Μια λίστα ελέγχου εσωτερικού ελέγχου προορίζεται να δώσει σε έναν οργανισμό ένα εργαλείο για την αξιολόγηση της κατάστασης του συστήματος εσωτερικών ελέγχων του. Συγκρίνοντας περιοδικά τη λίστα ελέγχου με τα πραγματικά συστήματα, μπορεί κανείς να εντοπίσει βλάβες ελέγχου που πρέπει να διορθωθούν. Όταν ακολουθείτε τακτικά, μια λίστα ελέγχου έχει τα ακόλουθα οφέλη:
Υπάρχουν λιγότερα σχόλια ελέγχου σχετικά με τις αδυναμίες του εσωτερικού ελέγχου
Η διοίκηση μπορεί να εξασφαλίσει ότι τα αναφερόμενα οικονομικά αποτελέσματα είναι ακριβή
Υπάρχει μειωμένος κίνδυνος απώλειας περιουσιακών στοιχείων λόγω απάτης
Υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες ότι ο οργανισμός δεν συμμορφώνεται με τυχόν ισχύουσες κανονιστικές απαιτήσεις
Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι ένα σύστημα πολιτικών, διαδικασιών, αξιολογήσεων, διαχωρισμού καθηκόντων και άλλων δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούνται για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου απώλειας περιουσιακών στοιχείων, την παραγωγή ακριβών οικονομικών καταστάσεων και τη διεξαγωγή λειτουργιών με αποτελεσματικό και ομαλό τρόπο.
Όταν περνάτε από μια λίστα ελέγχου εσωτερικού ελέγχου, η πρόθεση είναι να εντοπίσετε τυχόν στοιχεία ελέγχου που λείπουν ή είναι αδύναμα. Ένα τέτοιο εύρημα δεν υποδηλώνει αυτόματα την παρουσία ενός προβλήματος ελέγχου που απαιτεί αποκατάσταση. Εάν υπάρχουν έλεγχοι αντιστάθμισης αλλού στο σύστημα, ένας ασθενής έλεγχος θα μπορούσε να θεωρηθεί αποδεκτός. Για παράδειγμα, εάν μια πινακίδα υπογραφής χρησιμοποιείται για την υπογραφή επιταγών, αυτό θα μπορούσε να θεωρηθεί αδυναμία ελέγχου, εκτός από το ότι απαιτείται επίσημη έγκριση πριν από κάθε έκδοση εντολής αγοράς. Αυτός ο έλεγχος αντιστάθμισης διασφαλίζει ότι οι αγορές εξακολουθούν να εγκρίνονται κάπου στο σύστημα αγορών.
Η λίστα ελέγχου εσωτερικού ελέγχου μπορεί να είναι τεράστια και προσαρμόζεται στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Για παράδειγμα, οι έλεγχοι που χρησιμοποιούνται για ένα καζίνο (με τη βαριά χρήση μετρητών) είναι πολύ διαφορετικοί από τους ελέγχους που χρησιμοποιούνται σε μια εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού (η οποία ενδέχεται να μην χρησιμοποιεί καθόλου μετρητά). Ακολουθεί μια επιλογή από τα στοιχεία ελέγχου που μπορεί να βρεθούν σε μια τυπική επιχείρηση:
Λίστα ελέγχου ελέγχου υποχρεώσεων:
Όλα τα τιμολόγια άνω των 50 $ εγκρίνονται από έναν διαχειριστή
Πραγματοποιείται τριμερής αντιστοίχιση της εντολής αγοράς, του παραστατικού παραλαβής και του τιμολογίου προμηθευτή
Οι κενές επιταγές αποθηκεύονται σε κλειδωμένη τοποθεσία
Παρακολουθείται η ακολουθία των αριθμών ελέγχου
Οι επιταγές υπογράφονται χειροκίνητα
Τα τιμολόγια φέρουν τη σφραγίδα "πληρωμένη" όταν έχουν πληρωθεί
Λίστα ελέγχου ελέγχου χρέωσης πελατών:
Όλες οι εκπτώσεις και οι ειδικές τιμές επιβεβαιώνονται
Τα τιμολόγια ελέγχονται για σφάλματα
Αναθεωρούνται οι ασυναγώνιστες φορτωτικές
Το σύνολο παραγγελιών πώλησης συγκρίνεται με το σύνολο τιμολογίου
Καταστάσεις μη καταβληθέντων ποσών εκδίδονται σε πελάτες
Λίστα ελέγχου ελέγχου μισθοδοσίας:
Τα φύλλα χρόνου αντιστοιχίζονται σε μια λίστα τρεχόντων υπαλλήλων
Οι ώρες που αναφέρονται στα φύλλα χρόνου εγκρίνονται από τους επόπτες
Τα σύνολα που εισάγονται στο σύστημα μισθοδοσίας αντιστοιχίζονται με τα σύνολα φύλλων χρόνου
Το προκαταρκτικό μητρώο μισθοδοσίας ελέγχεται και εγκρίνεται από τον διαχειριστή μισθοδοσίας
Όλες οι επιταγές μισθοδοσίας διανέμονται μη αυτόματα στα άτομα που αναφέρονται στις επιταγές
