Μια προπληρωμή πραγματοποιείται όταν μια εταιρεία πώλησης λαμβάνει πληρωμή από έναν αγοραστή πριν ο πωλητής έχει αποστείλει αγαθά ή παρέχει υπηρεσίες στον αγοραστή. Η προπληρωμή μπορεί να πραγματοποιηθεί σε τρεις περιπτώσεις:
Ένας αγοραστής θέλει προτιμώμενη μεταχείριση για μια παραγγελία
Ο πωλητής αρνείται να χορηγήσει πίστωση σε έναν αγοραστή
Ο αγοραστής είναι σε μετρητά βάσει λογιστικής και θέλει να καταγράψει μια δαπάνη νωρίς πληρώνοντας νωρίτερα
Λογιστική για προπληρωμές
Θα εξετάσουμε τη λογιστική των προπληρωμών από την προοπτική τόσο του αγοραστή όσο και του πωλητή.
Προοπτική αγοραστή . Από την προοπτική του αγοραστή, μια προπληρωμή καταγράφεται ως χρέωση στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων και ως πίστωση στον λογαριασμό μετρητών. Όταν το προπληρωμένο είδος τελικά καταναλωθεί, χρεώνεται ένας σχετικός λογαριασμός εξόδων και πιστώνεται ο λογαριασμός προπληρωμένων εξόδων. Οι αγοραστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν υπερβολικά τον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων, με αποτέλεσμα την παρακολούθηση μεγάλου αριθμού μικρών προπληρωμένων αντικειμένων. Για να αποφευχθεί το κόστος παρακολούθησης πάρα πολλών στοιχείων, η λογιστική προπληρωμής θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν μια προπληρωμή υπερβαίνει ένα ορισμένο ελάχιστο ποσό κατωφλίου. όλες οι άλλες δαπάνες θα πρέπει να χρεώνονται στα έξοδα, ακόμη και αν δεν έχουν καταναλωθεί ακόμη.
Προοπτική πωλητή . Από την προοπτική του πωλητή, μια προπληρωμή καταγράφεται ως πίστωση σε λογαριασμό υποχρέωσης για προπληρωμές και χρέωση στον λογαριασμό μετρητών. Όταν η προπληρωμένη παραγγελία πελάτη αποστέλλεται τελικά, ο λογαριασμός προπληρωμής χρεώνεται και ο σχετικός λογαριασμός εσόδων πιστώνεται. Τείνουν να υπάρχουν λίγες προπληρωμές, επομένως αυτά τα στοιχεία παρακολουθούνται σχετικά εύκολα.
Εν ολίγοις, μια προπληρωμή καταγράφεται ως περιουσιακό στοιχείο από έναν αγοραστή και ως υποχρέωση από έναν πωλητή. Αυτά τα στοιχεία αναφέρονται συνήθως ως κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία και τρέχουσες υποχρεώσεις, αντίστοιχα, στον ισολογισμό κάθε συμβαλλόμενου μέρους, δεδομένου ότι γενικά επιλύονται εντός ενός έτους.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία πληρώνει 12.000 $ εκ των προτέρων για διαφήμιση στο Διαδίκτυο που θα επεκταθεί σε ένα ολόκληρο έτος. Η εταιρεία χρεώνει αρχικά ολόκληρο το ποσό στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων και, στη συνέχεια, χρεώνει 1.000 $ από αυτόν στον λογαριασμό διαφημιστικών εξόδων κάθε επόμενο μήνα, για να αντικατοπτρίζει τη χρήση των δαπανών. Το προπληρωμένο περιουσιακό στοιχείο εξόδου διαγράφεται έως το τέλος του έτους.
Ως άλλο παράδειγμα, μια εταιρεία οργώματος χιονιού λαμβάνει προκαταβολή 10.000 $ από έναν πελάτη σε αντάλλαγμα για το όργωμα του χώρου στάθμευσης σε καθέναν από τους επόμενους τέσσερις μήνες. Η εταιρεία οργώματος καταγράφει αρχικά την απόδειξη ως υποχρέωση και, στη συνέχεια, μετατοπίζει με αξιοπιστία το ποσό σε λογαριασμό εσόδων με επιτόκιο 2.500 $ ανά μήνα για καθένα από τους επόμενους τέσσερις μήνες.
