Ευέλικτη επισκόπηση προϋπολογισμού
Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός προσαρμόζεται στις αλλαγές στα πραγματικά επίπεδα εσόδων. Τα πραγματικά έσοδα ή άλλα μέτρα δραστηριότητας εγγράφονται στον ευέλικτο προϋπολογισμό μετά την ολοκλήρωση μιας λογιστικής περιόδου και δημιουργεί έναν προϋπολογισμό που είναι συγκεκριμένος για τις εισροές. Στη συνέχεια, ο προϋπολογισμός συγκρίνεται με τις πραγματικές δαπάνες για σκοπούς ελέγχου. Τα βήματα που απαιτούνται για την κατασκευή ενός ευέλικτου προϋπολογισμού είναι:
Προσδιορίστε όλα τα σταθερά κόστη και διαχωρίστε τα στο μοντέλο προϋπολογισμού.
Προσδιορίστε το βαθμό στον οποίο αλλάζουν όλα τα μεταβλητά κόστη καθώς αλλάζουν τα μέτρα δραστηριότητας.
Δημιουργήστε το μοντέλο προϋπολογισμού, όπου το σταθερό κόστος είναι «σκληρό κωδικοποιημένο» στο μοντέλο και το μεταβλητό κόστος δηλώνεται ως ποσοστό των σχετικών μέτρων δραστηριότητας ή ως κόστος ανά μονάδα μέτρου δραστηριότητας.
Εισαγάγετε πραγματικά μέτρα δραστηριότητας στο μοντέλο μετά την ολοκλήρωση μιας λογιστικής περιόδου. Αυτό ενημερώνει το μεταβλητό κόστος στον ευέλικτο προϋπολογισμό.
Εισαγάγετε τον προκύπτον ευέλικτο προϋπολογισμό για την ολοκληρωμένη περίοδο στο λογιστικό σύστημα για σύγκριση με τα πραγματικά έξοδα.
Αυτή η προσέγγιση διαφέρει από τον πιο κοινό στατικό προϋπολογισμό, ο οποίος δεν περιέχει παρά σταθερά ποσά που δεν διαφέρουν ανάλογα με τα πραγματικά επίπεδα εσόδων. Ο προϋπολογισμός έναντι των πραγματικών αναφορών με έναν ευέλικτο προϋπολογισμό τείνει να αποφέρει διαφορές που είναι πολύ πιο σχετικές από αυτές που δημιουργούνται βάσει ενός στατικού προϋπολογισμού, καθώς τόσο τα προϋπολογισμένα όσο και τα πραγματικά έξοδα βασίζονται στο ίδιο μέτρο δραστηριότητας. Αυτό σημαίνει ότι οι διακυμάνσεις πιθανότατα θα είναι μικρότερες από ό, τι κάτω από έναν στατικό προϋπολογισμό και θα είναι επίσης πολύ δραστικές.
Μπορεί να δημιουργηθεί ένας ευέλικτος προϋπολογισμός που κυμαίνεται σε επίπεδο πολυπλοκότητας. Ακολουθούν πολλές παραλλαγές στην ιδέα:
Βασικός ευέλικτος προϋπολογισμός . Με τον απλούστερο, ο ευέλικτος προϋπολογισμός μεταβάλλει τις δαπάνες που διαφέρουν άμεσα με τα έσοδα. Υπάρχει συνήθως ένα ποσοστό ενσωματωμένο στο μοντέλο που πολλαπλασιάζεται με τα πραγματικά έσοδα για να φτάσει σε ποια έξοδα πρέπει να είναι σε ένα δηλωμένο επίπεδο εσόδων. Στην περίπτωση του κόστους των πωληθέντων αγαθών, μπορεί να χρησιμοποιηθεί κόστος ανά μονάδα, αντί για ποσοστό πωλήσεων.
Ενδιάμεσος ευέλικτος προϋπολογισμός . Ορισμένες δαπάνες ποικίλλουν με άλλα μέτρα δραστηριότητας εκτός από τα έσοδα. Για παράδειγμα, τα τηλεφωνικά έξοδα ενδέχεται να ποικίλλουν ανάλογα με τις αλλαγές στο πλήθος. Εάν ναι, μπορεί κανείς να ενσωματώσει αυτά τα άλλα μέτρα δραστηριότητας στο ευέλικτο μοντέλο προϋπολογισμού.
Προηγμένος ευέλικτος προϋπολογισμός . Οι δαπάνες ενδέχεται να διαφέρουν μόνο σε συγκεκριμένες περιοχές εσόδων ή άλλων δραστηριοτήτων. εκτός αυτών των ορίων, ενδέχεται να ισχύει διαφορετικό ποσοστό δαπανών. Ένας εκλεπτυσμένος ευέλικτος προϋπολογισμός θα αλλάξει τις αναλογίες για αυτές τις δαπάνες εάν οι μετρήσεις στις οποίες βασίζονται υπερβαίνουν τα εύρη στόχων τους.
Εν ολίγοις, ένας ευέλικτος προϋπολογισμός δίνει σε μια εταιρεία ένα εργαλείο για τη σύγκριση της πραγματικής με την προϋπολογισμένη απόδοση σε πολλά επίπεδα δραστηριότητας.
Πλεονεκτήματα του ευέλικτου προϋπολογισμού
Ο ευέλικτος προϋπολογισμός είναι μια ελκυστική ιδέα. Εδώ είναι πολλά πλεονεκτήματα:
Χρήση σε περιβάλλον μεταβλητού κόστους . Ο ευέλικτος προϋπολογισμός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος σε επιχειρήσεις όπου το κόστος είναι στενά συνδεδεμένο με το επίπεδο της επιχειρηματικής δραστηριότητας, όπως ένα περιβάλλον λιανικής όπου τα γενικά έξοδα μπορούν να διαχωριστούν και να αντιμετωπιστούν ως σταθερό κόστος, ενώ το κόστος των εμπορευμάτων συνδέεται άμεσα με τα έσοδα.
Μέτρηση απόδοσης . Δεδομένου ότι η ευέλικτη αναδιάρθρωση του προϋπολογισμού βασίζεται στα επίπεδα δραστηριότητας, είναι ένα καλό εργαλείο για την αξιολόγηση της απόδοσης των διαχειριστών - ο προϋπολογισμός πρέπει να ευθυγραμμίζεται στενά με τις προσδοκίες σε οποιοδήποτε επίπεδο επιπέδων δραστηριότητας.
Αποδοτικότητα προϋπολογισμού . Ο ευέλικτος προϋπολογισμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πιο εύκολη ενημέρωση ενός προϋπολογισμού για τον οποίο τα έσοδα ή άλλα στοιχεία δραστηριότητας δεν έχουν ακόμη οριστικοποιηθεί. Σύμφωνα με αυτήν την προσέγγιση, οι διαχειριστές δίνουν την έγκρισή τους για όλα τα πάγια έξοδα, καθώς και τα μεταβλητά έξοδα ως ποσοστό των εσόδων ή άλλων μέτρων δραστηριότητας. Στη συνέχεια, το προσωπικό του προϋπολογισμού ολοκληρώνει το υπόλοιπο του προϋπολογισμού, το οποίο διατρέχει τους τύπους στον ευέλικτο προϋπολογισμό και μεταβάλλει αυτόματα τα επίπεδα δαπανών.
Αυτά τα σημεία καθιστούν τον ευέλικτο προϋπολογισμό ένα ελκυστικό μοντέλο για τον προηγμένο χρήστη προϋπολογισμού. Ωστόσο, πριν αποφασίσετε να μεταβείτε στον ευέλικτο προϋπολογισμό, εξετάστε τα ακόλουθα αντισταθμιστικά ζητήματα.
