Η διαδικασία συμφιλίωσης τράπεζας περιλαμβάνει τη σύγκριση των εσωτερικών και τραπεζικών αρχείων για έναν τραπεζικό λογαριασμό και την προσαρμογή των εσωτερικών αρχείων, όπως απαιτείται, για να ευθυγραμμιστούν τα δύο. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι το καταγεγραμμένο ταμειακό υπόλοιπο ενός οργανισμού είναι ακριβές. Η διαδικασία συμφιλίωσης τράπεζας συνήθως επιτυγχάνεται με την ενότητα τραπεζικής συμφιλίωσης σε ένα λογιστικό πακέτο λογισμικού. Ας υποθέσουμε ότι συμβαίνει αυτό, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ολοκληρώσετε μια συμφωνία τράπεζας:
Πρόσβαση σε τραπεζικά αρχεία . Αποκτήστε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό τραπεζικό δελτίο που παρέχεται από την τράπεζα για τον λογαριασμό μετρητών της εταιρείας (πιθανώς ο λογαριασμός ελέγχου).
Πρόσβαση στο λογισμικό . Αποκτήστε πρόσβαση στην ενότητα τραπεζικής συμφωνίας στο λογιστικό λογισμικό.
Ενημέρωση μη καθαρισμένων ελέγχων . Μεταβείτε στην ενότητα επιταγών της ενότητας τραπεζικής συμφωνίας. Το σύστημα θα εμφανίσει μια λίστα με μη καθαρισμένους ελέγχους. Αντιστοιχίστε αυτήν τη λίστα επιταγών με τη λίστα επιταγών που έχουν εκκαθαρίσει την τράπεζα, όπως αναφέρεται στην κατάσταση λογαριασμού. Στην ενότητα συμφιλίωσης τράπεζας, επισημάνετε όλες τις επιταγές που έχουν εκκαθαρίσει την τράπεζα. Ενδέχεται να προκύψουν τα ακόλουθα ζητήματα:
Εάν τυχόν επιταγές που έχουν καταγραφεί από την τράπεζα ως εκκαθαρισμένες αναφέρονται στην κατάσταση λογαριασμού της τράπεζας με διαφορετικά ποσά από αυτά που καταγράφει η εταιρεία, μεταβείτε στην εικόνα επιταγής που δημοσιεύτηκε στον ιστότοπο της τράπεζας για να επαληθεύσετε το ποσό της επιταγής. Εάν η εταιρεία το κατέγραψε εσφαλμένα, πραγματοποιήστε μια καταχώριση προσαρμογής για να ταιριάξετε το ποσό της επιταγής με το ποσό που καταγράφηκε από την τράπεζα.
Εάν τυχόν επιταγές που έχουν καταγραφεί από την τράπεζα ότι έχουν εκκαθαριστεί δεν αναφέρονται σωστά από την τράπεζα, επικοινωνήστε με την τράπεζα και στείλτε την τεκμηρίωση για το σφάλμα. Αυτή η διαφορά μεταξύ των καταγεγραμμένων ποσών της τράπεζας και της εταιρείας θα παραμείνει έως ότου η τράπεζα προσαρμόσει τα αρχεία της. Εν τω μεταξύ, η διαφορά θα είναι ένα στοιχείο συμφιλίωσης.
Ενημέρωση καταθέσεων υπό μεταφορά . Μεταβείτε στην ενότητα καταθέσεων της ενότητας τραπεζικής συμφωνίας. Το σύστημα θα εμφανίσει μια λίστα καταθέσεων υπό διαμετακόμιση. Ταιριάξτε αυτές τις καταθέσεις με τη λίστα των καταθέσεων που έχουν εκκαθαρίσει την τράπεζα, όπως αναφέρεται στην κατάσταση λογαριασμού. Στην ενότητα συμφιλίωσης τράπεζας, επισημάνετε όλες τις καταθέσεις που έχουν εκκαθαρίσει την τράπεζα. Ενδέχεται να προκύψουν τα ακόλουθα ζητήματα:
Η τράπεζα μπορεί να έχει καταγράψει ορισμένες καταθέσεις που δεν είχε καταγράψει η εταιρεία. Εάν ναι, αποκτήστε πρόσβαση στην εικόνα επιταγής που δημοσιεύτηκε στον ιστότοπο της τράπεζας για να επαληθεύσετε ποιος εξέδωσε την επιταγή και το ποσό της. Καταγράψτε αυτήν την κατάθεση στα αρχεία της εταιρείας.
