Έξοδα είναι η μείωση της αξίας ενός περιουσιακού στοιχείου καθώς χρησιμοποιείται για τη δημιουργία εσόδων. Εάν το υποκείμενο περιουσιακό στοιχείο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα, το κόστος λαμβάνει τη μορφή απόσβεσης και χρεώνεται με αξιοπιστία κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του περιουσιακού στοιχείου. Εάν το κόστος προορίζεται για ένα αντικείμενο που καταναλώνεται αμέσως, όπως ένας μισθός, τότε συνήθως χρεώνεται στα έξοδα κατά την πραγματοποίησή του. Τα κοινά έξοδα είναι:
Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν
Έξοδα ενοικίου
Έξοδα μισθών
Δαπάνες κοινής ωφέλειας
Εάν μια δαπάνη προορίζεται για ένα μικρό ποσό που ενδέχεται να μην καταναλωθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα, συνήθως χρεώνεται στα έξοδα ταυτόχρονα, για να εξαλειφθεί ο χρόνος του λογιστικού προσωπικού που διαφορετικά θα απαιτούσε να την εντοπίσει ως περιουσιακό στοιχείο.
Σύμφωνα με τη λογιστική βάσει μετρητών, τα έξοδα καταγράφονται συνήθως μόνο όταν έχει πραγματοποιηθεί πληρωμή σε μετρητά σε προμηθευτή ή υπάλληλο. Σύμφωνα με τη λογιστική βάση της δεδουλευμένης, το έξοδο καταχωρείται όπως αναφέρεται παραπάνω, όταν υπάρχει μείωση της αξίας ενός περιουσιακού στοιχείου, ανεξάρτητα από οποιαδήποτε σχετική ταμειακή εκροή.
Η αγορά ενός περιουσιακού στοιχείου μπορεί να καταγραφεί ως έξοδο εάν το καταβληθέν ποσό είναι μικρότερο από το όριο κεφαλαιοποίησης που χρησιμοποιείται από μια εταιρεία. Εάν το καταβληθέν ποσό ήταν υψηλότερο από το όριο κεφαλαιοποίησης, τότε θα είχε καταγραφεί ως περιουσιακό στοιχείο και θα χρεωνόταν στα έξοδα σε μεταγενέστερη ημερομηνία, όταν το περιουσιακό στοιχείο είχε καταναλωθεί.
Η λογιστικοποίηση ενός κόστους συνήθως περιλαμβάνει μία από τις ακόλουθες συναλλαγές:
Χρέωση σε έξοδα, πίστωση σε μετρητά . Αντανακλά μια πληρωμή σε μετρητά.
Debit στα έξοδα, οι πιστώσεις προς πληρωτέων λογαριασμών . Αντικατοπτρίζει μια αγορά που πραγματοποιήθηκε με πίστωση.
Χρέωση προς δαπάνη, πίστωση στο λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων . Αντικατοπτρίζει τη χρέωση στα έξοδα ενός περιουσιακού στοιχείου, όπως τα έξοδα απόσβεσης σε ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο.
Χρέωση προς έξοδα, πίστωση σε λογαριασμό άλλων υποχρεώσεων . Αντικατοπτρίζει μια πληρωμή που δεν περιλαμβάνει εμπορικές υποχρεώσεις, όπως η πληρωμή τόκων σε δάνειο ή ένα δεδουλευμένο κόστος.
Σύμφωνα με την αρχή αντιστοίχισης, τα έξοδα αναγνωρίζονται συνήθως την ίδια περίοδο κατά την οποία αναγνωρίζονται τα σχετικά έσοδα. Για παράδειγμα, εάν τα αγαθά πωληθούν τον Ιανουάριο, τότε τα έσοδα και το κόστος των πωληθέντων αγαθών που σχετίζονται με τη συναλλαγή πώλησης θα πρέπει να καταγράφονται τον Ιανουάριο.
Τα έξοδα δεν είναι τα ίδια με τα έξοδα. Μια δαπάνη είναι μια πληρωμή ή η εμφάνιση μιας υποχρέωσης, ενώ μια δαπάνη αντιπροσωπεύει την κατανάλωση ενός περιουσιακού στοιχείου. Έτσι, μια εταιρεία θα μπορούσε να πραγματοποιήσει δαπάνες μετρητών 10.000 $ για ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο, αλλά το περιουσιακό στοιχείο 10.000 $ θα χρεωθεί μόνο στα έξοδα κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του. Έτσι, μια δαπάνη εμφανίζεται γενικά εκ των προτέρων, ενώ η αναγνώριση μιας δαπάνης μπορεί να κατανέμεται για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Η διαχείριση δαπανών είναι η έννοια της επανεξέτασης των δαπανών για να προσδιοριστεί ποια μπορούν να μειωθούν ή να εξαλειφθούν με ασφάλεια χωρίς να έχει αντισταθμιστικό αρνητικό αντίκτυπο στα έσοδα ή στην ανάπτυξη μελλοντικών προϊόντων ή υπηρεσιών. Οι προϋπολογισμοί και η ανάλυση ιστορικών τάσεων είναι εργαλεία διαχείρισης δαπανών.
