Ορισμός των προπληρωμένων εξόδων
Η προπληρωμένη δαπάνη είναι μια δαπάνη που καταβάλλεται σε μία λογιστική περίοδο, αλλά για την οποία το υποκείμενο περιουσιακό στοιχείο δεν θα καταναλωθεί μέχρι μελλοντική περίοδο. Όταν το περιουσιακό στοιχείο τελικά καταναλωθεί, χρεώνεται στα έξοδα. Εάν καταναλώνεται για πολλές περιόδους, ενδέχεται να υπάρχει μια σειρά αντίστοιχων χρεώσεων προς έξοδα.
Μια προπληρωμένη δαπάνη μεταφέρεται στον ισολογισμό ενός οργανισμού ως κυκλοφορούν ενεργητικό έως ότου καταναλωθεί. Ο λόγος για τον τρέχοντα προσδιορισμό περιουσιακών στοιχείων είναι ότι τα περισσότερα προπληρωμένα περιουσιακά στοιχεία καταναλώνονται εντός μερικών μηνών από την αρχική τους καταγραφή. Εάν μια προπληρωμένη δαπάνη ήταν πιθανό να μην καταναλωθεί εντός του επόμενου έτους, θα καταταγεί στον ισολογισμό ως μακροπρόθεσμο περιουσιακό στοιχείο (σπανιότητα)
Ένα παράδειγμα προπληρωμένης δαπάνης είναι η ασφάλιση, η οποία καταβάλλεται συχνά εκ των προτέρων για πολλές μελλοντικές περιόδους. μια οικονομική οντότητα καταγράφει αρχικά αυτές τις δαπάνες ως προπληρωμένη δαπάνη (ένα περιουσιακό στοιχείο) και στη συνέχεια την χρεώνει στα έξοδα κατά την περίοδο χρήσης. Ένα άλλο στοιχείο που βρίσκεται συνήθως στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων είναι το προπληρωμένο ενοίκιο.
Οι δαπάνες καταγράφονται ως προπληρωμένα έξοδα, ώστε να ταιριάζουν περισσότερο με την αναγνώρισή τους ως έξοδα με τις περιόδους κατά τις οποίες πράγματι καταναλώνονται. Εάν μια επιχείρηση δεν χρησιμοποιούσε την έννοια της προπληρωμής, τα περιουσιακά στοιχεία τους θα ήταν κάπως υποτιμημένα βραχυπρόθεσμα, όπως και τα κέρδη τους. Η έννοια της προπληρωμής δεν χρησιμοποιείται στη λογιστική βάση σε μετρητά, η οποία συνήθως χρησιμοποιείται από μικρότερους οργανισμούς.
Λογιστική προπληρωμής
Η βασική λογιστική για μια προπληρωμένη δαπάνη ακολουθεί τα εξής βήματα:
Κατά την αρχική καταγραφή τιμολογίου προμηθευτή στο λογιστικό σύστημα, βεβαιωθείτε ότι το στοιχείο πληροί τα κριτήρια της εταιρείας για προπληρωμένη δαπάνη (περιουσιακό στοιχείο).
Εάν το αντικείμενο πληροί τα κριτήρια της εταιρείας, χρεώστε το στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων. Εάν όχι, χρεώστε το τιμολογημένο ποσό στα έξοδα κατά την τρέχουσα περίοδο.
Καταγράψτε το ποσό των δαπανών στο υπολογιστικό φύλλο συμβιβασμού προπληρωμένων εξόδων.
Στο τέλος της λογιστικής περιόδου, καθορίστε τον αριθμό των περιόδων κατά τις οποίες το στοιχείο θα αποσβεστεί, και εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο υπολογιστικό φύλλο συμφιλίωσης. Αυτή η καταχώρηση θα πρέπει να περιλαμβάνει το σταθερό ποσό απόσβεσης που θα χρεώνεται σε κάθε μία από τις ισχύουσες περιόδους.
Στο τέλος της λογιστικής περιόδου, δημιουργήστε μια καταχώριση προσαρμογής που αποσβένεται το προκαθορισμένο ποσό στον πιο σχετικό λογαριασμό εξόδων.
Μόλις ολοκληρωθούν όλες οι χρεώσεις, βεβαιωθείτε ότι το σύνολο στο υπολογιστικό φύλλο αντιστοιχεί στο συνολικό υπόλοιπο στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων. Εάν όχι, συνδυάστε τα δύο και προσαρμόστε όπως απαιτείται
Μια βέλτιστη πρακτική είναι να μην καταγράφετε μικρότερες δαπάνες στον λογαριασμό προπληρωμένων εξόδων, καθώς χρειάζεται πολύ μεγάλη προσπάθεια για την παρακολούθηση τους με την πάροδο του χρόνου. Αντ 'αυτού, χρεώστε αυτά τα μικρότερα ποσά στα έξοδα κατά την πραγματοποίησή τους. Για να επεκτείνετε περαιτέρω αυτήν την ιδέα, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρεώσετε τα υπόλοιπα στα έξοδα μόλις αποσβένονται σε ένα ορισμένο ελάχιστο επίπεδο. Και οι δύο αυτές ενέργειες πρέπει να διέπονται από μια επίσημη λογιστική πολιτική που αναφέρει το κατώτατο όριο στο οποίο τα προπληρωμένα έξοδα πρέπει να χρεώνονται στα έξοδα.
Παράδειγμα προπληρωμένων εξόδων
Μια εταιρεία πληρώνει προκαταβολή 60.000 $ για ασφάλιση αστικής ευθύνης διευθυντών και αξιωματικών για το επόμενο έτος. Η εγγραφή στο περιοδικό είναι:
