έναν μικρό αριθμό λογαριασμών και στη συνέχεια επεκτείνετε σταδιακά τον αριθμό των λογαριασμών με την πάροδο του χρόνου, καθίσταται όλο και πιο δύσκολο να αποκτήσετε συγκρίσιμες οικονομικές πληροφορίες για περισσότερα από το προηγούμενο έτος.
Κλείδωμα . Μην επιτρέπετε στις θυγατρικές να αλλάξουν το τυπικό γράφημα λογαριασμών χωρίς πολύ καλό λόγο, καθώς η χρήση πολλών εκδόσεων καθιστά πιο δύσκολη την ενοποίηση των αποτελεσμάτων της επιχείρησης.
Μείωση μεγέθους . Ελέγχετε περιοδικά τη λίστα λογαριασμών για να δείτε εάν τυχόν λογαριασμοί περιέχουν σχετικά άυλα ποσά. Εάν ναι, και εάν αυτές οι πληροφορίες δεν είναι απαραίτητες για ειδικές αναφορές, τερματίστε αυτούς τους λογαριασμούς και μεταφέρετε τις αποθηκευμένες πληροφορίες σε μεγαλύτερο λογαριασμό. Κάνοντας αυτό περιοδικά, ο αριθμός των λογαριασμών περιορίζεται σε επίπεδο διαχείρισης.
Εάν αποκτήσετε άλλη εταιρεία, ένα βασικό καθήκον είναι να μετατρέψετε το γράφημα λογαριασμών του αποκτώμενου στο γράφημα λογαριασμών της μητρικής εταιρείας, έτσι ώστε να μπορείτε να παρουσιάσετε ενοποιημένα οικονομικά αποτελέσματα. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως χαρτογράφηση των πληροφοριών του αποκτώμενου στο γράφημα λογαριασμών της μητρικής.
