Οι ουσιαστικές διαδικασίες αποσκοπούν στη δημιουργία αποδείξεων ότι ένας ελεγκτής συγκεντρώνεται για να υποστηρίξει τον ισχυρισμό ότι δεν υπάρχουν ουσιώδεις ανακρίβειες όσον αφορά την πληρότητα, την εγκυρότητα και την ακρίβεια των οικονομικών αρχείων μιας οντότητας. Έτσι, διενεργούνται ουσιαστικές διαδικασίες από έναν ελεγκτή για να εντοπιστεί εάν υπάρχουν σημαντικές ανακρίβειες στις λογιστικές συναλλαγές. Οι ουσιαστικές διαδικασίες περιλαμβάνουν τις ακόλουθες γενικές κατηγορίες δραστηριοτήτων:
Δοκιμή κατηγοριών συναλλαγών, υπολοίπων λογαριασμών και γνωστοποιήσεων
Συμφωνία των οικονομικών καταστάσεων και των συνοδευτικών σημειώσεων στα υποκείμενα λογιστικά αρχεία
Εξέταση υλικών εγγραφών και άλλων προσαρμογών που έγιναν κατά τη σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων
Σε γενικό επίπεδο, οι ουσιαστικές διαδικασίες που σχετίζονται με τον έλεγχο συναλλαγών μπορούν να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
Εξέταση τεκμηρίωσης που δείχνει ότι πραγματοποιήθηκε μια διαδικασία
Αναδιαμόρφωση μιας διαδικασίας για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία λειτουργεί όπως έχει προγραμματιστεί
Ερώτηση ή παρατήρηση σχετικά με μια συναλλαγή
Παραδείγματα ουσιαστικών διαδικασιών είναι:
Επιβεβαίωση τράπεζας
Επιβεβαίωση εισπρακτέων λογαριασμών
Αίτηση διαχείρισης σχετικά με τη δυνατότητα συλλογής λογαριασμών πελατών
Αντιστοιχίστε τις παραγγελίες πελατών με τιμολόγια που χρεώνονται
Αντιστοιχίστε τα χρήματα που συλλέχθηκαν με τιμολόγια
Παρατηρήστε τον αριθμό των φυσικών αποθεμάτων
Επιβεβαιώστε τα αποθέματα που δεν είναι επιτόπου
Ταιριάξτε τα αρχεία αγορών με το απόθεμα στο χέρι ή πουλήθηκε
Επιβεβαιώστε τους υπολογισμούς σε μια έκθεση αποτίμησης αποθέματος
Παρατηρήστε τα πάγια περιουσιακά στοιχεία
Αντιστοιχίστε τις εντολές αγοράς και τα τιμολόγια προμηθευτή με τα αρχεία παγίων στοιχείων
Επιβεβαίωση πληρωτέων λογαριασμών
Εξέταση λογαριασμών πληρωτέων δικαιολογητικών
Επιβεβαιώστε το χρέος
Αναλυτική ανάλυση στοιχείων ενεργητικού, παθητικού, εσόδων και εξόδων
Έτσι, ένας ελεγκτής που ελέγχει μια δήλωση εγκυρότητας σχετικά με τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μιας εταιρείας θα μπορούσε να πραγματοποιήσει μια φυσική παρατήρηση των περιουσιακών στοιχείων και, στη συνέχεια, να ελέγξει την ακρίβεια των αρχείων αξιολογώντας εάν υπάρχει απομείωση του περιουσιακού στοιχείου.
Ουσιαστικές διαδικασίες περιλαμβάνονται στο σχέδιο ελέγχου γύρω από το οποίο είναι δομημένος ένας έλεγχος. Εάν τα αποτελέσματα ουσιαστικών διαδικασιών δεν είναι το αναμενόμενο, ενδέχεται να προστεθούν πρόσθετες διαδικασίες στο σχέδιο ελέγχου.
