Επισκόπηση τραπεζικής συμφιλίωσης
Μια τραπεζική συμφωνία είναι η διαδικασία αντιστοίχισης των υπολοίπων στα λογιστικά αρχεία μιας οντότητας για έναν λογαριασμό μετρητών με τις αντίστοιχες πληροφορίες σε μια κατάσταση λογαριασμού. Ο στόχος αυτής της διαδικασίας είναι να εξακριβώσει τις διαφορές μεταξύ των δύο, και να κάνει κράτηση αλλαγών στα λογιστικά αρχεία, ανάλογα με την περίπτωση. Οι πληροφορίες στην κατάσταση λογαριασμού της τράπεζας είναι το αρχείο της τράπεζας για όλες τις συναλλαγές που επηρεάζουν τον τραπεζικό λογαριασμό της οντότητας κατά τη διάρκεια του προηγούμενου μήνα.
Μια τραπεζική συμφωνία θα πρέπει να ολοκληρώνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα για όλους τους τραπεζικούς λογαριασμούς, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα αρχεία μετρητών μιας εταιρείας είναι σωστά. Διαφορετικά, μπορεί να διαπιστώσει ότι τα υπόλοιπα μετρητών είναι πολύ χαμηλότερα από το αναμενόμενο, με αποτέλεσμα επιταχυνόμενες επιταγές ή χρεώσεις υπερανάληψης. Μια συμφωνία τραπεζών θα εντοπίσει επίσης ορισμένους τύπους απάτης μετά το γεγονός. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το σχεδιασμό καλύτερων ελέγχων σχετικά με την παραλαβή και την πληρωμή μετρητών.
Εάν υπάρχει τόσο μικρή δραστηριότητα σε έναν τραπεζικό λογαριασμό που πραγματικά δεν υπάρχει ανάγκη για περιοδική συμφωνία τραπεζικού λογαριασμού, θα πρέπει να αναρωτηθείτε γιατί υπάρχει ακόμη ο λογαριασμός. Ίσως είναι καλύτερο να τερματίσετε τον λογαριασμό και να μεταφέρετε τυχόν υπόλοιπα χρήματα σε έναν πιο ενεργό λογαριασμό. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να είναι ευκολότερο να επενδύσετε τα υπόλοιπα κεφάλαια, καθώς και να παρακολουθείτε την κατάσταση της επένδυσης.
Τουλάχιστον, διεξαγάγετε μια συμφωνία τράπεζας λίγο μετά το τέλος κάθε μήνα, όταν η τράπεζα στέλνει στην εταιρεία ένα τραπεζικό αντίγραφο που περιέχει το αρχικό υπόλοιπο μετρητών της τράπεζας, τις συναλλαγές κατά τη διάρκεια του μήνα και το τελικό υπόλοιπο μετρητών. Είναι ακόμη καλύτερο να πραγματοποιείτε συμβιβασμό τράπεζας κάθε μέρα, βάσει των μηνιαίων πληροφοριών της τράπεζας, οι οποίες θα πρέπει να είναι προσβάσιμες στον ιστότοπο της τράπεζας. Συμπληρώνοντας μια τραπεζική συμφωνία κάθε μέρα, μπορείτε να εντοπίσετε και να διορθώσετε άμεσα προβλήματα. Συγκεκριμένα, μια καθημερινή συμφωνία θα επισημαίνει τυχόν χρεώσεις ACH από το λογαριασμό που δεν έχετε εξουσιοδοτήσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να εγκαταστήσετε ένα χρεωστικό μπλοκ στο λογαριασμό για να αποτρέψετε τη χρήση αυτών των χρεώσεων ACH για την ανάληψη χρημάτων από το λογαριασμό χωρίς την άδειά σας.
