Η κοστολόγηση βάσει υπηρεσιών χρησιμοποιείται όταν ένα κέντρο εξυπηρέτησης εντός ενός οργανισμού χρεώνει τις υπηρεσίες του σε άλλα μέρη της επιχείρησης. Η χρέωση υπηρεσιών που σχετίζεται με αυτήν τη δραστηριότητα πρέπει να βασίζεται τουλάχιστον στο άμεσο κόστος που σχετίζεται με την παροχή υπηρεσιών. Η χρέωση μπορεί επίσης να φτάσει σε μια πιο στρογγυλή έννοια του κόστους, όπου μια γενική χρέωση και ακόμη και ένα κέρδος προστίθεται στη χρέωση υπηρεσίας. Παραδείγματα κέντρων εξυπηρέτησης που ενδέχεται να χρησιμοποιούν κοστολόγηση βάσει υπηρεσιών είναι η τεχνολογία πληροφοριών (IT), οι υπηρεσίες καθαριότητας και η συντήρηση εγκαταστάσεων.
Χρησιμοποιώντας την κοστολόγηση βάσει υπηρεσιών, τα τμήματα "πελάτη" μπορούν να αποφασίσουν για τον όγκο και την ποιότητα των υπηρεσιών που θέλουν να λάβουν, με βάση την τιμή του προϋπολογισμού. Εναλλακτικά, μπορούν να αποφασίσουν να αναζητήσουν αλλού για να λάβουν υπηρεσίες σε χαμηλότερη τιμή. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να ασκήσει πίεση προς τα κάτω στο τμήμα υπηρεσιών, το οποίο πρέπει τώρα να ανταγωνιστεί τις τιμές που προσφέρουν οι εξωτερικοί πάροχοι υπηρεσιών.
Όταν εκτίθεται σε εξωτερικό ανταγωνισμό, ένα κέντρο εξυπηρέτησης είναι πιο πιθανό να επανεκτιμήσει τη δομή του κόστους. Για παράδειγμα, ένα κέντρο εξυπηρέτησης πληροφορικής μπορεί να είναι πιο διατεθειμένο να στραφεί από τα παλαιότερα συστήματα υπολογιστών και προς λογισμικό εκτός καταστήματος ή μια λύση που βασίζεται σε cloud.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διευθυντής ενός κέντρου εξυπηρέτησης μπορεί να συνειδητοποιήσει ότι είναι αδύνατο να ανταγωνιστεί με έναν εξωτερικό προμηθευτή της ίδιας υπηρεσίας και ακόμη και οικειοθελώς συμφωνεί να αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες το τμήμα. Μια πιο πιθανή περίπτωση είναι ότι ο διευθυντής θα συγκρίνει συνεχώς το εσωτερικό με το εξωτερικό κόστος για να εξασφαλίσει ότι το τμήμα του θα παραμείνει ανταγωνιστικό. Ένα άλλο πιθανό αποτέλεσμα είναι ότι ένα κέντρο εξυπηρέτησης παρέχει τις υπηρεσίες του εκτός της εταιρείας, σε τρίτους.
Προσοχή κατά τη χρήση κοστολόγησης βάσει υπηρεσιών είναι ότι ένας εξωτερικός πάροχος ενδέχεται να μειώσει επαρκώς τις τιμές του για να προκαλέσει τη διάλυση ενός εσωτερικού τμήματος υπηρεσιών, μετά την οποία ο πάροχος αυξάνει τις τιμές του όταν δεν υπάρχει πλέον εσωτερικός ανταγωνισμός.
Αυτή η προσέγγιση θα δημιουργήσει περισσότερη δουλειά για το λογιστικό τμήμα, το οποίο πρέπει να εισάγει στο λογιστικό σύστημα όλα τα έξοδα που χρεώνονται μεταξύ των τμημάτων.
