Σύμφωνα με τη λογιστική βάση μετρητών, οι επιχειρηματικές συναλλαγές καταγράφονται μόνο όταν τα μετρητά που σχετίζονται είτε εκδίδονται είτε λαμβάνονται. Έτσι, καταγράφετε μια πώληση βάσει μετρητών όταν ο οργανισμός λαμβάνει μετρητά από τους πελάτες του και όχι όταν εκδίδει τιμολόγια σε αυτούς. Η χρηματική βάση χρησιμοποιείται συνήθως στις μικρές επιχειρήσεις, καθώς απαιτεί περιορισμένο μόνο λογιστικό επίπεδο. Ωστόσο, μπορεί να είναι απαραίτητο να γίνει μετατροπή στη λογιστική βάση της δεδουλευμένης, ίσως να ελεγχθούν τα βιβλία της εταιρείας για την προετοιμασία της πώλησής της, ή να δημοσιοποιηθεί ή να ληφθεί δάνειο. Η δεδουλευμένη βάση χρησιμοποιείται για την καταγραφή εσόδων και εξόδων κατά την περίοδο απόκτησης, ανεξάρτητα από τις πραγματικές ταμειακές ροές. Για να μετατρέψετε από μετρητά σε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Προσθέστε δεδουλευμένα έξοδα . Προσθέστε ξανά όλα τα έξοδα για τα οποία η εταιρεία έχει λάβει επίδομα, αλλά δεν έχει ακόμη πληρώσει τον προμηθευτή ή τον εργαζόμενο. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να συγκεντρώσετε σχεδόν όλους τους τύπους δαπανών, όπως οι μισθοί που κερδίζετε αλλά δεν πληρώνονται, τα άμεσα υλικά που λαμβάνονται αλλά δεν έχουν πληρωθεί, τα είδη γραφείου που λαμβάνονται αλλά δεν έχουν πληρωθεί και ούτω καθεξής.
Αφαιρέστε τις πληρωμές σε μετρητά . Αφαιρέστε τις δαπάνες μετρητών που έγιναν για έξοδα που θα έπρεπε να είχαν καταγραφεί την προηγούμενη λογιστική περίοδο. Αυτό σημαίνει επίσης τη μείωση του υπολοίπου στα αρχικά κέρδη, ενσωματώνοντας έτσι αυτά τα έξοδα στην προηγούμενη περίοδο.
Προσθέστε προπληρωμένα έξοδα . Ορισμένες πληρωμές σε μετρητά μπορεί να σχετίζονται με περιουσιακά στοιχεία που δεν έχουν ακόμη καταναλωθεί, όπως καταθέσεις ενοικίου. Ελέγξτε τις δαπάνες που έγιναν κατά τη διάρκεια της λογιστικής περιόδου για να δείτε εάν υπάρχουν προπληρωμένες δαπάνες και μετακινήστε το αχρησιμοποίητο τμήμα αυτών των στοιχείων σε έναν λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων. Εάν επιλέξετε να κάνετε το ίδιο για δαπάνες που έγιναν σε προηγούμενες περιόδους, προσαρμόστε το υπόλοιπο των αρχικών κερδών για να αφαιρέσετε τα έξοδα που μεταφέρονται τώρα σε λογαριασμό προπληρωμένου κόστους.
Προσθήκη λογαριασμών εισπρακτέων . Καταγράψτε τους εισπρακτέους λογαριασμούς και τις πωλήσεις για όλες τις χρεώσεις που εκδόθηκαν σε πελάτες και για τους οποίους δεν έχουν ληφθεί ακόμη μετρητά από αυτούς.
Αφαιρέστε τις εισπράξεις μετρητών . Ορισμένες πωλήσεις που προέρχονταν από προηγούμενη περίοδο ενδέχεται να έχουν καταγραφεί εντός της τρέχουσας λογιστικής περιόδου βάσει της λήψης μετρητών κατά την εν λόγω περίοδο. Εάν ναι, αντιστρέψτε τη συναλλαγή πώλησης και καταγράψτε την ως πώληση και λογαριασμό εισπρακτέο κατά την προηγούμενη περίοδο. Αυτό θα απαιτήσει προσαρμογή στον λογαριασμό των αρχικών κερδών.
Αφαιρέστε τις προπληρωμές πελατών . Οι πελάτες ενδέχεται να έχουν πληρώσει εκ των προτέρων για τις παραγγελίες τους, οι οποίες θα είχαν καταγραφεί ως πωλήσεις βάσει της λογιστικής βάσει μετρητών. Καταγράψτε τις ως βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις έως ότου η εταιρεία έχει αποστείλει τα σχετικά αγαθά ή παρείχε τις αναφερόμενες υπηρεσίες.
Η μετατροπή της λογιστικής σε μετρητά σε λογιστική βάση σε δεδουλευμένη βάση μπορεί να είναι δύσκολη, καθώς οποιοδήποτε λογιστικό λογισμικό που έχει διαμορφωθεί για τη βάση μετρητών δεν έχει σχεδιαστεί για να χειρίζεται λογιστική σε δεδουλευμένη βάση. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι προσαρμογές μετατροπών πρέπει να γίνουν χειροκίνητα, με καταχωρήσεις ημερολογίου. Μπορεί να είναι ευκολότερο να διαχειριστείτε τη μετατροπή σε ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο και να μην τη συμπεριλάβετε ποτέ στα επίσημα λογιστικά αρχεία.
Είναι πολύ πιθανό ότι ορισμένες συναλλαγές θα χαθούν κατά τη μετατροπή από λογιστική σε μετρητά σε λογιστική βάση δεδουλευμένης. Δυστυχώς, ο μόνος τρόπος για να είστε σίγουροι για μια πλήρη και ακριβή μετατροπή είναι να εξετάσετε όλες τις λογιστικές συναλλαγές κατά τη διάρκεια του έτους που μετατρέπεται, καθώς και στο τελευταίο τρίμηνο του προηγούμενου έτους. Έτσι, η μετατροπή είναι τόσο έντασης εργασίας όσο και δαπανηρή.
Επιπλέον, απαιτείται ένα πολύ πλήρες σύνολο λογιστικών εγγραφών για τη μετατροπή από τη βάση μετρητών σε βάση δεδουλευμένης. Δεδομένου ότι μια επιχείρηση που είναι ήδη σε μετρητά είναι πιθανό να είναι μικρή με λιγότερη χρηματοδότηση για έναν λογιστή ή ελεγκτή πλήρους απασχόλησης, είναι πολύ πιθανό τα λογιστικά αρχεία να βρίσκονται σε ικανοποιητική κατάσταση αναταραχής ότι η μετατροπή δεν μπορεί να γίνει σε αξιόπιστος τρόπος.