Είναι εξαιρετικά απίθανο το τελικό υπόλοιπο μετρητών μιας εταιρείας και το τελικό ταμειακό υπόλοιπο της τράπεζας να είναι πανομοιότυπα, καθώς υπάρχουν πιθανώς πολλές πληρωμές και καταθέσεις σε διαμετακόμιση ανά πάσα στιγμή, καθώς και τέλη τραπεζικής υπηρεσίας (για αποδοχή επιταγών, καταγραφή καταθέσεων κ.λπ. εμπρός), κυρώσεις (συνήθως για υπεραναλήψεις) και όχι επαρκείς καταθέσεις χρημάτων που η εταιρεία δεν έχει ακόμη καταγράψει.
Η βασική ροή διαδικασίας για μια συμφωνία τραπεζών είναι να ξεκινήσει με το τελικό υπόλοιπο της τράπεζας, να προσθέσει σε αυτήν τυχόν καταθέσεις υπό διαμετακόμιση από την εταιρεία στην τράπεζα, να αφαιρέσει τυχόν επιταγές που δεν έχουν ακόμη εκκαθαρίσει την τράπεζα και είτε να προσθέσει είτε να αφαιρέσει οποιαδήποτε άλλη αντικείμενα. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο τελικό υπόλοιπο μετρητών της εταιρείας και αφαιρέστε από αυτήν τυχόν χρεώσεις τραπεζικών υπηρεσιών, επιταγές και ποινές NSF και προσθέστε σε αυτήν τυχόν τόκους. Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, το προσαρμοσμένο τραπεζικό υπόλοιπο πρέπει να ισούται με το τελικό προσαρμοσμένο υπόλοιπο μετρητών της εταιρείας.
Ορολογία Συμφιλίωσης Τραπεζών
Οι βασικοί όροι που πρέπει να γνωρίζετε κατά την αντιμετώπιση μιας συμφωνίας τραπεζών είναι:
Κατάθεση υπό διαμετακόμιση . Μετρητά ή / και επιταγές που έχουν ληφθεί και καταγραφεί από μια οικονομική οντότητα, αλλά δεν έχουν ακόμη καταγραφεί στα αρχεία της τράπεζας όπου η οντότητα καταθέτει τα χρήματα. Εάν αυτό συμβεί στο τέλος του μήνα, η κατάθεση δεν θα εμφανίζεται στην κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού, και έτσι γίνεται ένα στοιχείο συμφιλίωσης στη συμφωνία τραπεζών. Μια κατάθεση υπό διαμετακόμιση πραγματοποιείται όταν μια κατάθεση φτάσει στην τράπεζα πολύ αργά για να καταγραφεί εκείνη την ημέρα, ή εάν η οντότητα αποστείλει την κατάθεση στην τράπεζα (στην περίπτωση αυτή, μια αλληλογραφία αρκετών ημερών μπορεί να προκαλέσει καθυστέρηση) ή η οντότητα δεν έχει στείλει ακόμη την κατάθεση στην τράπεζα.
Εξαιρετική επιταγή . Μια πληρωμή επιταγής που έχει καταγραφεί από την εκδίδουσα οντότητα, αλλά η οποία δεν έχει ακόμη εκκαθαρίσει τον τραπεζικό της λογαριασμό ως έκπτωση από μετρητά. Εάν δεν έχει εκκαθαρίσει ακόμη την τράπεζα μέχρι το τέλος του μήνα, δεν εμφανίζεται στην κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού στο τέλος του μήνα, και έτσι είναι ένα στοιχείο συμφιλίωσης στη συμφωνία τραπεζικής στο τέλος του μήνα.
Έλεγχος NSF . Επιταγή που δεν τηρήθηκε από την τράπεζα της οντότητας που εξέδωσε την επιταγή, με την αιτιολογία ότι ο τραπεζικός λογαριασμός της οντότητας δεν περιέχει επαρκή χρήματα. Το NSF είναι αρκτικόλεξο για "όχι επαρκή κεφάλαια". Η οντότητα που επιχειρεί να εξαργυρώσει μια επιταγή NSF ενδέχεται να χρεωθεί με χρέωση επεξεργασίας από την τράπεζά της. Η οντότητα που εκδίδει επιταγή NSF θα χρεωθεί σίγουρα από την τράπεζά της.
