Τα έξοδα πραγματοποιούνται όταν καταναλώνεται ένας πόρος. Μπορείτε να καταναλώσετε έναν πόρο στο πέρασμα του χρόνου ή χρησιμοποιώντας φυσικά έναν πόρο. Για παράδειγμα, θα επιβαρυνθείτε με έξοδα:
Για ενοικίαση μέσα στο πέρασμα του χρόνου σε μια περίοδο ενοικίασης
Για απόσβεση μέσα στο πέρασμα του χρόνου κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής ενός παγίου περιουσιακού στοιχείου
Για ένα προϊόν όταν πωλείται
Για άυλα έξοδα, όπως είδη γραφείου, θεωρείται ότι έχει πραγματοποιηθεί μια δαπάνη μόλις αγοραστούν αυτά τα είδη, καθώς είναι πολύ ακριβό για να τα παρακολουθείτε και να καταγράφετε πότε τα αντικείμενα καταναλώνονται αργότερα.
Δεν επιβαρύνεστε απαραίτητα με έξοδα όταν επιβαρύνεστε με υποχρέωση. Για παράδειγμα, όταν ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης υπογράφει μια σύμβαση μίσθωσης σύμφωνα με την οποία η εταιρεία του δεσμεύεται να πληρώσει ενοίκιο για χώρο γραφείου για τα επόμενα τρία χρόνια, η επιχείρηση έχει αναλάβει υποχρέωση να επιβαρυνθεί τελικά με έξοδα. Ωστόσο, δεν επιβαρύνει πραγματικά το κόστος έως ότου ολοκληρώσει καθεμία από τις διάφορες περιόδους ενοικίου (όταν έχει "καταναλώσει" το ενοίκιο).
Είναι δυνατόν να επιβαρυνθείτε χωρίς να έχετε αντίστοιχο τιμολόγιο προμηθευτή ή πληρωμή μισθοδοσίας για την καταγραφή του συμβάντος. Αυτό προκύπτει όταν το τιμολόγιο του προμηθευτή δεν έχει ακόμη φτάσει ή δεν έχει πληρωθεί ακόμη ένας υπάλληλος. Σε αυτές τις περιπτώσεις, και εάν μια επιχείρηση κλείνει τα βιβλία της στο τέλος του μήνα, θα πρέπει να συγκεντρώσει μια δαπάνη με μια καταχώριση ημερολογίου για να καταγράψει τα έξοδα του μήνα κατά τον οποίο πραγματοποιήθηκε. Από την άποψη της αποδοτικότητας, τα δεδουλευμένα έξοδα δεν χρησιμοποιούνται εάν οι δαπάνες που πραγματοποιούνται είναι πολύ μικρές για να είναι σημαντικές για τα αναφερόμενα αποτελέσματα στην κατάσταση αποτελεσμάτων.
Τα δεδουλευμένα έξοδα ενδέχεται επίσης να μην καταγράφονται εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί ένα μαλακό κλείσιμο για να κλείσει τα βιβλία, οπότε πιθανότατα θα προκύψουν έξοδα στην επόμενη περίοδο αναφοράς.
