Το κουπόνι είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που περιγράφει και επιτρέπει την πληρωμή μιας ευθύνης σε έναν προμηθευτή. Χρησιμοποιείται συνήθως σε ένα σύστημα μη αυτόματων πληρωμών, όπου αποτελεί μέρος του συστήματος ελέγχων. Ένα κουπόνι περιέχει συνήθως τις ακόλουθες πληροφορίες:
Ο αριθμός αναγνώρισης του προμηθευτή
Το ποσό που πρέπει να πληρωθεί
Η ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να πραγματοποιηθεί η πληρωμή
Οι λογαριασμοί που χρεώνονται για την καταγραφή της ευθύνης
Τυχόν ισχύοντες όροι έκπτωσης έγκαιρης πληρωμής
Υπογραφή έγκρισης ή σφραγίδα
Οι πληροφορίες κουπονιού μπορούν να συγκεντρωθούν σε ένα πακέτο, όπου το βασικό έγγραφο κουπονιού επισυνάπτεται στο τιμολόγιο του προμηθευτή, τα αποδεικτικά παραλαβής και την εντολή αγοράς. Αυτό το πακέτο είναι χρήσιμο για τη διατήρηση σχετικών εγγράφων σε ένα μέρος και διευκολύνει τόσο την αιτιολόγηση όσο και τον έλεγχο συναλλαγών πληρωτέων.
Δημιουργείται κουπόνι μετά την παραλαβή τιμολογίου από προμηθευτή. Σφραγίζεται "πληρωμένο" όταν πραγματοποιείται επιταγή ή ηλεκτρονική πληρωμή σε προμηθευτή και στη συνέχεια αρχειοθετείται, μαζί με τυχόν δικαιολογητικά.
Εάν χρησιμοποιούνται κουπόνια για όλες τις υποχρεώσεις, τα σύνολα τους μπορούν να συγκεντρωθούν για να προσδιοριστεί το συνολικό ποσό των οφειλόμενων λογαριασμών. Αυτή η λειτουργία δεν απαιτείται σε ένα μηχανογραφημένο σύστημα, όπου χρησιμοποιείται η αναφορά πληρωτέων ηλικιωμένων.
Το κουπόνι δεν δημιουργείται όταν η ευθύνη έχει συγκεντρωθεί (που δεν υπάρχει τιμολόγιο προμηθευτή). Επίσης, τα κουπόνια δεν χρησιμοποιούνται στη διαδικασία μισθοδοσίας.
