Η ταμειακή βάση και η λογιστική βάση της αυτοτέλειας των χρήσεων είναι δύο διαφορετικές μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των λογιστικών συναλλαγών. Η βασική διαφορά μεταξύ των δύο μεθόδων είναι ο χρόνος καταγραφής συναλλαγών. Όταν συγκεντρώνονται με την πάροδο του χρόνου, τα αποτελέσματα των δύο μεθόδων είναι περίπου τα ίδια. Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή κάθε μεθόδου:
Μετρητά . Τα έσοδα καταγράφονται όταν εισπράττονται μετρητά από πελάτες και τα έξοδα καταγράφονται όταν τα μετρητά καταβάλλονται σε προμηθευτές και υπαλλήλους.
Δεδουλευμένη βάση . Τα έσοδα καταγράφονται όταν κερδίζονται και τα έξοδα καταγράφονται όταν καταναλώνονται.
Η χρονική διαφορά μεταξύ των δύο μεθόδων συμβαίνει επειδή η αναγνώριση εσόδων καθυστερεί με βάση τα μετρητά έως ότου οι πληρωμές πελατών φτάσουν στην εταιρεία. Ομοίως, η αναγνώριση των δαπανών βάσει μετρητών μπορεί να καθυστερήσει έως ότου καταβληθεί το τιμολόγιο προμηθευτή. Για να εφαρμόσετε αυτές τις έννοιες, ακολουθούν διάφορα παραδείγματα:
Αναγνώριση εσόδων . Μια εταιρεία πωλεί 10.000 $ πράσινα widget σε έναν πελάτη τον Μάρτιο, η οποία πληρώνει το τιμολόγιο τον Απρίλιο. Σύμφωνα με τα μετρητά, ο πωλητής αναγνωρίζει την πώληση τον Απρίλιο, όταν τα μετρητά παραλαμβάνονται. Σύμφωνα με τη δεδουλευμένη βάση, ο πωλητής αναγνωρίζει την πώληση τον Μάρτιο, όταν εκδίδει το τιμολόγιο.
Αναγνώριση δαπανών . Μια εταιρεία αγοράζει 500 $ προμήθειες γραφείου τον Μάιο, για τα οποία πληρώνει τον Ιούνιο. Σύμφωνα με τα μετρητά, ο αγοραστής αναγνωρίζει την αγορά τον Ιούνιο, όταν πληρώνει το λογαριασμό. Σύμφωνα με τη δεδουλευμένη βάση, ο αγοραστής αναγνωρίζει την αγορά τον Μάιο, όταν λαμβάνει το τιμολόγιο του προμηθευτή.
Η χρηματική βάση είναι διαθέσιμη μόνο για χρήση εάν μια εταιρεία δεν έχει περισσότερα από 5 εκατομμύρια δολάρια πωλήσεων ετησίως (σύμφωνα με το IRS). Είναι ευκολότερο να ληφθούν υπόψη οι συναλλαγές που χρησιμοποιούν τη βάση μετρητών, καθώς δεν απαιτούνται περίπλοκες λογιστικές συναλλαγές όπως δεδουλευμένες και αναβολές. Λόγω της ευκολίας χρήσης του, η χρηματική βάση χρησιμοποιείται ευρέως στις μικρές επιχειρήσεις. Ωστόσο, ο σχετικά τυχαίος χρόνος των εσόδων και δαπανών μετρητών σημαίνει ότι τα αναφερόμενα αποτελέσματα μπορεί να διαφέρουν μεταξύ ασυνήθιστα υψηλών και χαμηλών κερδών. Η χρηματική βάση χρησιμοποιείται επίσης συνήθως από άτομα όταν παρακολουθούν τις προσωπικές τους οικονομικές καταστάσεις.
Η δεδουλευμένη βάση χρησιμοποιείται από όλες τις μεγαλύτερες εταιρείες, για διάφορους λόγους. Πρώτον, η χρήση του απαιτείται για φορολογικές αναφορές όταν οι πωλήσεις υπερβαίνουν τα 5 εκατομμύρια δολάρια. Επίσης, οι οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας μπορούν να ελεγχθούν μόνο εάν έχουν συνταχθεί με βάση τη δεδουλευμένη βάση. Επιπλέον, τα οικονομικά αποτελέσματα μιας επιχείρησης βάσει της δεδουλευμένης βάσης είναι πιθανότερο να αντιστοιχούν στα έσοδα και τα έξοδα κατά την ίδια περίοδο αναφοράς, έτσι ώστε να μπορεί να διακριθεί η πραγματική κερδοφορία ενός οργανισμού. Ωστόσο, εκτός εάν μια κατάσταση ταμειακών ροών περιλαμβάνεται στις οικονομικές καταστάσεις, αυτή η προσέγγιση δεν αποκαλύπτει την ικανότητα μιας επιχείρησης να παράγει μετρητά.
