Η βάση κατανομής είναι η βάση επί της οποίας η οικονομική οντότητα κατανέμει τα γενικά έξοδά της. Η βάση κατανομής λαμβάνει τη μορφή ποσότητας, όπως οι ώρες λειτουργίας που χρησιμοποιούνται, οι κιλοβατώρες που καταναλώνονται ή οι τετραγωνικές λήψεις. Οι κατανομές δαπανών χρησιμοποιούνται ως επί το πλείστον για την εκχώρηση γενικών εξόδων στο παραγόμενο απόθεμα, όπως απαιτείται από διάφορα λογιστικά πλαίσια. Η τυπική διαδικασία κατανομής σε μια εταιρεία πολλαπλών τμημάτων είναι:
Κατανομή δαπανών τμήματος υπηρεσιών σε λειτουργικά τμήματα.
Ανάθεση λειτουργικών τμημάτων (συμπεριλαμβανομένων των κατανομών από τα τμήματα υπηρεσιών) σε προϊόντα και υπηρεσίες.
Η βάση κατανομής θα πρέπει να αποτελεί αιτία, ή οδηγός, του κόστους που διατίθεται. Ένας καλός δείκτης ότι μια βάση κατανομής είναι κατάλληλη είναι όταν οι αλλαγές στη βάση κατανομής αντιστοιχούν περίπου σε αλλαγές στο πραγματικό κόστος. Έτσι, εάν μειωθεί η χρήση του μηχανήματος, το ίδιο ισχύει και για το πραγματικό κόστος για τη λειτουργία του μηχανήματος.
Ακολουθούν πολλά παραδείγματα κατάλληλων βάσεων κατανομής:
Το τμήμα υπηρεσιών υπολογιστών κατανέμει τα κόστη του με βάση τον αριθμό των προσωπικών υπολογιστών που χρησιμοποιούνται από κάθε λειτουργικό τμήμα ή από τον αριθμό των κλήσεων υπηρεσιών σε κάθε λειτουργικό τμήμα.
Η υπηρεσία καθαριότητας κατανέμει τα κόστη της με βάση τα τετραγωνικά πλάνα που καταλαμβάνει κάθε λειτουργικό τμήμα.
Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού κατανέμει το κόστος του με βάση τον αριθμό των εργαζομένων που εργάζονται σε κάθε λειτουργικό τμήμα.
Οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν έναν πολύ μικρό αριθμό βάσεων κατανομής για την κατανομή των γενικών εξόδων, αν και ένα λεπτομερές σύστημα κοστολόγησης βάσει δραστηριοτήτων μπορεί να χρησιμοποιεί αρκετά μεγάλο αριθμό από αυτά.
Οι διευθυντές πρέπει να γνωρίζουν κάθε βάση κατανομής που χρησιμοποιείται, καθώς αποτελεί τη βάση για την εκχώρηση γενικών χρεώσεων στα τμήματα τους. Μπορούν να αλλάξουν τις δραστηριότητες των τμημάτων τους για να μειώσουν τη χρήση κάθε βάσης κατανομής, μειώνοντας έτσι το κόστος που ανατίθεται στις υπηρεσίες τους.