Η εταιρεία ενδέχεται να έχει καταγράψει ορισμένες καταθέσεις που δεν καταγράφηκαν από την τράπεζα. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε κατάσταση ανεπαρκούς χρηματοδότησης ή επειδή η τράπεζα δεν δέχεται επιταγές στο εξωτερικό. Αυτές οι καταθέσεις θα συνδυάζουν στοιχεία έως ότου η εταιρεία μπορεί να πείσει την τράπεζα να τις καταθέσει ή να βρει έναν εναλλακτικό τρόπο για να μετατρέψει τις κατατεθείσες επιταγές σε μετρητά. Μπορεί επίσης να απαιτήσει την αντιστροφή αυτών των κατατεθέντων αντικειμένων στα αρχεία της εταιρείας.
Εισαγάγετε νέα έξοδα . Εισαγάγετε ως έξοδα στα αρχεία της εταιρείας τυχόν στοιχεία εξόδων που η τράπεζα κατέγραψε στο λογαριασμό. Παραδείγματα τέτοιων εξόδων είναι:
Δεν υπάρχουν επαρκή τέλη χρημάτων . Πρόκειται για ένα τέλος που χρεώνεται στην εταιρεία για τυχόν επιταγές που έχουν κατατεθεί (ή εκδοθεί) για τις οποίες ο εκδότης δεν είχε επαρκή χρήματα.
Ελέγξτε τις χρεώσεις εκτύπωσης . Αυτή είναι μια χρέωση που χρεώνεται όταν η εταιρεία παραγγέλνει νέο επιταγές μέσω τράπεζας.
Τέλη υπηρεσίας . Η τράπεζα θα χρεώσει τέλη για αντικείμενα όπως επεξεργασία επιταγών, επεξεργασία καταθέσεων, πληρωμές με άμεσες καταθέσεις και τραπεζικές μεταφορές που εκδίδονται και λαμβάνονται (γνωστές ως τέλη ανύψωσης).
Εισαγάγετε τραπεζικό υπόλοιπο . Εισαγάγετε στην ενότητα συμβιβασμού τράπεζας το τελικό υπόλοιπο μετρητών που αναφέρεται στην κατάσταση λογαριασμού.
Ελέγξτε τη συμφιλίωση . Το λογισμικό πρέπει τώρα να παρουσιάζει οποιαδήποτε διαφορά στο τελικό υπόλοιπο μετρητών που καταγράφεται από την εταιρεία και την τράπεζα, μαζί με τυχόν στοιχεία συμφιλίωσης, όπως εκκρεμείς επιταγές και καταθέσεις υπό διαμετακόμιση. Εάν δεν υπάρχει στοιχείο συμφιλίωσης χωρίς έγγραφα, εκτυπώστε τη συμφωνία τραπεζών και αποθηκεύστε το.
Συνεχίστε την έρευνα . Εάν υπάρχει ένα στοιχείο συμφιλίωσης χωρίς έγγραφα, ανατρέξτε στα βήματα της διαδικασίας συμφιλίωσης τράπεζας που μόλις σημειώθηκαν. Εάν εξακολουθεί να υπάρχει διακύμανση χωρίς έγγραφα, επιστρέψτε στις συμφωνίες τράπεζας για τις προηγούμενες περιόδους και δείτε εάν η διαφορά προέκυψε σε προηγούμενη περίοδο. Εάν ναι, ερευνήστε τις προηγούμενες περιόδους για να εντοπίσετε τη διαφορά.
Προσαρμογή για άυλα αντικείμενα . Εάν η υπόλοιπη διαφορά είναι άυλη, μπορεί να είναι αποδεκτό να καταγράφετε τη διαφορά στα βιβλία της εταιρείας, αντί να ξοδεύετε χρόνο σε πρόσθετες δραστηριότητες έρευνας.
Λαμβάνοντας υπόψη το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συμφιλίωσης τράπεζας, ορισμένες εταιρείες προσπαθούν να ελαχιστοποιήσουν τον αντίκτυπό της στη διαδικασία κλεισίματος στο τέλος της περιόδου εκτελώντας μια καθημερινή συμφωνία. Με αυτόν τον τρόπο, τυχόν εναπομείναντα στοιχεία συμφιλίωσης στο τέλος του μήνα είναι τόσο μικρά που μπορούν να ολοκληρωθούν σε λίγα λεπτά.