Διαδικασία συμφιλίωσης τράπεζας
Η ακόλουθη διαδικασία τραπεζικής συμφιλίωσης προϋποθέτει ότι δημιουργείτε τη συμφωνία τραπεζών σε ένα πακέτο λογιστικού λογισμικού, το οποίο διευκολύνει τη διαδικασία συμφιλίωσης:
Εισαγάγετε τη μονάδα λογισμικού συμφιλίωσης τράπεζας. Θα εμφανιστεί μια λίστα μη εκκαθαρισμένων επιταγών και μη εκκαθαρισμένων καταθέσεων
Ελέγξτε στην ενότητα συμφιλίωσης τράπεζας όλες τις επιταγές που παρατίθενται στην κατάσταση λογαριασμού τράπεζας ως εκκαθάριση της τράπεζας.
Ελέγξτε στην ενότητα συμφιλίωσης τράπεζας όλες τις καταθέσεις που αναφέρονται στην κατάσταση λογαριασμού της τράπεζας ως εκκαθάριση της τράπεζας
Εισαγάγετε ως έξοδα όλες τις τραπεζικές χρεώσεις που εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού, και οι οποίες δεν έχουν ήδη καταχωριστεί στα αρχεία της εταιρείας.
Εισαγάγετε το τελικό υπόλοιπο στην κατάσταση λογαριασμού. Εάν το υπόλοιπο του βιβλίου και του τραπεζικού λογαριασμού ταιριάζει, δημοσιεύστε όλες τις αλλαγές που καταγράφηκαν στη συμφωνία τραπεζών και κλείστε τη λειτουργική μονάδα. Εάν τα υπόλοιπα δεν ταιριάζουν, συνεχίστε να εξετάζετε τη συμφωνία τραπεζών για επιπλέον στοιχεία συμφιλίωσης. Αναζητήστε τα ακόλουθα στοιχεία:
Επιταγές που καταγράφονται στα τραπεζικά αρχεία σε διαφορετικό ποσό από αυτό που καταγράφεται στα αρχεία της εταιρείας.
Καταθέσεις που καταγράφονται στα τραπεζικά αρχεία σε διαφορετικό ποσό από αυτό που καταγράφεται στα αρχεία της εταιρείας.
Επιταγές που καταγράφονται στα τραπεζικά αρχεία που δεν καταγράφονται καθόλου στα αρχεία της εταιρείας.
Καταθέσεις που καταγράφονται στα τραπεζικά αρχεία που δεν καταγράφονται καθόλου στα αρχεία της εταιρείας.
Εισερχόμενες τραπεζικές μεταφορές από τις οποίες έχει εξαχθεί τέλος ανύψωσης.
Προβλήματα συμφιλίωσης τράπεζας
Υπάρχουν πολλά προβλήματα που προκύπτουν συνεχώς στο πλαίσιο της συμφιλίωσης με την τράπεζα και τα οποία πρέπει να γνωρίζετε. Αυτοί είναι:
Ακαθάριστοι έλεγχοι που εξακολουθούν να μην εμφανίζονται . Θα υπάρχει ένας υπολειπόμενος αριθμός επιταγών που είτε δεν παρουσιάζονται στην τράπεζα για πληρωμή για μεγάλο χρονικό διάστημα, είτε δεν παρουσιάζονται ποτέ για πληρωμή. Βραχυπρόθεσμα, θα πρέπει να τους αντιμετωπίζετε με τον ίδιο τρόπο όπως και με άλλους μη εκκαθαρισμένους ελέγχους - απλώς κρατήστε τους στην λίστα των μη εκκαθαρισμένων επιταγών στο λογιστικό σας λογισμικό, ώστε να είναι ένα συνεχές αντικείμενο συμφιλίωσης. Μακροπρόθεσμα, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον δικαιούχο για να δείτε εάν έλαβε ποτέ την επιταγή. πιθανότατα θα πρέπει να ακυρώσετε τον παλιό έλεγχο και να τους εκδώσετε νέο.