Μειονεκτήματα του ευέλικτου προϋπολογισμού
Ο ευέλικτος προϋπολογισμός στην αρχή φαίνεται να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για την επίλυση πολλών από τις δυσκολίες που ενέχει ένας στατικός προϋπολογισμός. Ωστόσο, υπάρχουν και ορισμένα σοβαρά ζητήματα με αυτό, τα οποία αντιμετωπίζουμε στα ακόλουθα σημεία:
Διατύπωση . Αν και ο ευέλικτος προϋπολογισμός είναι ένα καλό εργαλείο, μπορεί να είναι δύσκολο να διατυπωθεί και να διαχειριστεί. Ένα πρόβλημα με τη διατύπωσή του είναι ότι πολλά κόστη δεν είναι πλήρως μεταβλητά, αλλά έχουν ένα στοιχείο σταθερού κόστους που πρέπει να υπολογιστεί και να συμπεριληφθεί στον τύπο του προϋπολογισμού. Επίσης, μπορεί να αφιερωθεί πολύς χρόνος για την ανάπτυξη τύπων κόστους, που είναι περισσότερο χρόνος από ό, τι το τυπικό προσωπικό προϋπολογισμού που έχει στη διάθεσή του στη διαδικασία του προϋπολογισμού.
Καθυστέρηση κλεισίματος . Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός δεν μπορεί να προφορτωθεί στο λογιστικό λογισμικό για σύγκριση με τις οικονομικές καταστάσεις. Αντ 'αυτού, ο λογιστής πρέπει να περιμένει έως ότου ολοκληρωθεί μια περίοδος χρηματοοικονομικής αναφοράς και έπειτα να εισάγει έσοδα και άλλα μέτρα δραστηριότητας στο μοντέλο προϋπολογισμού, να εξαγάγει τα αποτελέσματα από το μοντέλο και να τα φορτώσει στο λογιστικό λογισμικό. Μόνο τότε είναι δυνατή η έκδοση οικονομικών καταστάσεων που περιέχουν προϋπολογισμό έναντι πραγματικών πληροφοριών, γεγονός που καθυστερεί την έκδοση οικονομικών καταστάσεων.
Σύγκριση εσόδων . Σε έναν ευέλικτο προϋπολογισμό, δεν υπάρχει σύγκριση του προϋπολογισμού με τα πραγματικά έσοδα, καθώς οι δύο αριθμοί είναι οι ίδιοι. Το μοντέλο έχει σχεδιαστεί για να ταιριάζει με τα πραγματικά έξοδα με τα αναμενόμενα έξοδα και όχι για να συγκρίνει τα επίπεδα εσόδων. Δεν υπάρχει τρόπος να επισημάνουμε εάν τα πραγματικά έσοδα είναι πάνω ή κάτω από τις προσδοκίες.
Εφαρμογή . Ορισμένες εταιρείες έχουν τόσο λίγα μεταβλητά κόστη οποιουδήποτε είδους που δεν έχει νόημα να κατασκευάσει έναν ευέλικτο προϋπολογισμό. Αντ 'αυτού, έχουν ένα τεράστιο ποσό σταθερής επιβάρυνσης που δεν ποικίλλει ανάλογα με οποιοδήποτε είδος δραστηριότητας. Για παράδειγμα, σκεφτείτε ένα κατάστημα ιστού που κατεβάζει λογισμικό στους πελάτες του. Ένα συγκεκριμένο ποσό δαπανών απαιτείται για τη συντήρηση του καταστήματος, και ουσιαστικά δεν υπάρχει κόστος πώλησης αγαθών, εκτός από τα τέλη πιστωτικής κάρτας. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν έχει νόημα να δημιουργηθεί ένας ευέλικτος προϋπολογισμός, καθώς δεν θα διαφέρει από έναν στατικό προϋπολογισμό.
Εν ολίγοις, ένας ευέλικτος προϋπολογισμός απαιτεί επιπλέον χρόνο για την κατασκευή, καθυστερεί την έκδοση οικονομικών καταστάσεων, δεν μετρά τις διακυμάνσεις εσόδων και ενδέχεται να μην ισχύει σε ορισμένα μοντέλα προϋπολογισμού. Πρόκειται για σοβαρά ζητήματα που τείνουν να περιορίζουν τη χρήση του.
