Πολλοί οργανισμοί προετοιμάζουν προϋπολογισμούς που χρησιμοποιούν ως μέθοδο σύγκρισης κατά την αξιολόγηση των πραγματικών τους αποτελεσμάτων κατά το επόμενο έτος. Η διαδικασία προετοιμασίας ενός προϋπολογισμού θα πρέπει να ακολουθείται σε μεγάλο βαθμό και να ακολουθεί ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα, έτσι ώστε ο ολοκληρωμένος προϋπολογισμός να είναι έτοιμος για χρήση έως τις αρχές της επόμενης χρήσης. Ακολουθούν τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την προετοιμασία ενός προϋπολογισμού:
Ενημέρωση παραδοχών προϋπολογισμού . Ελέγξτε τις παραδοχές σχετικά με το επιχειρηματικό περιβάλλον της εταιρείας που χρησιμοποιήθηκαν ως βάση για τον τελευταίο προϋπολογισμό και ενημερώστε όπως απαιτείται.
Ελέγξτε τα σημεία συμφόρησης . Προσδιορίστε το επίπεδο χωρητικότητας του πρωταρχικού σημείου συμφόρησης που εμποδίζει την εταιρεία να παράγει περαιτέρω πωλήσεις και προσδιορίστε πώς αυτό θα επηρεάσει οποιαδήποτε επιπλέον αύξηση των εσόδων της εταιρείας.
Διαθέσιμη χρηματοδότηση . Προσδιορίστε το πιο πιθανό ποσό χρηματοδότησης που θα είναι διαθέσιμο κατά τη διάρκεια της περιόδου προϋπολογισμού, το οποίο ενδέχεται να περιορίσει τα αναπτυξιακά σχέδια.
Βαθμίδες κοστολόγησης . Καθορίστε εάν θα προκύψουν τυχόν έξοδα κατά τη διάρκεια του πιθανού εύρους της επιχειρηματικής δραστηριότητας κατά την προσεχή περίοδο προϋπολογισμού και προσδιορίστε το ποσό αυτών των δαπανών και σε ποια επίπεδα δραστηριότητας θα πραγματοποιηθούν.
Δημιουργία πακέτου προϋπολογισμού . Αντιγράψτε τις βασικές οδηγίες προϋπολογισμού από το πακέτο εντολών που χρησιμοποιήθηκε το προηγούμενο έτος. Ενημερώστε τα συμπεριλαμβάνοντας τις τρέχουσες τρέχουσες δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους, καθώς επίσης και τις ετήσιες πληροφορίες για ολόκληρο το τρέχον έτος. Προσθέστε ένα σχόλιο στο πακέτο, δηλώνοντας πληροφορίες κοστολόγησης βήμα, σημεία συμφόρησης και αναμενόμενους περιορισμούς χρηματοδότησης για το επερχόμενο οικονομικό έτος.
Έκδοση πακέτου προϋπολογισμού . Εκδώστε το πακέτο προϋπολογισμού προσωπικά, όπου είναι δυνατόν, και απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις από τους παραλήπτες. Αναφέρετε επίσης την προθεσμία για το πρώτο προσχέδιο του πακέτου προϋπολογισμού.
Λάβετε πρόβλεψη εσόδων . Λάβετε την πρόβλεψη εσόδων από τον υπεύθυνο πωλήσεων, επικυρώστε το με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και, στη συνέχεια, διανείμετέ το στους άλλους διαχειριστές τμήματος Χρησιμοποιούν τις πληροφορίες εσόδων ως βάση για την ανάπτυξη των δικών τους προϋπολογισμών.
Λάβετε προϋπολογισμούς τμήματος . Λάβετε τους προϋπολογισμούς από όλα τα τμήματα, ελέγξτε για λάθη και συγκρίνετε με τους περιορισμούς συμφόρησης, χρηματοδότησης και κοστολόγησης. Προσαρμόστε τους προϋπολογισμούς όπως απαιτείται.
Λάβετε αιτήματα προϋπολογισμού κεφαλαίου . Επικυρώστε όλα τα αιτήματα προϋπολογισμού κεφαλαίου και προωθήστε τα στην ανώτερη ομάδα διαχείρισης με σχόλια και προτάσεις.
Ενημερώστε το μοντέλο προϋπολογισμού . Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες προϋπολογισμού στο κύριο μοντέλο προϋπολογισμού.
Ελέγξτε τον προϋπολογισμό . Συναντηθείτε με την ανώτερη ομάδα διαχείρισης για να ελέγξετε τον προϋπολογισμό. Επισημάνετε πιθανά προβλήματα περιορισμού και τυχόν περιορισμούς που προκαλούνται από προβλήματα χρηματοδότησης. Σημειώστε όλα τα σχόλια που έγιναν από την ομάδα διαχείρισης και προωθήστε αυτές τις πληροφορίες στους δημιουργούς του προϋπολογισμού, με αιτήματα τροποποίησης των προϋπολογισμών τους.
Επεξεργασία επαναλήψεων προϋπολογισμού . Παρακολουθήστε εκκρεμή αιτήματα αλλαγής προϋπολογισμού και ενημερώστε το μοντέλο προϋπολογισμού με νέες επαναλήψεις κατά την άφιξή τους.
Έκδοση του προϋπολογισμού . Δημιουργήστε μια δεσμευμένη έκδοση του προϋπολογισμού και διανείμετέ την σε όλους τους εξουσιοδοτημένους παραλήπτες.
Φορτώστε τον προϋπολογισμό . Φορτώστε τις πληροφορίες προϋπολογισμού στο χρηματοοικονομικό λογισμικό, έτσι ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε προϋπολογισμό σε σχέση με τις πραγματικές αναφορές.
Ο αριθμός των βημάτων που αναφέρονται εδώ μπορεί να είναι υπερβολικός για μια μικρότερη επιχείρηση, όπου ίσως μόνο ένα άτομο συμμετέχει στη διαδικασία. Εάν ναι, ο αριθμός των βημάτων μπορεί να συμπιεστεί σε μεγάλο βαθμό, σε σημείο που ο προκαταρκτικός προϋπολογισμός μπορεί ενδεχομένως να προετοιμαστεί σε μια ή δύο ημέρες.