Οι επιταγές εκκαθαρίζουν την τράπεζα αφού ακυρωθούν . Όπως σημειώθηκε στο προηγούμενο ειδικό τεύχος, εάν μια επιταγή παραμένει ασαφής για μεγάλο χρονικό διάστημα, πιθανότατα θα ακυρώσετε την παλιά επιταγή και θα εκδώσετε μια επιταγή αντικατάστασης. Αλλά τι γίνεται αν ο δικαιούχος εξαργυρώσει τότε την αρχική επιταγή; Εάν το ακυρώσατε με την τράπεζα, η τράπεζα θα πρέπει να απορρίψει την επιταγή κατά την παρουσίασή της. Εάν δεν την ακυρώσατε με την τράπεζα, τότε πρέπει να καταγράψετε την επιταγή με πίστωση στον λογαριασμό μετρητών και χρέωση για να υποδείξετε τον λόγο της πληρωμής (όπως λογαριασμός εξόδων ή αύξηση λογαριασμού μετρητών ή μείωση λογαριασμός ευθύνης). Εάν ο δικαιούχος δεν έχει εξαργυρώσει ακόμα την επιταγή αντικατάστασης, θα πρέπει να την ακυρώσετε αμέσως με την τράπεζα για να αποφύγετε τη διπλή πληρωμή. Διαφορετικά, θα πρέπει να συνεχίσετε την αποπληρωμή της δεύτερης επιταγής με τον δικαιούχο.
Επιστρέφονται οι κατατεθείσες επιταγές . Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η τράπεζα θα αρνηθεί να καταθέσει μια επιταγή, συνήθως επειδή αντλείται σε τραπεζικό λογαριασμό που βρίσκεται σε άλλη χώρα. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να αντιστρέψετε την αρχική καταχώριση που σχετίζεται με αυτήν την κατάθεση, η οποία θα είναι πίστωση στον λογαριασμό μετρητών για τη μείωση του υπολοίπου μετρητών, με αντίστοιχη χρέωση (αύξηση) στον λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού.
Μια άλλη πιθανότητα που μπορεί να προκαλεί προβλήματα είναι ότι οι ημερομηνίες που καλύπτονται από την κατάσταση λογαριασμού έχουν αλλάξει, έτσι ώστε ορισμένα στοιχεία να περιλαμβάνονται ή να εξαιρούνται. Αυτή η κατάσταση πρέπει να προκύψει μόνο εάν κάποιος στην εταιρεία ζήτησε από την τράπεζα να αλλάξει την ημερομηνία λήξης του τραπεζικού λογαριασμού της εταιρείας.
Παράδειγμα Συμφιλίωσης Τραπεζών
Η ABC International κλείνει τα βιβλία της για το μήνα που έληξε στις 30 Απριλίου. Ο ελεγκτής της ABC πρέπει να προετοιμάσει μια συμφωνία τραπεζών με βάση τα ακόλουθα θέματα:
Το τραπεζικό αντίγραφο περιέχει ένα τελικό τραπεζικό υπόλοιπο 320.000 $.
Η κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού περιέχει μια χρέωση εκτύπωσης επιταγών ύψους 200 $ για νέες επιταγές που παραγγέλνει η εταιρεία.
Η κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού περιέχει 150 $ χρέωση υπηρεσίας για τη λειτουργία του τραπεζικού λογαριασμού.
Το τραπεζικό δελτίο απορρίπτει μια κατάθεση 500 $ λόγω μη επαρκών χρημάτων και χρεώνει στην εταιρεία μια χρέωση 10 $ που σχετίζεται με την απόρριψη.
Η κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού περιέχει έσοδα από τόκους 30 $.
Η ABC εξέδωσε 80.000 $ επιταγές που δεν έχουν ακόμη εκκαθαρίσει την τράπεζα.
Η ABC κατέθεσε επιταγές ύψους 25.000 $ στο τέλος του μήνα που δεν είχαν κατατεθεί εγκαίρως για να εμφανιστούν στην κατάσταση λογαριασμού.
Ο ελεγκτής δημιουργεί την ακόλουθη συμφωνία:
