Ένα έγγραφο προέλευσης είναι το πρωτότυπο έγγραφο που περιέχει τις λεπτομέρειες μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Ένα έγγραφο προέλευσης καταγράφει τις βασικές πληροφορίες σχετικά με μια συναλλαγή, όπως τα ονόματα των εμπλεκομένων μερών, τα ποσά που καταβλήθηκαν (εάν υπάρχουν), την ημερομηνία και την ουσία της συναλλαγής. Τα έγγραφα προέλευσης ταυτοποιούνται συχνά με έναν μοναδικό αριθμό, έτσι ώστε να μπορούν να διαφοροποιηθούν στο λογιστικό σύστημα. Η προ-αρίθμηση των εγγράφων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη, καθώς επιτρέπει σε μια εταιρεία να διερευνήσει εάν λείπουν τυχόν έγγραφα.
Μόλις οι πληροφορίες σε ένα έγγραφο προέλευσης έχουν καταγραφεί στο λογιστικό σύστημα, το έγγραφο προέλευσης ευρετηριάζεται για εύκολη πρόσβαση και αρχειοθετείται. Τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά το παρελθόν έτος αποθηκεύονται γενικά επιτόπου, με παλαιότερα έγγραφα να αποθηκεύονται σε λιγότερο ακριβές εγκαταστάσεις αποθήκευσης εκτός του χώρου.
Τα έγγραφα προέλευσης είναι κρίσιμα για τους ελεγκτές, οι οποίοι τα χρησιμοποιούν ως αποδεικτικά στοιχεία ότι οι καταγεγραμμένες συναλλαγές πραγματοποιήθηκαν. Ένα πηγαίο έγγραφο χρησιμοποιείται επίσης από τις εταιρείες ως απόδειξη κατά την επικοινωνία με τους επιχειρηματικούς εταίρους τους, συνήθως σε σχέση με τις πληρωμές. Παραδείγματα εγγράφων προέλευσης είναι:
Ακυρώθηκε η επιταγή
Πιστωτικό σημείωμα
Απόδειξη κατάθεσης
ΑΝΑΦΟΡΑ ΕΞΟΔΩΝ
Τιμολόγιο
Φόρμα αίτησης υλικών
Παραγγελία αγοράς
Κάρτα χρόνου
Απόδειξη αγοράς
Για αποδεικτικούς σκοπούς, οι ηλεκτρονικές εικόνες εγγράφων προέλευσης είναι γενικά αποδεκτές, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να απαιτείται τεκμηρίωση σε χαρτί.
Συνήθως είναι απαραίτητο να διατηρείτε τα έγγραφα προέλευσης για αρκετά χρόνια. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων επιβάλλει διαστήματα διατήρησης για ορισμένους τύπους εγγράφων που σχετίζονται με τη μισθοδοσία. Εάν υπάρχει οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την περίοδο διατήρησης ενός εγγράφου, συμβουλευτείτε έναν πεπειραμένο πληρεξούσιο.
