Η διαχείριση κατ 'εξαίρεση είναι η πρακτική της εξέτασης των οικονομικών και λειτουργικών αποτελεσμάτων μιας επιχείρησης, και να θέτει ζητήματα στην προσοχή της διοίκησης μόνο εάν τα αποτελέσματα αντιπροσωπεύουν σημαντικές διαφορές από το προϋπολογισμένο ή το αναμενόμενο ποσό. Για παράδειγμα, ενδέχεται να απαιτείται από τον υπεύθυνο της εταιρείας να ειδοποιεί τη διαχείριση για τα έξοδα που είναι μεγαλύτερα των 10.000 $ ή 20% υψηλότερα από το αναμενόμενο.
Ο σκοπός της διαχείρισης κατ 'εξαίρεση είναι να ενοχλεί τη διαχείριση μόνο με τις πιο σημαντικές διαφορές από την προγραμματισμένη κατεύθυνση ή τα αποτελέσματα της επιχείρησης. Οι διαχειριστές πιθανότατα θα αφιερώσουν περισσότερο χρόνο παρακολουθώντας και διορθώνοντας αυτές τις μεγαλύτερες αποκλίσεις. Η ιδέα μπορεί να τελειοποιηθεί, έτσι ώστε οι μικρότερες αποκλίσεις να επισημαίνονται στους διευθυντές χαμηλότερου επιπέδου, ενώ μια τεράστια διακύμανση αναφέρεται απευθείας στην ανώτερη διοίκηση.
Πλεονεκτήματα της διαχείρισης κατά εξαίρεση
Υπάρχουν αρκετοί έγκυροι λόγοι για τη χρήση αυτής της τεχνικής. Αυτοί είναι:
Μειώνει το ποσό των οικονομικών και λειτουργικών αποτελεσμάτων που πρέπει να ελέγξει η διοίκηση, η οποία είναι μια πιο αποτελεσματική χρήση του χρόνου τους.
Ο συγγραφέας αναφορών που είναι συνδεδεμένος με το λογιστικό σύστημα μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να εκτυπώνει αυτόματα αναφορές σε καθορισμένα διαστήματα που περιέχουν τα προκαθορισμένα επίπεδα εξαιρέσεων, η οποία είναι μια ελάχιστα επεμβατική προσέγγιση αναφοράς.
Αυτή η μέθοδος επιτρέπει στους υπαλλήλους να ακολουθούν τις δικές τους προσεγγίσεις για την επίτευξη των αποτελεσμάτων που επιβάλλονται στον προϋπολογισμό της εταιρείας. Η διαχείριση θα εισέλθει μόνο εάν υπάρχουν συνθήκες εξαίρεσης.
Οι ελεγκτές της εταιρείας θα κάνουν έρευνες για μεγάλες εξαιρέσεις ως μέρος των ετήσιων ελεγκτικών δραστηριοτήτων τους, επομένως η διοίκηση θα πρέπει να διερευνήσει αυτά τα ζητήματα πριν από τον έλεγχο.
Μειονεκτήματα της διαχείρισης από την εξαίρεση
Υπάρχουν πολλά ζητήματα με τη διαχείριση, κατ 'εξαίρεση, τα οποία είναι:
Αυτή η ιδέα βασίζεται στην ύπαρξη ενός προϋπολογισμού με τον οποίο συγκρίνονται τα πραγματικά αποτελέσματα. Εάν ο προϋπολογισμός δεν ήταν σωστά διαμορφωμένος, μπορεί να υπάρχει μεγάλος αριθμός παραλλαγών, πολλές από τις οποίες δεν σχετίζονται, και οι οποίες θα σπαταλήσουν το χρόνο όποιον το διερευνήσει.
Η ιδέα απαιτεί τη χρήση οικονομικών αναλυτών που προετοιμάζουν περιλήψεις διακυμάνσεων και παρουσιάζουν αυτές τις πληροφορίες στη διοίκηση. Επομένως, απαιτείται ένα επιπλέον επίπεδο εταιρικής επιβάρυνσης για τη σωστή λειτουργία της έννοιας. Επίσης, ένας ανίκανος αναλυτής μπορεί να μην αναγνωρίσει ένα δυνητικά σοβαρό ζήτημα και δεν θα το φέρει στην προσοχή της διοίκησης.
Αυτή η ιδέα βασίζεται στο σύστημα εντολών και ελέγχου, όπου οι συνθήκες παρακολουθούνται και οι αποφάσεις λαμβάνονται από μια κεντρική ομάδα ανώτερων διευθυντών. Αντίθετα, θα μπορούσατε να έχετε μια αποκεντρωμένη οργανωτική δομή, όπου οι τοπικοί διαχειριστές μπορούν να παρακολουθούν τις συνθήκες σε καθημερινή βάση, και έτσι δεν χρειάζονται ένα σύστημα εξαίρεσης.
Η ιδέα προϋποθέτει ότι μόνο οι διαχειριστές μπορούν να διορθώσουν τις διαφορές. Αν μια επιχείρηση ήταν δομημένη έτσι ώστε οι υπάλληλοι της πρώτης γραμμής να μπορούσαν να αντιμετωπίσουν τις περισσότερες διαφορές μόλις εμφανιστούν, θα υπήρχε μικρή ανάγκη για διαχείριση κατ 'εξαίρεση.
